Так уж получается, что обычно один из трех факторов управления проектом или ограничен, или находится в избытке. Дефицит ресурсов с упором на качество затягивает время выполнения проекта. Быстрота и качество приводят к значительному удорожанию. Вариантов может быть множество, генеральная же идея одна: выбрав подходящие для ситуации приоритеты, всегда можно (с ущербом для других показателей!) решить поставленную задачу.
Выбрав приоритеты, можно решить любую задачу. Но… только если сформулирована цель проекта.
Совсем нетрудно предположить, что, давая задание нашему гипотетическому менеджеру, его руководитель вряд ли счел нужным сообщить, что самое главное в данной ситуации — уложиться в срок, охватить максимум целевой аудитории, донести до всех клиентов общую информацию или убедить в чем–либо.
Взаимосвязь между основными компонентами превращает каждый проект в уникальное явление и позволяет руководителю, «жонглируя» тремя основными факторами, балансировать между задачами, таким образом управляя проектом. Главное — не идеализировать ситуацию и помнить: триада и, следовательно, максимальная эффективность возможны только в теории
Раз так, не стоит сомневаться: не зная цели порученного задания, наш герой выставит приоритеты по собственному усмотрению и согласно им отчитается о проделанной работе:
«Всех обзвонить не успел» или «Я так быстро говорил, что не знаю, поняли ли они, кто и зачем звонил» и т. д.
Что скажет в ответ руководитель? Что угодно. При этом очень вероятно, что его критерий оценки не совпадет с критерием исполнителя. И тогда грянет сакраментальное…
«Неужели трудно было догадаться? Всем и не надо было звонить! Следовало четко и ясно донести до…».
Кроме отсутствия целеполагания, типичными ошибками при решении проблем являются:
● неосведомленность исполнителей о сути проблемы;
● неверный «диагноз»;
● решение не «продано» ТОР-менеджменту;
● принятие решений без запланированных действий;
● действия при отсутствии рамок решения;
● неспособность действовать тогда, когда нужно;
● действия, не соответствующие принятым решениям и т. д.
Однако, основной ошибкой является плохо сформулированная цель. До 90 % начинаний по мнению экспертов проваливаются потому, что либо руководитель проекта не смог донести до команды суть поставленной задачи, либо проект изначально не имел четко сформулированной цели. Определение цели — это основное. Если человек не знает, куда он идет, не стоит удивляться, что он пришел неизвестно куда.
Вряд ли при отсутствии ясной и осознанной цели проект обретет и четкие критерии оценки результатов. Наш славный труженик может подойти к ситуации с одними критериями: «Жаль, не все получилось. Но я так старался, так устал». Может отдать предпочтение другим: «Это был такой замечательный проект. Я понял свою силу и стал увереннее».
На самом деле цель должна быть сформулирована по SMARTу и тогда конкретное понимание, измеримость усилий и результатов, достижимость и срочность будут восприняты исполнителями однозначно.
Лирическое отступление
«Меня назначили на должность руководителя проекта за две недели до его завершения. Я приняла дела и ужаснулась. Из необходимого объема работ выполнено было не более 10 %. Остальное исполнители клятвенно пообещали завершить в срок. Но цена их слов была не высока. Прежде подобных подвигов за ними не числилось. О качестве не хотелось и думать. Третий сорт высший, как говорится.
Реально рассчитывать я могла только на себя и в дальнейшем исходила именно из этого.
Так как в наличии имелось: минимум ресурсов, уже заложенное невысокое качество и угроза срокам завершения проекта, которые при моем предшественнике постоянно срывались, первое, над чем я задумалась, была цель проекта.
Как новому руководителю, мне очень хотелось состояться, поэтому я настраивалась на качественное решение. Однако по зрелому размышлению пришлось переориентироваться. За сорванные сроки нашей компании приходилось платить неустойку, поэтому, исходя из корпоративных интересов, главным приоритетом следовало сделать время.
Я смирила амбиции, взяла себя в руки, настроилась на то, что придется действовать в ущерб качеству, и объявила своим подчиненным дату сдачи работ.
Существуют разные пути планирования. Среди прочих — планирование буферного времени. Это определенный временной запас, своего рода НЗ на крайний случай. Понимая, что в моей команде дисциплина не в чести, я поставила своей команде очень жесткие сроки. Сразу начались «стоны»: