У регистратора находится комплект, состоящий из мандатов, именных бюллетеней и, если это предусмотрено Положение об Общем собрании акционеров, табличек для голосования, информационных материалов, если предусмотрена раздача данных документов, на каждого акционера, который будет регистрироваться в данном месте согласно списку.
Выдаче мандатов и бюллетеней
Мандаты и бюллетени могут быть:
- подготовлены заранее;
- выписаны на готовых бланках в присутствии участника Собрания.
Поскольку количество участников Собрания всегда меньше, чем лиц, имеющих право участвовать в нем, мандаты рекомендуется выписывать по факту регистрации на зарегистрировавшееся лицо.
Они могут быть заполнены на каждого акционера, имеющего право участвовать в Собрании, по соответствующему списку акционеров, либо на участников Собрания по Списку участников Собрания. Главное отличие в регистрации будет состоять в том, что доверенному лицу, уполномоченному представлять интересы нескольких акционеров:
- в первом случае вручаются документы, заполненные на каждого акционера, выдавшего доверенность;
- во втором - ему выписывается один документ, в котором указывается общее количество голосов, принадлежащее в совокупности всем доверителям.
Возможно несколько вариантов выдачи бюллетеней:
1. Весь комплект бюллетеней может выдаваться вместе с мандатом при регистрации.
2. При регистрации выдаются только бюллетени для голосования без указания вопроса повестки дня; остальные - после окончания регистрации или перед голосованием.
3. Если регистрация проводится за несколько дней до Собрания, акционеру выдается только мандат. Бюллетени участник Собрания в этом случае получает по мандату в день Собрания или перед началом голосования.
При принятии решения о порядке и сроках выдачи бюллетеней необходимо помнить, что предварительная выдача бюллетеней может сопровождаться их потерей или заменой в случае, если Собрание будет отложено или перенесено.
Процедура регистрация
При регистрации участник Собрания:
- предъявляет паспорт или другое удостоверение для идентификации его личности. Если в Положение об Общем собрании акционеров Общества не предусмотрено предварительное представление доверенностей в Общество, участник Собрания-доверенное лицо предъявляет доверенность при регистрации;
- получает мандат и бюллетени на голосование;
- удостоверяет факт их получения своей подписью в Журнале регистрации.
Регистрация проводится отдельно для акционеров и доверенных лиц по журналам, форма которых описана выше. Не позднее чем за день до проведения Собрания группа регистрации должна подготовить Список акционеров, имеющих право участвовать в Собрании, с учетом данных Журнала регистрации доверенностей и Журнала регистрации возвращенных в Общество бюллетеней. В нем в графе "отметка о выданной доверенности или возврате бюллетеней" напротив фамилии акционера, представившего доверенность, ставится ее номер, напротив фамилии акционера, возвратившего бюллетени, учитывающиеся при подсчете кворума и подведении итогов голосования, - отметка об этом, например, "бюлл". Если акционер выдал доверенность на его принадлежащих ему акций, а по остальным собирается присутствовать сам, сведения об этом одновременно заносятся и в Журнал регистрации акционеров и в Журнал регистрации доверенных лиц.
Любой акционер, независимо от того, представляет ли он на Собрании других акционеров, при условии, что он предварительно не выдал доверенность на представительство на Собрании другому лицу, регистрируется в Журнале регистрации акционеров Общества, имеющих право участвовать в Собрании, и получает выписанные на себя мандат и именные бюллетени для голосования в порядке, установленном Советом директоров Общества.
Например, если акционер В.В. является представителем группы акционеров согласно Журналу регистрации доверенных лиц, сначала он должен зарегистрироваться как акционер в Журнале регистрации акционеров и получить свои бюллетени для голосования.
Если акционер владеет привилегированными акциями Общества, дающими ему право на участие в Собрании, ему выдается только мандат. Бюллетени для голосования представляются ему только в случаях, когда он имеет право участвовать в голосовании.
Если акционер, приславший свои бюллетени в Общество в установленный срок, о чем в соответствующей графе Журнала регистрации акционеров стоит соответствующая отметка, явился на Собрание лично, он получает при регистрации только мандаты (если их выдача предусмотрена решением Советом директоров) и информационные материалы, удостоверяя своей подписью только факт присутствия на Собрании.
Если акционер выдал доверенность, но явился на Собрание лично, он должен зарегистрироваться в Журнале доверенных лиц в графе личной регистрации. При этом:
- если доверенное лицо является на регистрацию после него, оно автоматически утрачивает право представления этого акционера;
- если представитель уже зарегистрировался, акционер, в случае если он заранее явно не отменил выданную доверенность, не имеет право предъявлять Обществу требовании допустить его к Собранию и голосованию. Отношение между акционером и его представителем регулируются внутренним соглашением данных лиц. Однако при достижения согласия между этими двумя лицами Общество может по решению Счетной комиссии пойти им на встречу и перерегистрировать данных участников Собрания, при необходимости выписав новые бюллетени в обмен на выданные.
Если в обществе за акционерами закреплено право представлять доверенности при регистрации, доверенное лицо регистрируется в Журнале регистрации акционеров напротив фамилии каждого акционера, выдавшего доверенность. При этом доверенное лицо в день Собрания должно сначала зарегистрировать доверенность в Журнале регистрации доверенностей, о чем на ней ставится соответствующая отметка. Только после этого регистрационная группа имеет право допустить его до участия в Собрании и голосовании.
Доверенные лица, независимо от того, зарегистрировались ли они как акционеры, получают право участия в Собрании и бюллетени для голосования по выписанным на них доверенностям при регистрации в Журнале регистрации доверенных лиц.
При регистрации:
- доверенное лицо называет номер выданной на него доверенности и представляет требуемые документы;
- если доверенное лицо не является акционером Общества, ему выписывается мандат; если представитель является акционером, он участвует в Собрании по мандату, выданному при регистрации в Журнале акционеров;
- получает бюллетени для голосования;
- регистрируется, ставя свою подпись в соответствующей графе о регистрации представителя.
При выдаче бюллетеней доверенному лицу можно воспользоваться следующими рекомендациями:
1) Если бюллетени готовятся заранее, представителю выдаются именные бюллетени на каждого акционера, выдавшего ему доверенность. В бюллетене должно быть указано, что голосование по ним проходит по доверенности.
2) Если бланки бюллетеней заполняются при регистрации, на него выписывается один бюллетень с указанием суммарного количества голосов, которые он представляет, за исключением тех голосов, которые ему переданы по доверенности с указанием варианта голосования. По последним представителю выдаются отдельные бюллетени уполномочивших его акционеров, в которых указано количество голосов, принадлежащих данному акционеру.
При регистрации доверенного лица после того, как один из акционеров отменил выданную доверенность, он:
- либо получает именные бюллетени на всех акционеров, выдавших доверенности на него, за исключением бюллетеней явившегося на Собрание акционера;
- либо в его бюллетене указывается суммарное количество доверенных голосов за вычетом числа голосов лично явившегося акционера.
Лица, регистрирующие доверенное лицо, в случае необходимости могут внести соответствующее корректировку в графу бюллетеня, указывающую количество голосов доверенного лица, удостоверив это по меньшей мере двумя подписями, одна из которых принадлежит Председателю Счетной комиссии.