На закладке «Управленческая аналитика» из справочника «Аналитические признаки управленческого учета» выбирается характеризующий фирму аналитический признак управленческого учета («Магазин», «Офис» и т. п.). Можно корректировать наименование признака непосредственно в этом диалоге, не выбирая его из справочника.
Конфигурация предполагает, что фирма может иметь множество (неограниченное количество) расчетных (банковских) счетов для осуществления денежных расчетов со своими контрагентами. Для фирмы устанавливаются те же расчетные счета, которые были определены для собственного юридического лица, которое входит в состав фирмы. Один из этих расчетных счетов может быть выбран, как основной расчетный счет фирмы. Выбор расчетного счета производится на закладке «Банковский счет» в форме фирмы. Заполнить данный реквизит и другим способом. Все реквизиты основного расчетного счета заполняются на закладке «Банковский счет». После записи информации в форме фирмы, информация автоматически заносится в справочник банковских счетов. Причем эти банковские счета будут принадлежать тому собственному юридическому лицу, которое выбрано в справочнике «Фирмы». Информация об этом расчетном счете будет по умолчанию заполняться в счетах на оплату, в доверенности, в банковских документах при выборе данной фирмы. Всю информацию об основном расчетном счете (номер расчетного счета, БИК, номер счета и т. д.) можно корректировать непосредственно в форме фирмы. После записи данных о фирме эта информация автоматически запишется в справочник «Банковские счета». Добавление, удаление, корректировка других расчетных счетов производится в справочнике «Банковские счета», который открывается по соответствующей кнопке <Банковские счета>.
На закладке «Прочее» заполняются дополнительные данные о фирме. Информация в полях «Идентификатор для XML-обмена» и «Адрес электронной почты» используется при выполнении операций, связанных с обменом данными в электронном виде. В тестовом поле «Комментарий» вводится любая произвольная информация о фирме.
Многие справочники в программе сгруппированы по смысловому содержанию – Структура компании, Юридические и физические лица, Цены и налоги, Классификаторы, Прочие.
В данную группу включены справочники, описывающие структуру предприятия – Собственные юридические лица, Аналитика управленческого учета, Склады, Кассы, Проекты, Виды движения денежных средств, Пользователи, Полномочия пользователей.
Справочник «Собственные юридические лица» предназначен для ведения списка собственных юридических лиц и хранения информации, которая необходима для оформления первичных документов, ведения учета и составления отчетности. Справочник открывается для ввода и редактирования информации из пункта «Юридические и физические лица» главного меню «Справочники» подпункт «Собственные юридические лица». На закладках «Основные» и «Дополнительные» задается информация обо всех реквизитах юридического лица. Адреса предприятия вводятся по кнопке с изображением конверта. Реквизит «Префикс» на закладке «Основные» прибавляется к номеру любого документа и свидетельствует о принадлежности к тому или иному юридическому лицу. На закладке «Должностные лица, МНС» вводиться информация о должностных лицах предприятия – руководитель, главный бухгалтер, кассир из справочника «Физические лица». Данный справочник позволяет вести неограниченный список собственных юридических лиц. Следует обратить внимание на то, что в конфигурации «Торговля+Склад» разные фирмы могут иметь одно и то же юридическое лицо. И поскольку нумерация документов ведется в разрезе юридических лиц, согласно установленному для них префиксу, то для таких фирм будет вестись сквозная нумерация документов. С помощью кнопки <Банковские счета> открывается для просмотра и редактирования подчиненный справочник банковских счетов.
Справочник «Аналитика управленческого учета» предназначен для ведения списка аналитических признаков управленческого учета (например – «Магазин», «Офис»). С помощью этих признаков можно разделить товарно-денежные потоки компании на несколько параллельных потоков. Аналитический признак управленческого учета является одним из составляющих фирмы. Фирма характеризуется кроме собственного юридического лица еще и аналитическим признаком управленческого учета. Справочник вызывается для просмотра и редактирования информации из пункта «Структура компании» главного меню программы «Справочники» подпункт «Аналитика управленческого учета». Добавление и редактирование справочника может производиться непосредственно в режиме списка или в отдельном диалоговом окне в зависимости от установленного режима ввода (пункт «Редактировать в диалоге» главного меню программы «Действия»).
В справочнике «Склады» накапливается информация о местах хранения товарно-материальных ценностей используемых на предприятии. Справочник используется при создании и редактировании документов. Справочник вызывается для просмотра и редактирования информации из пункта «Структура компании» главного меню программы «Справочники» подпункт «Склады». В справочник может быть введено любое необходимое количество складов. Но информация хотя бы об одном складе должна присутствовать обязательно. Один из складов необходимо указать в качестве основного склада в настройках пользователя. Указанный склад будет использоваться по умолчанию при начальной установке значений реквизитов для новых документов. В конфигурации «Торговля+Склад» разделяются оптовые и розничные продажи. Для осуществления розничных продаж предусмотрены специальные документы «Чек», «Реализация (розница)», «Отчет ККМ». При этом оформление этих документов возможно как с розничного, так и с оптового склада. Продажи с розничного склада могут облагаться единым налогом на вмененный доход (ЕНВД). В этом случае для розничного склада необходимо установить дополнительный флаг «Облагается ЕНВД» (он становиться активным для редактирования при установленном флаге «Розничный склад»). Данный флаг будет по умолчанию проставляться в розничных документах при выборе данного склада. Для каждого склада предусмотрено материально ответственное лицо из справочника «Физические лица». Данный реквизит может у разных мест хранения может совпадать, а может быть и не заполнен (он не является обязательным к заполнению).
Справочник «Кассы» служит для учета наличных денег различных фирм, входящих в состав компании, в любой валюте, определенной в справочнике «Валюты». Справочник открывается для просмотра и редактирования информации из пункта «Структура компании» главного меню программы «Справочники» подпункт «Кассы». В конфигурации «Торговля+Склад» предусмотрена возможность учета наличных денег в нескольких кассах компании. Также существует возможность перемещения денег между различными кассами и фирмами. По кнопке <Остатки> в фоме списка касс можно просмотреть отчет о наличии денег в выделенной в списке кассе на текущую дату. Добавление и редактирование информации о кассе производится в дополнительном диалоговом окне. В данном диалоге необходимо заполнить наименование кассы, например, «Касса розничного магазина», «Основная касса», «Касса директора» и т. д.
При оформлении кассовых документов, сопровождающих поступление и выдачу наличных денег (приходного и расходного кассового ордера), из справочника касс выбирается та касса, в которую реально поступили, или из которой были выданы наличные деньги. В отчете «Ведомость по кассе» можно просмотреть информацию о движении наличных средств в каждой кассе с детализацией до дня, по каждой фирме, собственному юридическому лицу или аналитическому признаку управленческого учета.
В качестве касс компании могут выступать также денежные ящики контрольно-кассовых машин (ККМ) при розничной торговле. При наличии и использовании такой кассы необходимо установить флажок в поле «Данная касса является контрольно-кассовой машиной». При этом становится доступным для ввода дополнительные реквизиты «Режим работы ККМ», в котором надо выбрать один из возможных вариантов: (фискальный регистратор), «On Line», «Off Line», и заводской номер кассы.