Справочник «Проекты» предназначен для ведения списка проектов. Проект – это своеобразная метка документов. Поле «Проект» присутствует почти во всех документах конфигурации «Торговля+Склад». В проект можно объединить любые документы, в том числе и документы различных контрагентов или документы, оформленные различными сотрудниками. Справочник проектов вызывается для посмотра и редактирования информации из пункта «Структура компании» главного меню программы «Справочники» подпункт «Проекты». Одним из вариантов использования проектов может быть возможность распределения документов по менеджерам, ответственным за закупку и продажи ТМЦ. В этом случае при оформлении документа в поле «Проект» заносится имя менеджера, ответственного за проведение этой операции. В справочнике можно создавать группы проектов.
Справочник «Движения денежных средств» используется для ведения учета денежных средств в разрезе определенного списка статей. В реквизите «Наименование» указывается название вида движения удобное для выбора из документа (выписки или кассового ордера).
Справочник «Пользователи» предназначен для хранения списка сотрудников, которым разрешена работа с системой «1С: Предприятие». Содержимое данного справочника может в общем случае повторять список пользователей, создаваемый в Конфигураторе.
Основное назначение справочника «Пользователи» – идентификация пользователя при начале работы с компонентой «Торговля+Склад». Код элементов справочника «Пользователи» имеет текстовый формат. В качестве значения кода следует записывать «имя пользователя», которое задано данному сотруднику в Конфигураторе в списке пользователей системы.
При входе в систему программа определяет (по совпадению имени пользователя и кода сотрудника в справочнике «Пользователи») того сотрудника, который работает с системой. В дальнейшем, при выписке новых документов имя сотрудника будет записываться в реквизит «Автор» каждого нового документа, фиксируя, таким образом, авторов документов. При создании нового пользователя в конфигураторе и входе в программу под данным пользователем система автоматически добавляет этого пользователя в справочник «Пользователи».
Для каждого элемента справочника «Пользователи» можно определить полномочия конкретного пользователя из справочника «Полномочия пользователей» (Администратор, менеджер и т. д.).
На закладке «Значения по умолчанию» формы элемента справочника «Пользователи» задаются значения используемые данным пользователем при вводе документов по умолчанию (Основная фирма, Основной склад, Основная валюта взаиморасчетов). Эти значения могут быть установлены, и могут быть пустыми.
При этом на закладке «Основные» можно задать способ задания настроек по умолчанию (Задаются в ручную или Наследуются из настроек пользователя), либо скопировать значения из ранее заданных у другого пользователя.
В данную группу включены справочники, в которых накапливается информация о юридических и физических лицах, с которыми работает предприятие – Сторонние юридические лица, Физические лица, Банки.
Справочник «Сторонние юридические лица» предназначен для хранения списка всех сторонних юридических лиц, с которыми предусмотрено ведение хозяйственных отношений.
В этом справочнике хранится информация об основных реквизитах (ИНН, КПП, код по ОКПО, юридический и фактический адреса, банковские реквизиты) юридических лиц контрагентов. Дополнительно на закладке «Прочие» можно задать произвольную информацию о данном контрагенте. Для одного контрагента в справочнике может храниться несколько записей, например в том случае, если контрагент – это компания, состоящая из группы юридических лиц.
Справочник имеет иерархическую структуру, состоящую из пяти уровней вложенности. Справочник «Сторонние юридические лица» вызывается из главного меню программы «Справочники» через подпункт «Сторонние юридические лица» пункта «Юридические и физические лица».
В справочнике «Физические лица» сохраняется список всех контрагентов компании – физических лиц, с которыми предусмотрено ведение хозяйственных операций. В этот список могут войти: собственные сотрудники или подотчетные лица, торговые агенты, представители контрагента и т. д. Информация, накапливаемая в справочнике «Физические лица», может быть использована при формировании документов. Справочник «Физические лица» вызывается для создания или редактирования из пункта «Юридические и физические лица» главного меню программы «Справочники» через подпункт «Физические лица».
В справочнике предусмотрена возможность создавать произвольные группы и подгруппы и объединять в них физических лиц компании. Для этих целей справочник «Физические лица» в конфигурации имеет пять уровней вложенности, т. е. количество подгрупп для созданной группы не может превышать пяти уровней, включая саму группу. Удобно в этом справочнике сделать отдельные группы: по собственным сотрудникам, по подотчетным лицам, по торговым агентам и т. д. При этом любой элемент данного справочника может, как принадлежать какой-либо из групп или подгрупп, так и не иметь данной принадлежности.
Форма элемента справочника «Физичиские лица» содержит две закладки – Основные и Прочее. На первой вводится информация о фамилии, имени, отчестве, ИНН, реквизитах удостоверения личности и адресах (прописки, фактического месса жительства) физического лица. На закладке Прочее предусмотрена возможность сохранить любую произвольную информацию для данного физического лица. Дополнительно по кнопке <Банковские счета> задаются банковские реквизиты.
В справочник «Банки» заносятся сведения о банках, в которых открыты расчетные счета как самой компании, так и любых контрагентов, с которыми работает организация. Справочник вызывается для ввода и редактирования информации из пункта «Юридические и физические лица» главного меню программы «Справочники» через подпункт «Банки». В этот справочник заносятся следующие реквизиты: информация о наименовании банка, в котором открыт расчетный счет компании или контрагента, БИК, корреспондентский счет, а также данные о местонахождении банка, телефоны для связи с работниками банка, индекс и почтовый адрес банка. Справочник имеет трех уровневую, иерархическую структуру. Элементы справочника хранятся в виде списка, их можно перегруппировать, перенося их из группы в группу. Например, одним из вариантов группирования в данном справочнике может быть принадлежность банка к конкретному городу.
Нажав в окне списка банков кнопку <Добавить банки из Классификатора банков РФ>, можно получить доступ к этому классификатору, а при первом нажатии – вызвать окно обновления классификатора банков с диска информационного сопровождения или с web-сайта агентства Росбизнес-консалтинг. С помощью специальной обработки («Сервис»– «Интернет-поддержка») можно настроить режим автоматического получения обновлений классификатора банков РФ.
В данную группу включены справочники, в которых устанавливаются общие типы цен и скидок, а также хранятся применяемые в организации ставки налогов – Типы цен, Скидки, Ставки налога с продаж. Помимо справочников в этой группе содержаться две обработки – одна для комплексного формирования цен на группу выбранных позиций номенклатуры, а вторая для формирования печатной формы прайс-листа организации с заданными параметрами.
Справочник «Типы цен» служит для хранения названий типов цен, которые использует компания (например: «розничная», «оптовая», «дилерская» и т. д.). Справочник вызывается для ввода и редактирования информации из пункта «Цены и налоги» главного меню программы «Справочники» через подпункт «Типы цен». Для каждой позиции номенклатуры может быть назначено столько цен, сколько их хранится в справочнике «Типы цен». Количество цен на ТМЦ в конфигурации не ограничено.
Для каждой позиции элемента справочника «Типы цен» можно задать способ формирования цены:
цена задается только вручную (базовый тип цен) – цена этого типа задается вручную, могут являться базовыми для расчета цен других типов, могут быть обновлены из документа «поступление ТМЦ»;