6.4. Лицо, ответственное за проведение совещания, должно представить в службу безопасности предприятия:
- проект программы проведения совещания;
- перечень его участников;
- список вопросов, с которыми разрешено знакомиться каждому участнику.
Список приглашенных на совещание согласовывается с лицами, ответственными за проведение совещания, и утверждается руководителем, давшим разрешение на проведение совещания.
6.5. Участники пропускаются на совещание по спискам и документам, удостоверяющим их личность.
6.6. Документы, необходимые для подготовки совещания, если в них содержатся сведения, составляющие коммерческую тайну, рассылаются по списку, утвержденному руководителем, давшим разрешение на проведение совещания.
При этом рассылаются только те документы, которые непосредственно касаются приглашенных.
6.7.Совещания проводятся в помещениях, где может быть обеспечено сохранение в тайне обсуждаемых вопросов. В необходимых случаях эти помещения могут быть обследованы соответствующими специалистами с целью обеспечения защиты от утечки информации по техническим каналам и при необходимости - обеспечены охраной.
6.8. Лицо, ответственное за проведение совещания, перед его началом обязано проинформировать присутствующих о том, что обсуждаемые на нем вопросы, содержат сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия, и что все записи они могут делать только на учтенных листах (блокнотах).
6.9. Решения совещания и другие, относящиеся к нему документы, рассылаются по указанию руководителя, давшего разрешение на его проведение.
Рабочие тетради, переданные в службу безопасности по окончании совещания, рассылаются или уничтожаются в установленном порядке.
Программа проведения совещания и список его участников приобщаются к материалам совещания. Данные материалы обеспечиваются защитой до окончания работ по обсуждаемой проблеме, либо до того времени, когда сведения, составляющие коммерческую тайну, будут рассекречены в установленном порядке.
КОММЕНТАРИИ
Настоящий документ может служить основой для разработки собственного "Положения по обеспечению сохранности коммерческой тайны" на предприятиях любой формы собственности. В акционерных обществах настоящее Положение должно утверждаться Правлением.
УТВЕРЖДЕНО ПРАВЛЕНИЕМ акционерного общества открытого типа
Протокол от " " 19 г.
- Структура, численность и штаты службы безопасности каждого конкретного предприятия определяются руководителем в зависимости от необходимого объема работы по защите коммерческой тайны предприятия.
Возможно создание и других подразделений в зависимости от специфики производственной деятельности предприятия (подразделение противодействия технической разведки, подразделение связи и др.).
Допуск к сведениям, составляющим коммерческую тайну, целесообразно осуществлять не сразу после приема на работу, а по прошествии определенного времени работы на предприятии, в течении которого работники отдела кадров и непосредственные руководители должны провести изучение личных и деловых качеств принимаемого на работу.
При наличии большого количества таких материалов возможно их хранение в специальных хранилищах на открытых стеллажах при условии персональной ответственности одного из сотрудников за сохранность этих документов.
ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЮ НА ПРЕДПРИЯТИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция определяет порядок работ по учету, размножению, хранению и уничтожению документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
1.2. Организация и ведение делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возлагается на специальное подразделение предприятия (или на специально назначенных работников).
2. Размещение подразделений по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
2.1. Подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" размещаются в отдельных, изолированных помещениях, несанкционированный доступ в которые исключен.
2.2. Документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах.
2.3. Хранение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в помещениях других подразделений может осуществляться по разрешению руководителя предприятия при обеспечении условий их надежной сохранности.
3. Учет документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
3.1. Все документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", изданные или поступившие на предприятие, подлежат учету в подразделении по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
3.2. Учет документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" осуществляется отдельно от учета секретных (государственные секреты) и несекретных, а также документов с грифом "для СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ".
3.3. Для решения задач сохранности документов, облегчения справочной работы и обеспечения контроля исполнения на предприятии ведутся следующие виды учета:
- учет подготовленных документов;
- учет входящих документов:
- инвентарный учет:
- номенклатура дел, журналов, картотек:
- учет лиц, осведомленных в вопросах, касающихся коммерческой тайны.
3.3.1. Печатание документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" производится в машбюро подразделения по ведению делопроизводства этих документов.
По решению руководителя предприятия печатание может быть разрешено в рабочих помещениях исполнителей документов при условии исключения получения охраняемой информации посторонними лицами.
На последнем листе каждого экземпляра отпечатанного документа необходимо указать:
- количество отпечатанных экземпляров;
- фамилию исполнителя документа;
- фамилию машинистки или лица, печатавшего документ:
- дату.
Отпечатанный документ, а также материалы, подготовленные в рукописном или графическом исполнении, регистрируются в подразделении по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" на карточках или в журналах, имеющих соответствующие графы.
Картотеки или журналы учета подготовленных документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Учетные номера проставляются на первом листе каждого экземпляра документа, а также на последнем листе - перед отметкой о количестве отпечатанных экземпляров.
Все черновики, а также варианты и испорченные при печатании листы должны быть сданы для уничтожения в подразделение по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
3.3.2. Прием и регистрация поступивших на предприятие документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" осуществляется подразделением по ведению делопроизводства этих документов.
Главное требование к делопроизводству документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" - это однократность их регистрации.
При получении корреспонденции в экспедицию, а также при ее получении в нерабочее время дежурным по предприятию пакеты с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" не вскрываются и передаются в подразделение по ведению делопроизводства этих документов. Ошибочно поступившие документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возвращаются отправителю.
В случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров, листов, приложений) с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" составляется акт в 2-х экземплярах, один из которых высылается отправителю.
Картотеки или журналы учета входящих документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
На первом листе зарегистрированного входящего документа с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" проставляется штамп, а котором указываются:
- наименование предприятия,
- входящий номер документа,
- дата регистрации,
- количество листов основного документа и приложений.
На первом листе каждого приложения к входящему документу проставляется штамп с указанием:
- номера входящего документа;
- количества листов данного приложения.