В то время как пользователь выбирает необходимый ему документ, на экране появляется окно, которое объединяет форму документа и панель инструментов. Это позволяет выполнять различные действия при работе с документом. Действия, назначенные кнопкам, можно выбрать из меню «Действия» или из контекстного меню. Контекстное меню можно вызвать нажатием правой кнопки мыши.
Для того чтобы открыть журнал, необходимо в главном меню программы выбрать пункт «Журналы». Для просмотра этого справочника следует использовать клавиши управления курсором и линейки прокрутки. Журнал содержит информацию о документах. Записи в журнале сортируются по дате, а внутри даты – по времени ввода документа в журнал. Время ввода документов в программе учитывается в цепочке документов.
Для того чтобы перемещать курсор по журналу, можно использовать следующие комбинации клавиш:
1) «Ctrl» + «]» – для перемещения к документам с следующей датой;
2) «Сtrl» + «[» — для перемещения к документам с предыдущей датой.
Кнопки, которые совпадают с кнопками на панели инструментов справочников, имеют и одинаковое назначение.
8. Учет кассовых операций
Для формирования отчетов по кассовым операциям существует отчет «Кассовая книга», который формируется на основании кассовых документов. Отчет по кассе предназначен для выявления остатков денег в кассе и для осуществления контроля денежных оборотов в кассе. Чтобы сформировать отчет, следует либо в меню «Отчеты» главного меню выбрать пункт «Кассовая книга», либо в журнале «Касса» нажать кнопку «Кассовая книга». Для того чтобы сформировать последний лист отчета, следует воспользоваться группой переключателей «Последний лист». Также можно задать формирование итоговой подписи в конце месяца, установив переключатель «Последний в месяце», и обложки и титульного листа книги, установив переключатель «Последний в году».
9. Учет операций по расчетному счету
Справочник «Расчетные счета» открывается с помощью нажатия кнопки «Подчиненный справочник» на панели инструментов или из карточки контрагента. Вкладка «Расчетный счет» имеет дополнительные кнопки для работы с этим справочником. Вызвать диалоговое окно для заполнения расчетного счета можно, нажав на кнопку «Добавить». В поле «Рабочее наименование» предлагается условное название счета «Основной». При добавлении следующего счета это название следует заменить, чтобы не путаться. Банк, в котором открыт расчетный счет, вводится из справочника «Банки». Желательно заполнять последний реквизит этого окна – поле «Подставлять платежные документы в назначение платежа», так как введенный текст будет автоматически прописываться в поле «Назначение платежа» в документе Платежное поручение при выборе счета.
10. Книга покупок
Формирование книги покупок производится на основании введенных ранее документов «Запись книги покупок».
Сформировать отчет можно одним из предложенных способов:
1) из меню «Отчеты» главного меню программы выбрать пункт «Книга покупок»;
2) в журнале «Полученные счета-фактуры» нажать кнопку «Книга покупок».
В книгу покупок будут включены документы Запись книги покупок с обеими заполненными датами – датой оприходования товара (услуги, работы) и датой оплаты счета. В интервале, указанном при построении книги покупок, лежит наиболее поздняя из этих дат. Все записи в книге покупок упорядочены по более поздней дате из двух возможных: по дате оприходования товара или дате оплаты. Учтите, что подсчет итоговых сумм по графам книги покупок выполняется с учетом знаков сумм, введенных в реквизит «Всего покупок, включая НДС» и в реквизиты раздела «В том числе» документа Запись книги покупок, и с учетом флажка «Включать в итоговые суммы». Итоговые суммы могут быть не равны сумме значений по строкам книги покупок. Текущая запись формируется на основании документа Запись книги покупок. Открыть этот документ можно, осуществив двойной щелчок в ячейке, принадлежащей колонке «Дата и номер счета-фактуры продавца».
11. Книга продаж
На основании введенных ранее документов Запись книги продаж и Счет-фактура формируется книга продаж.
Формирование отчета можно осуществить двумя способами: