- проверка состояния Реестра акционеров;
- содействие завершению расчетов акционеров по акциям;
- подбор кандидатов в органы управления и контроля;
- согласование дальнейших планов действий с внешним аудитором Общества;
- инструктаж членов рабочих органов Собрания;
- работа с акционерами по оформлению доверенностей;
- аренда и подготовку зала и др.
Планом устанавливаются сроки проведения данных мероприятий и ответственные исполнители
[6] СПИСОК АКЦИОНЕРОВ, ИМЕЮЩИХ ПРАВО НА УЧАСТИЕ В ОБЩЕМ СОБРАНИИ АКЦИОНЕРОВ
Участвовать в Общем собрании акционеров имеют право лишь акционеры, вошедшие в Список акционеров, имеющих право на участие в Общем собрании акционеров. В него включаются все акционеры Общества на установленную Советом директоров дату. Независимо от того, изменились ли в дальнейшем данные Реестра акционера Общества, право голоса на уже объявленном Собрании получают лишь те акционеры, которые были зарегистрированы на день составления данного Списка.
На дату составления Списка акционеров, имеющих право участвовать в Собрании, снимаются данные Реестра акционеров по всем акционерам, являющихся владельцами любых акций Общества с полным урегулированием всех расчетов по ним. Если Реестр ведет независимый регистратор, предоставление такого Списка должно быть предусмотрено договором с ним. К этому сроку все номинальные держатели акций Общества обязаны предоставить полный список акционеров, интересы которых они представляют. О необходимости представления таких данных номинальные держатели должны быть уведомлены Обществом или специализированным регистратором заранее в письменном виде.
16. Список составляется в алфавитном или ином порядке (по виду акций во владении (обыкновенные\привилегированные); соответственно регистрационным номерам акционеров в Реестре и др.). Список заверяется Председателем (Секретарем) Совета директоров либо специализированным регистратором.
Список передается Секретарю Совета директоров. Копия списка может быть предоставлена Ревизионной комиссии по ее требованию для проверки его достоверности.
На основе составленного Списка акционеров, имеющих право участвовать в Собрании:
- рассылаются письменные уведомление акционерам о созыве Собрания, если дата его составление назначена на более ранний срок, чем дата объявления о созыве Собрания;
- готовятся списки участников Собрания и списки для голосования, устанавливающие право голоса по тому или иному вопросу повестки дня и т.п.
16.21 Ознакомление со списком осуществляется непосредственно с даты объявления о созыве Собрания. Заинтересованные лица представляют заявление-требование о предоставления им для изучения данного Списка. Заявление оформляется в обычном порядке и подается в Секретариат Собрания лично заявителем. Если заявление поступает от группы акционеров, в заявление должно быть указано лицо, которое будет непосредственно знакомиться со Списком. Группа акционеров не вправе назначить более одного представителя. В случае подтверждения полномочности поданного заявления ознакомление со Списком проводится немедленно или в другое согласованное с заявителями время. Список может рассматриваться исключительно по месту своего хранения.
16.21 Для инициации проверки Списка заинтересованные лица должны подать соответствующее письменное заявление, оформленное в обычном порядке, в секретариат Собрания с обоснованием своего требования. Председатель Собрания обязан огласить поступившее заявление, при необходимости предоставить слово для выступления одному из представителей заявителей и поставить вопрос о проведении данной проверки и, при необходимости, о приостановке Собрания на голосование. Голосование по этому вопросу проводится любым из предусмотренных способов. Если такое решение принимается, на Собрании формируется группа участников Собрания, которая будет проводить проверку.
[7] ИЗВЕЩЕНИЕ О СОБРАНИИ
Общее собрание акционеров созывается путем заблаговременного уведомления. Право уведомления о проведении Собрания имеют все лица, имеющие право на участие в созываемом Общем собрании акционеров. Дата объявления о созыве Собрания и сроки уведомления определяется Советом директоров при принятии решения о его проведении.
17.11 Уведомление может осуществляться:
- путем опубликования в прессе соответствующего объявления;
- письменным заказным извещением,
- вручением извещения лично под расписку;
- совмещением двух предыдущих путей оповещения.
При оповещении в форме опубликования может быть предусмотрено несколько публикаций.
При определении формы сообщения рекомендуется учитывать следующие моменты:
- Акционерное общество с числом акционеров более 1000 обязано направить заказным письмом в сроки, определенные Советом директоров, но не позднее 30 дней до даты проведения Собрания, бюллетени для голосования. Следовательно, избежать заказного извещения Обществу все равно не удастся.
- Для акционерных обществ, созданных в процессе приватизации, публикация объявления о созыве Собрания не исключает обязательной рассылки письменных извещений.
- Объем информации, содержащейся в извещении, во многом определяется вопросами объявленной повестки дня. Объявление, публикуемое в печати, должно содержать ту же информацию, что и письменное уведомление акционеров. Однако в него будет довольно затруднительно включить проекты решений, по которым будет проводиться голосование на предстоящем Собрании. В результате акционер не сможет сформировать свое мнение по вопросам повестки дня и оформить доверенность на голосование или соглашение о голосовании, что может повлечь за собой проблемы с кворумом.
17.21 Письменное уведомление осуществляется с помощью заказного письма (телеграммы, телекса, факса) по адресу, указанному в Реестре акционеров. Представление в Общество доверенности на представителя не является основанием для внесения изменений в Реестр акционеров. Изменить адрес в Реестре акционер может лишь заполнив соответствующее заявление у регистратора.