Копии всех документов, утверждаемых на Общем собрании акционеров (внутренних нормативных документов, отчетов, балансов и т.п.), должны находиться в доступном месте, где каждый участник Собрания мог бы с ними ознакомиться. Например, на каждом столе регистрации или у Секретаря Собрания.
Протокол регистрации
После истечения времени, выделенного на регистрацию, ответственное за регистрацию лицо собирает все Журналы регистрации вместе и передает Счетной комиссии, которая должна подвести ее окончательные итоги. Одновременно Счетной комиссии передаются все изготовленные Обществом, но неиспользованные бюллетени.
Журналы опечатываются. Их достоверность удостоверяется подписью Председателя Счетной комиссии и Секретарем Собрания (ответственным за регистрацию, если он одновременно не являлся Председателем Счетной комиссии).
По итогам регистрации участников Собрания Счетная комиссия составляет Протокол регистрации участников Собрания. К нему прикладываются:
- опечатанные журналы регистрации;
- протоколы итогов предварительной регистрации и другие протоколы, составленные регистрационной группой;
- протокол о выданных бюллетенях для голосования, в котором указывается какое количество каждого используемого на Собрании типа бюллетеней было подготовлено Обществом, выдано участникам Собрания и осталось не использованным. Не использованные бюллетени подлежат уничтожению.
[19] ВОПРОСЫ ПРОЦЕДУРЫ ПРОВЕДЕНИЯ СОБРАНИЯ В ОЧНОЙ ФОРМЕ
Общее собрание проводится в заранее установленном месте, как правило, по месту нахождения Общества. Если нет возможности использовать здания, находящиеся в собственности Общества, администрация арендует подходящее здание из государственной или муниципальной собственности или у частных собственников.
Если Положение об Общем собрании акционеров предусмотрена процедура тайного голосования, помещение для Собрания должно иметь место для оборудованных кабин для тайного голосования, либо пригодные для тайного голосования комнаты. Вход в кабины для тайного голосования, выход из них, а также путь от них к урнам для бюллетеней и сами урны должны находиться в поле зрения наблюдателей и Счетной комиссии.
Процедура ведения Собрания включает:
- определение кворума (доклад о результатах регистрации);
- объявление об открытии Собрания;
- формирование рабочих органов Собрания;
- установление Регламента процедуры ведения Собрания;
- обсуждение вопросов, включенных в повестку дня;
- принятие решений по вопросам повестки дня (голосование);
- оглашение итогов голосования, если их представление не предусмотрено в другие сроки;
- закрытие Собрания.
[19.1] Кворум Собрания.
К началу заседания в Секретариате подводятся предварительные итоги регистрации.
По результатам подсчета зарегистрировавшихся участников Собрания оформляется Протокол предварительных результатов регистрации участников Собрания, отражающий информацию о количестве акций у зарегистрировавшихся участников Собрания и информацию о наличии кворума. Председатель Счетной комиссии доводит результаты регистрации до сведения Собрания, объявляя количество присутствующих.
При подсчете кворума действуют принятые правила округления, согласно которым при нечетном количестве размещенных голосующих акций Общества, для которого величина 50% является дробной, для вычисления кворума к целому числу дроби прибавляется единица.
Например, если в обществе количество размещенных голосующих акций 501 акция, кворум на Собрании будет обеспечиваться присутствием владельцев (501:2)+1252 акций.
Если кворум к началу Собрания существует, Собрание считается открытым. После окончания времени, отведенного на регистрацию, ее данные уточняются и доводятся до сведения Собрания. Если кворум не Собран, начало заседания откладывается на 30 минут.
Через 30 мин после назначенного срока заседания в Секретариате заканчивается регистрация и подводятся окончательные итоги регистрации.
Если по итогам регистрации кворум не собран, назначается новое Собрание.
[19.2] Формирование рабочих органов Собрания
Собрание открывает Председатель Собрания.
Председатель Собрания представляет членов Президиума и сообщает о том, кто будет вести Собрание. Члены Президиума могут вести Собрание по очереди, если на это нет возражений со стороны участников Собрания.
Если акционер в процессе Собрания выразит желание выступить, он должен сформулировать вопрос, по которому он хотел бы выступить, в письменной форме и подать заявление в Секретариат Собрания.
В зале должно быть выделено специальное место для членов Секретариата, ведущих протокол и обрабатывающих заявления акционеров. Предварительную обработку заявлений проводит Секретарь Собрания, который с соответствующими комментариями передает их Председателю Собрания. Последний обязан доложить обо всех переданных ему из Секретариата заявлениях, по возможности ответить и прокомментировать их, в том числе отклонить требования, не относящиеся к повестке дня Собрания.
Далее к работе приступает ведущий Собрания. В начале заседания формируются рабочие органы Собрания.
Рабочие органы, если не оговорено иное и нет иного требования акционеров, могут утверждаться простым большинством участников Собрания.
Рабочие органы Собрания формируются заранее на основании решений Совета директоров и заявлений акционеров, поданных в установленном порядке.
К рабочим органам Собрания относятся:
Председатель Собрания;
группа ведения протокола;
Счетная комиссия;
группа регистрации;
Президиум Собрания;
группа наблюдателей.
Утверждения членов рабочих органов Собрания требуется на самом Собрании лишь в случаях, предусмотренных Положением об Общем собрании акционеров.
[19.2] Регламент процедуры ведения Собрания
Ведущий оглашает повестку дня и предлагает утвердить Регламент ее рассмотрения. Регламент процедуры ведения Собрания предлагается Советом директоров и утверждается на Собрании.
Регламент проведения Собрания определяет конкретный порядок выступления участников Собрания по тому или иному вопросу повестки дня, в том числе количество выступающих, общее время, выделяемое на обсуждении того или иного вопроса повестки дня, максимальное время выступления одного участника, порядок и сроки голосования и т.д.
В начале Собрания целесообразно информировать его участников о законодательно установленных нормах проведения Собраний акционеров:
- о том, что повестка дня после рассылки уведомлений не может быть изменена;
- о том, что возникающие вопросы, не связанные с вопросами повестки дня, рассматриваются на внеочередном Собрании и о порядке созыва такого Собрания;
- о порядке голосования и т.д.
Далее, ведущий переходит к вопросам повестки дня. Для сокращения времени проведения Собрания рассмотрение некоторых вопросов можно объединить: сначала провести их обсуждение в порядке, предусмотренном повесткой дня, а затем осуществить одновременное голосование по всем обсужденным вопросам.
[20] ГОЛОСОВАНИЕ
По всем решаемым на Собрании вопросам проводится голосование.
Необходимо отдавать себе отчет в том, что если акционер обладает более, чем одним голосом, он может распределить все свои голоса по любому обсуждаемому вопросу по своему желанию.
Голосование по вопросам повестки дня Собрания может проводиться:
- с учетом количества голосов каждого участника Собрания;
- без учета количества голосов каждого участника Собрания, простым большинством участников Собрания.
Однако голосование без учета количества голосов может применяться исключительно при решении процедурных моментов ведения Собрания.
Голосование с учетом количества голосов проводится:
- с помощью поднятия участниками Собрания специальных табличек;
- с помощью бюллетеня для голосования.
[20.1] Процедура голосования с помощью табличек
Таблички подготавливаются на каждого участника Собрания. На них указывается:
- дата голосования;
- Ф.И.О. участника;
- количество голосов, которое он представляет.