Для каждого справочника открывается отдельное окно. Внешний вид справочника полностью определяется в процессе настройки конфигурации задачи. Окно справочника, в общем случае, представляет собой табличное поле, в которое выводится список элементов справочника.
Самым левым элементом каждой строки выводится иконка, определяющая одно из трех состояний данного объекта:
Строка является элементом справочника.
Строка соответствует группе элементов. Двойной щелчок левой кнопки мыши на этом значке раскрывает группу.
Строка содержит название группы, открытой для просмотра. Двойной щелчок левой кнопки мыши на этом значке закрывает группу.
Окно справочника, в общем случае, представляет собой таблицу, набор реквизитов которой полностью определяется конкретной конфигурацией.
Если это не изменено в конкретной конфигурации, список содержит минимум две колонки – код и наименование элемента справочника. Состав и взаимное расположение реквизитов, отображаемых в форме справочника, могут различаться для различных режимов работы со справочником.
Заполнение и редактирование справочников возможно также в процессе работы с документами, однако, для удобства работы рекомендуется перед началом оформления документов заполнить все справочники известной на данный момент информацией.
«1С: Предприятие» поддерживает работу с иерархическими и подчиненными справочниками.
Использование иерархических справочников позволяет организовать условно-постоянную информацию и классификаторы с нужной степенью детализации. Иерархические справочники могут быть с неограниченным числом уровней вложенности (ограничение может задаваться разработчиком на этапе конфигурирования).
Форму справочника можно вызвать на экран из специального раздела главного меню «Операции» – «Справочники». На экран будет выдан список существующих в системе справочников. В этом списке следует выбрать наименование нужного справочника и затем нажать кнопку «ОК».
Если справочник имеет иерархическую структуру, окно справочника может также содержать дерево групп. Взаимное расположение дерева групп и таблицы, вообще говоря, может быть совершенно произвольным, однако наиболее часто их располагают рядом и задают одинаковый размер по вертикали.
Просмотр дерева можно производить с помощью клавиш цифровой клавиатуры: «*» – раскрывает сразу все ветви дерева; «-» – скрывает все ветви дерева текущей группы; «+» – раскрывает следующий уровень ветвей текущей группы.
В меню «Действия» устанавливается показ в виде иерархического списка или это возможно сделать нажатием кнопки «Иерархический просмотр» на панели инструментов.
Если режим «Иерархический просмотр» выключен, то показываются все группы и элементы справочника причем вперемешку.
Ряд справочников является подчиненными каким-либо другим справочникам. Использование подчиненных справочников позволяет связать между собой элементы разных справочников (например, организации и договоры).
Как правило, информацию в подчиненным справочниках можно посмотреть из окна списка основного справочника при установке курсора на соответствующий элемент справочника в списке, нажав на кнопку «Перейти» и выбора подчиненного справочника.
При открытии подчиненного справочника показывается список элементов, подчиненных тому элементу, на котором в данный момент расположен курсор.
4.1.1. Ввод нового элемента в справочник
Для ввода нового элемента выберите пункт «Действия» – «Добавить» формы списка справочника или нажмите на клавишу INSERT или можно воспользоваться кнопками на панели инструментов справочника.
Для того чтобы новый элемент сразу попал в определенную группу, то перед вводом элемента нужно предварительно перейти в эту группу.
Если для иерархического справочника отключен показ в виде иерархического списка, ввод нового элемента производиться в текущую группу (ту, которая была выбрана до изменения режима просмотра) или в корневую группу.
В форме заполняются основные реквизиты «Код» и «Наименование» и другие реквизиты справочника. Если это обусловлено конфигурацией, при вводе элемента его код будет проверяться на уникальность, если он совпадет с одним из кодов, уже имеющихся в справочнике, то будет выдано сообщение «Код не уникален!». В этом случае код должен быть исправлен.
Для записи элемента в справочник следует нажать кнопку «ОК», для закрытия формы кнопку «Отмена». Для отказа от ввода в справочник нового элемента следует нажать на клавишу ESC.