Исходя из подхода, принятого в Школе фасилитации, существуют три составляющие управляемого обсуждения:
• технология обсуждения или модель встречи;
• инструменты фасилитации;
• фасилитатор.
Итак, говоря об инструменте фасилитации, я буду иметь в виду последовательность инструкций, составленных с учетом когнитивных функций индивидов и принципов групповой работы, которые дает группе фасилитатор с целью привести ее к определенному результату.
Технология обсуждения – это модель, на основе которой можно строить процесс всей встречи. При этом некоторые инструменты, как то World café или Open space, могут быть как частью встречи, выполняя задачи этапа, так и самостоятельной технологией – моделью, на основе которой строится вся встреча. Одной из лучших технологий обсуждения я считаю технологию «Путь к результату».
Именно поэтому инструменты фасилитации, описанные в книге, структурированы по этой технологии. Вот какое определение модели дает сам автор – Марина Курдова.
«Модель «Путь к результату» является функциональной моделью системы коммуникации на рабочей встрече, состоящей из последовательности действий, направленных на достижение заданных целей. Эта последовательность состоит из пяти этапов.
1-й этап – Открытие рабочей встречи.
2-й этап – Общее понимание целей и сути вопроса обсуждения.
3-й этап – Совместный поиск решений по «горячим» вопросам.
4-й этап – Планирование действий для реализации найденных решений.
5-й этап – Закрытие рабочей встречи».
Рассмотрим каждый этап встречи, его задачи и результат, к которому приводит фасилитатор группу по окончании этапа.
Первый этап встречи – открытие рабочей встречи. Любую встречу следует начинать с этого этапа, даже если все участники до этого поздоровались в лифте. Ключевые составляющие этапа: приветствие руководителя или главного заказчика встречи, оглашение ожидаемого результата встречи и повестки. Приветствие необходимо для того, чтобы донести до участников, что они собрались здесь не просто так и встреча действительно важна для руководителя лично и компании в целом. Далее следует сказать о цели встречи и ожидаемом результате. Сколько встреч было загублено из-за того, что результат пропадал из фокуса обсуждения! После того как стало понятно, к какому результату стремиться участникам, необходимо сказать, как они будут это делать, показав ключевые этапы встречи и вопросы, которые будут обсуждаться.
Как правило, даже если ведущий встречи не пропустил ни одной из перечисленных частей, заключительная часть этапа почти всегда оказывается вне поля зрения. Речь о так называемом присоединении целей участников. Мало просто дать группе вводные, необходимо сразу построить диалог, взяв обратную связь. Это позволит моментально включить участников в процесс, сделать их более продуктивными и вовлеченными. Не бойтесь тратить на это время – оно окупится сторицей. Все инструменты этапа «Открытие», перечисленные в книге, работают как раз на эту задачу.
Второй этап – общее понимание целей и сути вопроса обсуждения. Ключевая задача этапа – формирование единого информационного поля для всех собравшихся на встрече. Кто-то из участников может быть больше осведомлен о теме обсуждения, кто-то меньше – важно привести всех к единому знаменателю здесь и сейчас. Автор модели «Путь к результату» Марина Курдова предлагает два способа, которыми можно добиться этой цели: применив процесс типа Copy-paste или процесс типа Puzzles. Все зависит от задачи.
Процесс типа Copy-paste предполагает наличие одного или нескольких экспертов, которые приносят группе информацию по теме в виде презентации или раздаточного материала. Далее, при помощи специальных инструментов фасилитатор помогает группе обработать эту информацию: уточнить необходимые детали и сформировать список вопросов для дальнейшего обсуждения. Процесс типа Puzzles подходит для случаев, когда в группе нет единого источника информации и экспертиза по вопросу «распылена» среди участников. Собрать эту экспертизу помогают совсем другие инструменты фасилитации, но результат получается такой же: участники оказываются в одном информационном поле и вырабатывают список вопросов, для которых необходимо искать решения.
Третий этап – совместный поиск решений по «горячим» вопросам. Как следует из названия, ключевой фокус этапа – генерация идей по вопросам, выявленным ранее. На этом этапе важно получить как можно больше идей, рассмотреть вопрос со всех сторон, чтобы подобрать лучшее решение проблемы. Как правило, именно этот этап лучше всего знаком широкому кругу людей. Например, знаменитый мозговой штурм является не типом встречи, а как раз инструментом этапа «Поиск решений». В этой книге я покажу вам и другие техники, которые справляются с этой задачей не хуже, а может, даже лучше классического мозгового штурма. По завершении этого этапа участники имеют перечень решений, понятных каждому.