16. Список составляется в алфавитном или ином порядке (по виду акций во владении (обыкновенные\привилегированные); соответственно регистрационным номерам акционеров в Реестре и др.). Список заверяется Председателем (Секретарем) Совета директоров либо специализированным регистратором.
Список передается Секретарю Совета директоров. Копия списка может быть предоставлена Ревизионной комиссии по ее требованию для проверки его достоверности.
На основе составленного Списка акционеров, имеющих право участвовать в Собрании:
- рассылаются письменные уведомление акционерам о созыве Собрания, если дата его составление назначена на более ранний срок, чем дата объявления о созыве Собрания;
- готовятся списки участников Собрания и списки для голосования, устанавливающие право голоса по тому или иному вопросу повестки дня и т.п.
16.21 Ознакомление со списком осуществляется непосредственно с даты объявления о созыве Собрания. Заинтересованные лица представляют заявление-требование о предоставления им для изучения данного Списка. Заявление оформляется в обычном порядке и подается в Секретариат Собрания лично заявителем. Если заявление поступает от группы акционеров, в заявление должно быть указано лицо, которое будет непосредственно знакомиться со Списком. Группа акционеров не вправе назначить более одного представителя. В случае подтверждения полномочности поданного заявления ознакомление со Списком проводится немедленно или в другое согласованное с заявителями время. Список может рассматриваться исключительно по месту своего хранения.
16.21 Для инициации проверки Списка заинтересованные лица должны подать соответствующее письменное заявление, оформленное в обычном порядке, в секретариат Собрания с обоснованием своего требования. Председатель Собрания обязан огласить поступившее заявление, при необходимости предоставить слово для выступления одному из представителей заявителей и поставить вопрос о проведении данной проверки и, при необходимости, о приостановке Собрания на голосование. Голосование по этому вопросу проводится любым из предусмотренных способов. Если такое решение принимается, на Собрании формируется группа участников Собрания, которая будет проводить проверку.
[7] ИЗВЕЩЕНИЕ О СОБРАНИИ
Общее собрание акционеров созывается путем заблаговременного уведомления. Право уведомления о проведении Собрания имеют все лица, имеющие право на участие в созываемом Общем собрании акционеров. Дата объявления о созыве Собрания и сроки уведомления определяется Советом директоров при принятии решения о его проведении.
17.11 Уведомление может осуществляться:
- путем опубликования в прессе соответствующего объявления;
- письменным заказным извещением,
- вручением извещения лично под расписку;
- совмещением двух предыдущих путей оповещения.
При оповещении в форме опубликования может быть предусмотрено несколько публикаций.
При определении формы сообщения рекомендуется учитывать следующие моменты:
- Акционерное общество с числом акционеров более 1000 обязано направить заказным письмом в сроки, определенные Советом директоров, но не позднее 30 дней до даты проведения Собрания, бюллетени для голосования. Следовательно, избежать заказного извещения Обществу все равно не удастся.
- Для акционерных обществ, созданных в процессе приватизации, публикация объявления о созыве Собрания не исключает обязательной рассылки письменных извещений.
- Объем информации, содержащейся в извещении, во многом определяется вопросами объявленной повестки дня. Объявление, публикуемое в печати, должно содержать ту же информацию, что и письменное уведомление акционеров. Однако в него будет довольно затруднительно включить проекты решений, по которым будет проводиться голосование на предстоящем Собрании. В результате акционер не сможет сформировать свое мнение по вопросам повестки дня и оформить доверенность на голосование или соглашение о голосовании, что может повлечь за собой проблемы с кворумом.
17.21 Письменное уведомление осуществляется с помощью заказного письма (телеграммы, телекса, факса) по адресу, указанному в Реестре акционеров. Представление в Общество доверенности на представителя не является основанием для внесения изменений в Реестр акционеров. Изменить адрес в Реестре акционер может лишь заполнив соответствующее заявление у регистратора.
Рассылка письменных персональных извещений осуществляется по Списку акционеров, имеющих право на получение уведомления о Собрании, являющемуся по сути рассылочной ведомостью. В Списке должна быть проставлена соответствующая отметка почтового отделения с указанием даты, на которую пришлась отправка.
Список акционеров, имеющих право на получение уведомления о Собрании, подготавливается:
- на основе Списка акционеров, имеющих право участвовать в созываемом Собрании, если он составляется ранее даты объявления о созыве Собрания;
- на основе данных Реестра акционеров на дату объявления о созыве Собрания, если дата составления Списка акционеров, имеющих право участвовать в созываемом Собрании, назначена на дату более позднюю, чем дата объявления о созыве Собрания.
В Списке указываются:
- фамилии, имена, отчества (наименования) всех акционеров, являющихся владельцами любых акций Общества с полным урегулированием всех расчетов по ним на дату составления списка;
- их адрес (место нахождения).
Если рассылка извещений начинается в Обществе раньше, чем за 30 дней до Собрания, Список дополняется каждый день по мере регистрации движения акций Общества. В день объявления о созыве Собрания Список акционеров, имеющих право на извещение о Собрании, считается закрытым, для чего все рассылочные ведомости сшиваются, пронумеровываются, подписываются Секретарем Совета директоров и прикладывается к документам Секретариата.
Если объявление о Собрании произошло ранее доя составления Списка акционеров, имеющих право на участие в нем, Список акционеров, имеющих право на получение извещения, дополняется каждый день по мере регистрации движения акций Общества до даты составления Списка акционеров, имеющих право на участие в созываемом Собрании.
17.31 Акционерам, приобретшим акции Общества или рассчитавшимся по ним в этот период, уведомление выдается персонально одновременно с регистрацией в Реестре акционеров Общества. Для этого ведется специальный Журнал регистрации выдачи акционерах> извещений о Собрании, в котором указывается:
- дата выдачи извещения;
- фамилия, имя, отчество (наименование) акционера;
- номер лицевого счета.
Факт получения извещения удостоверяется подписью акционера.
Если это предусмотрено Положением об Общем собрании акционеров, акционерам в ряде случаев, например, когда они являются работниками Общества, письменное уведомление о созыве Собрания может выдаваться лично. Факт получения извещения в этом случае удостоверяется подписью акционера в Журнале регистрации выдачи акционерам извещении о Собрании, аналогичным по форме рассмотренному выше.
В день составления Списка участников Собрания Список акционеров, имеющих право на извещение о Собрании, считается закрытым, для чего все рассылочные ведомости и журналы выдачи извещений сшиваются, пронумеровываются, подписываются Секретарем Совета директоров и прикладывается к документам Секретариата. Эти документы являются свидетельством предоставления Обществом акционерам извещения.
17.41 Помимо данных, указанных в настоящем Положении, в извещении рекомендуется указывать:
- фамилию, имя, отчество\наименование акционера;
- маршрут до помещения, где будет проводиться Собрание (может быть приложена графическая схема);
- указание на то, какие документы необходимо иметь при себе;
- адрес, по которому следует направлять предложения для включения в списки выступающих, а также предложения по вариантам решений вопросов, выносимых на Собрание, и замечания по проектам документов, выносимых на Собрание.
Желательно, чтобы извещение включало памятку акционерам, содержащую основные положения, устанавливающие порядок проведения Собрания, в том числе порядка подачи предложений в повестку дня, выступлений на Собрании, ознакомления со Списком акционеров и др.