В меню Документы на втором уровне меню предложены соответствующие журналы документов. Вводить нужный документ из пункта Документы быстрее, чем в журнале, но у начинающих пользователей программы данный режим зачастую вызывает недоумение и приводит к повторному вводу одного и того же документа. И вот почему:
При выборе ввода документа из меню Документы всегда предлагается для заполнения новый пустой бланк документа, а не только что введенный.
Эту ошибку совершают практически все начинающие. После ввода документа, желая полюбоваться на введенный документ, заказывают снова этот же документ и видят пустой бланк. Увидеть сформированные документы вы сможете только в соответствующем журнале (рис. 1.3). Мало того, в журнале вы можете продолжить цепочку операций с объектом на основании уже введенного. Подробно к этим возможностям мы вернемся в главе 6 .
Документы формируют регистры автоматически, если, конечно, оператор подтвердит необходимость формирования регистров. Не формируют регистров только кадровые документы. Например, перевод сотрудника в другое подразделение или изменение должности может и не повлиять на расчет его заработной платы. Кроме первичных документов, существуют так называемые регламентные документы, которые формируются раз в месяц, а именно: начисление заработной платы.
Отчетность и персонифицированный учет
Для учета заработной платы одной из самых важных составляющих является отчетность. В результате ведения учета в программе пользователю предоставляется полный набор отчетов в налоговые органы как в электронном виде, так и на бумажных носителях. Кроме стандартных форм отчетности по заработной плате, пользователь может сформировать произвольный отчет, форму и содержание которого задает он сам.
В предложенном списке отчетов присутствуют специфические нормативные отчеты, которые требуются в аудиторских проверках и налоговых инспекциях. Это отчеты группы Налоговая отчетность (рис. 1.4). Названные отчеты подытоживают первичные документы и являются показателем корректности ведения учета заработной платы. Отчеты, сформированные программой для пенсионного фонда и налоговой инспекции на внешнем носителе, являются рабочими документами для этих органов. Особенности формирования этих и других отчетов мы рассмотрим в главе 7 . Сформировать необходимый отчет вы можете в меню Отчеты (рис. 1.4).
Общая схема работы программы
В бухгалтерии ведется учет по счетам, которые заданы в общепринятом плане счетов. На каждом счете накапливаются суммовые значения дебета и кредита, на основании их сводится баланс, подсчитывается прибыль или убыток. Естественно предположить, что подобная система существует и для ведения учета заработной платы. Подобно проводкам в бухгалтерском учете, в программе ведутся так называемые расчеты. Все расчеты делятся на начисления, удержания и отчисления в бюджет. В журналах расчетов накапливаются соответствующие данные по сотрудникам. Собственно в этом и состоит персонифицированный учет. Каждому виду расчета задается шаблон проводки в бухгалтерском учете. В программе ведется около 60 видов предопределенных расчетов. При отсутствии необходимого вида расчета, пользователю может задать свой вид расчета. К неудобствам использования пользовательских видов расчетов мы вернемся в главе 4 .
Накопление по видам расчетов задается первичными документами. Ввод и редактирование справочников и документов осуществляет пользователь.
В предложенной укрупненной схеме работы программы (рис. 1.5) каждый блок будет в дальнейшем расшифрован подробной схемой и описан. Из схемы видно, что информация блока "Справочники, константы" используется практически всеми блоками, следовательно, начинать работу с программой надо именно с заполнения справочников и задания констант. Справедливости ради следует заметить, что фирма "1С" позаботилась о создании тренировочной базы данных для начинающих пользователей. В списке информационных баз есть информационная база с припиской "(демо)", в ней справочники заполнены примерами, чтобы пользователь мог сориентироваться не только по названию справочника, но и по введенным данным. Конечно, не стоит вводить весь объем информации в тренировочную базу, но некоторые вопросы желательно проверить на тренировочной базе. Описание работы программы мы рассмотрим на примере небольшого хозрасчетного предприятия с двумя видами деятельности: оптовая и розничная торговля. Пример максимально упрощенный, но все функциональные возможности программы будут проиллюстрированы.