Среди распространявшихся в 1940 г. по служебным каналам приказов, циркуляров и директив была небольшая желтая книжечка объемом в 24 страницы. Она содержит приказ № 0370 Главного управления лагерей НКВД СССР от 20 августа 1940 г. об употреблении кодов в телеграфной переписке по вопросам, касающимся заключенных. Большинство из 176 включенных туда понятий обозначают кодовые названия мест заключения.
Ниже мы приводим выборочно ряд этих необычных условных обозначений, которые ярко характеризуют содержание и стиль ГУЛАГовской служебной корреспонденции.
Для поименования больных, «бандитов» и бежавших заключенных использовались цифровые коды. Для них существовала «форма три». Бежал (из лагеря, колонии) значило сдан; боеприпасы переводились словом приборы. Заключенные старше 18 лет назывались копиями; в возрасте до 50 лет — папками. Предназначенные для перевозки людей железнодорожные вагоны — жесткие вагоны, вагоны с тормозной площадкой — плацкартные вагоны, тюремные вагоны назывались багажными, вагоны-изоляторы — изотермическими вагонами, санитарные вагоны — мягкими вагонами, хозяйственные вагоны — платформами. Беременные женщины фигурировали как книги. Для выбывших, раненых заключенных существовало словечко выгружен, раненые конвоиры отдыхали. Вместо оружие писали чернильницы. Ссыльные именовались макулатурой, подследственные заключенные — конвертами; слабосильные заключенные относились к серии восемь; специалисты — журналы. Умершие значились как списанные, убитые — утерянные. Погибшие в результате пожаров или железнодорожных происшествий считались отцепленными, а бежавшие из эшелона в пути следования в лагерь испорченными. Кодовое название продуктов питания — карандаши.
Сыпной тиф, брюшной тиф, паратиф, холера, цинга и чума также имели свои цифровые коды. Задержанный — принятый, запрос о местонахождении заключенного — сообщите образование. Для инвалидов и иностранцев тоже применялись цифровые коды. Вместо лагеря следовало писать трест, вместо лагерного пункта — фабрика. Мужчины были счетами, несовершеннолетние — бумагой', упоминание о времени освобождения из заключения — расторжение договора. Для отказчиков — существовала форма шесть. Подготовленные к отправке назывались упакованными.