Проведение экспедиции обеспечивается разносторонней организаторской и пропагандистской работой районных и городских комитетов комсомола и штабов похода, призванных стать направляющими и координирующими органами этой важной общественно-политической акции Ленинского комсомола. Комсомольские работники и активисты, преподаватели высших и средних специальных учебных заведений, школ и профессионально-технических училищ, политработники Советских Вооруженных Сил, руководители кружков и клубов ДОСААФ, члены общества «Знание» в индивидуальных и коллективных беседах разъясняют участникам экспедиции цели и задачи «Летописи».
Особого внимания требует подготовительный период экспедиции, сроки которого определяются райкомами (горкомами) комсомола, соответствующими штабами похода. Этот период необходим для того, чтобы при содействии военкоматов, органов социального обеспечения, политорганов воинских частей и соединений, секций Советского комитета ветеранов войны и других ветеранских объединений, музеев, архивов документально проверить и уточнить пофамильно:
― ветеранов Великой Отечественной войны (фронтовиков, ополченцев, участников партизанского движения, патриотического подполья), проживающих на территории данного района, города;
― тружеников тыла, семьи, потерявшие родных и близких на полях сражений Великой Отечественной.
Располагая полными и проверенными исходными материалами, райком (горком) комсомола, соответствующий штаб похода закрепляют за трудовыми и учебными коллективами, первичными комсомольскими организациями и пионерскими дружинами конкретные территории (деревни, кишлаки, аулы, микрорайоны, улицы города или поселка, ЖЭКи, дома и т. д.), где проживают семьи погибших героев и находящиеся на заслуженном отдыхе или продолжающие трудиться ветераны. При районных (городских) штабах похода формируются редакционные комиссии, в состав которых входят комсомольские работники и активисты, представители организаций — учредителей Всесоюзного похода, представители военкоматов, музеев, архивов, журналисты. Аналогичные комиссии формируются при политорганах воинских частей.
После завершения подготовительной работы на открытом комсомольском собрании, пионерском сборе комитет комсомола (бюро), совет дружины дает комсомольцам, пионерам и школьникам конкретные поручения по участию в экспедиции: записи воспоминаний ветеранов, шефству над инвалидами, семьями погибших фронтовиков, партизан и подпольщиков, поиску боевых реликвий, созданию кино-, фото-, фонотек, отражающих события периода Великой Отечественной войны, деятельность ее участников в наши дни.
Молодой человек должен подготовиться к встрече с ветераном, как к торжественному событию, проникнуться сознанием того, что рядом живут и трудятся люди героической судьбы, прошедшие через горнило гражданской и Великой Отечественной войн, закаленные в трудовых буднях социалистического строительства и послевоенного возрождения, заранее продумать последовательность записи воспоминаний, формы шефства над ветеранами. Задача комитетов комсомола — организовать эту работу так, чтобы начиная с первой встречи с ветераном или семьей погибшего воина окружить их постоянной комсомольской заботой, вниманием, оказывать повседневную помощь, чествовать в канун праздников и юбилейных дат, а главное, перенимать богатый жизненный опыт, лучшие качества человеческого характера, присущие доблестным солдатам революционных боев, Великой Отечественной, ветеранам трудового фронта.
Комитеты комсомола, штабы похода обеспечивают постоянный контроль за ходом экспедиции, повышают ответственность ее участников за порученное дело, определяют конкретные задания, формы участия в экспедиции для различных организаций и объединений молодежи, учитывают особенности возрастных и социальных групп молодежи, юношей и девушек.
Клубы интернациональной дружбы, например, осуществляют сбор материалов, рассказывающих о братском единстве народов СССР, которое помогло выстоять и победить в жестокой схватке с врагом, о советских патриотах-интернационалистах, участвовавших в движении Сопротивления, поддерживают переписку с иностранными гражданами-антифашистами, воевавшими за свободу и независимость нашей Родины.
Участие в экспедиции «Летопись» творческих объединений (профессиональных и любительских кино-, фото-, изостудий, литературно-драматических кружков и т. п.) предполагает киносъемки бесед с героями Великой Отечественной, организацию тематических выставок, сбор и передачу в Центральные архивы ВЛКСМ, Министерства обороны СССР, музеи фотодокументов, создание произведений искусств молодых авторов, раскрывающих события минувшей войны.