В бюллетенях для закрытого голосования указывается только количество акций, которыми владеет акционер, вопрос или список вопросов, по которым проводится голосование, и возможные варианты голосования. Для того, чтобы не изготавливать два комплекта бюллетеней: для открытого и тайного голосования, и не усложнять процедуру проведения Собрания обменом бюллетеней, в случае, если Собрание вынесет решение о проведении тайного голосования, удобно использовать бюллетени, в которых имя участника Собрания и графа для его подписи вынесены в отдельную графу, оформленную в виде отрывного талона.
Бюллетени печатаются на русском, а в республиках, автономных областях и округах - также на соответствующих языках. При этом в каждом бюллетене должен содержаться текст на каждом используемом языке.
На бюллетенях ставится печать Общества и\или той или иной его структуры (например, отдела кадров) для исключения возможности их подделки.
В целях разрешения непредвиденных осложнений (например, акционер выдал доверенность, но на Собрание явился сам) целесообразно, чтобы количество готовых комплектов бюллетеней несколько превышало число зарегистрированных акционеров: не более чем на 2%, но не менее чем на три комплекта. На бюллетенях из дополнительных комплектов печать Общества не ставится до момента выдачи акционерам.
Количество подготовленных бюллетеней каждого типа и их число, оставшееся после регистрации участников Собрания, должно фиксироваться в соответствующем протоколе, который в дальнейшем будет приложен к протоколу регистрации участников Собрания.
[14] ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ИНФОРМАЦИОННЫМИ МАТЕРИАЛАМИ
Ознакомление проводится по месту нахождения данных документов, например, в Отделе по работе с ценными бумагами Общества, по устному требованию заинтересованного лица при предъявлении его удостоверения личности. Лицо, ответственное за проведение ознакомления, сверяет данные предоставленного документа с содержащимися в Списке акционеров, имеющих право участвовать в созываемом Собрании. Представителю акционеров документы представляются только после предъявления им доверенности, заверенной в установленном порядке, если последняя не хранится в Обществе.
Требование о предоставлении копии документов представляются в письменном или устном виде и фиксируется в Журнале заявлений акционеров. Копии затребованный документов изготавливаются в сроки, устанавливаемые по взаимной договоренности, но не позднее, чем определено в Положении об Общем собрании акционеров, после оплаты акционерами соответствующей суммы в соответствии с имеющимся прейскурантом.
[15] ПРИЕМ БЮЛЛЕТЕНЕЙ ДЛЯ ГОЛОСОВАНИЯ И УЧЕТ ГОЛОСОВ, ПРЕДСТАВЛЕННЫХ В НИХ
Если процедура проведения Собрания предусматривала рассылку бюллетеней для голосования, акционеры сообщают свое мнение письменно, заполнив бюллетень согласно требованиям, содержащимся в нем, и указав номер удостоверения личности, если это установлено в Положении об Общем собрании акционеров.
Бюллетени должны быть возвращены в Общество в срок не позднее, чем установленная дата окончания приема бюллетеней.
Бюллетени могут поступать по адресу канцелярии Общества или структуры Общества, работающей с акционерами или представляться Счетной комиссии Общества или, если таковая отсутствует, лицам, специально назначенными для этого Советом директоров и имеющими статус членов Временной Счетной комиссии. Если бюллетени поступают по адресу канцелярии или структуры, работающей с акционерами, они регистрируются как обычные заявления, скрепляются с конвертами, в которых они поступили, и передаются Счетной комиссии. Если бюллетени представляются в Общество под роспись - на них указывается дата их предоставления в Общество, соответствующая указанной в Журнале регистрации поступающих бюллетеней.
Все возвращаемые в Общество бюллетени фиксируются Счетной комиссией или лицом, выполняющим ее функции, в специальном Журнале регистрации поступающих бюллетеней, в котором указывается:
- дата поступления бюллетеней;
- фамилия, имя, отчество (наименование) подавшего их лица;
- количество голосующих акций, которое он представляет.
В таком журнале могут быть предусмотрены графы для фиксации результатов голосования по поданному бюллетеню. Тогда результаты голосования могут подводиться постепенно, по мере поступления бюллетеней.
Все бюллетени, поступившие в Общество после даты окончания приема, фиксируются, но при подведении итогов голосования не учитываются.
В срок, установленный в Положении об Общем собрании акционеров, Счетная комиссия обязана подвести окончательные итоги голосования по поданным бюллетеням. Независимо от того, подводились ли результаты голосования по мере поступления бюллетеней, Счетная комиссия должна в этот день провести подсчет голосов по всем поступившим бюллетеням.
[16] СЕКРЕТАРИАТ СОБРАНИЯ
Специальным постановлением Совета директоров для подготовки и проведения Собрания формируется Секретариат Собрания. Он решает организационные вопросы проведения Собрания на основании решений Совета директоров и председателя совета.
Члены Секретариата выполняют техническую работу. Численный состав Секретариата (1020 человек) определяется количеством акционеров в Обществе и предполагаемым объемом работ.
Возглавляет работу Секретариата Секретарь Совета директоров или иное лицо, назначенное Советом директоров.
Если в Обществе предусмотрена должность Секретаря Совета директоров, должно быть оговорено, кто может исполнять его функции в Положении о Совете директоров Общества. Регламентации подлежит тот факт, будет ли Секретарь назначаться из членов Совета директоров, и тогда на него могут быть возложены все обязанности Совета директоров по подготовке и проведению Общего собрания акционеров; или же Секретарь будет назначаться из персонала Общества, и, следовательно, он может выполнять только координационную работу, а обязанности Совета директоров по созыву и проведению Собрания акционеров должны быть возложены специальным постановлением на одного из членов Совета директоров.
Обязанности Секретаря Совета директоров при организации и проведении Общего собрания акционеров определяются в Положении об Общем собрании акционеров.
Секретариат формируется из работников Отдела по работе с ценными бумагами и других отделов Общества по представлению Секретаря Совета директоров. Последний определяет объем работ и регламентирует обязанности каждого работника Секретариата. Члены Секретариата могут осуществлять свои обязанности постоянно или временно с отрывом или без от основной работы.
В состав Секретариата включаются и члены Счетной комиссии.
О графике своей работы Секретариат сообщает членам Ревизионной комиссии Общества, которая контролирует его деятельность, если это предусмотрено внутренними документами Общества.
[18] РЕГИСТРАЦИЯ УЧАСТНИКОВ ОБЩЕГО СОБРАНИЯ АКЦИОНЕРОВ ПРИ ОЧНОЙ ФОРМЕ ЕГО ПРОВЕДЕНИЯ
Для того, чтобы то или иное лицо было допущено до участия в Общем собрании акционеров, проводимой в очной форме, оно должно зарегистрироваться и получить мандат (свидетельство на право участия) и бюллетени для голосования.
Сроки регистрации
Время, выделяемое на регистрацию, зависит от численности акционеров Общества.
Регистрация может начинаться:
- в день проведения Собрания за 1-2 часа до назначенного времени, но не менее чем за полчаса до начала Собрания;
- иной день, указанный в уведомлении (за 1-2 суток до дня проведения Собрания), что может быть удобным для акционерных обществ с высокой численностью акционеров.
Организация места проведения
Регистрация организуется по месту проведения Собрания и ее процедура во многом зависит от конкретных условий, сложившихся на момент Собрания в Обществе. В обществах с высокой численностью акционеров для удобства регистрации Журнал регистрации участников Собрания может быть разбит на несколько частей (например, по буквам алфавита) для регистрации групп акционеров в разных местах (у разных столов). Регистрацию каждой группы акционеров проводят 1-2 человека.