7.1. Проверка наличия документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" проводятся не реже одного раза в квартал.
В ходе проверок:
устанавливается соответствие наличия документов учетным данным;
контролируется правильность ведения учетов;
проверяется порядок обращения с документами;
рассматриваются вопросы снятия грифа "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
7.2. Проверки проводятся комиссионно, с обязательным включением в комиссию работников, ответственных за учет и хранение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
Проверки осуществляются от учетных данных к документам, проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров. Документы, хранящиеся россыпью, проверяются полистно.
В ходе проверок устанавливается:
соответствие и правильность заполнения граф учетных карточек и
журналов,
наличие отметок об отправке, возврате, размножении и уничтожении
документов.
7.3. Квартальная проварка наличия проводится в первую декаду первого месяца, следующего за последним месяцем проверяемого квартала.
В квартальную проверку проверяются документы, находящиеся на исполнении, не подшитые в дела и не взятые на инвентарный учет, а также документы, находящиеся на хранении в подразделениях или на руках у исполнителей.
7.4. Годовая проверка наличия проводится в январе следующего за проверяемым года.
В годовую проверку проверяется наличие всех зарегистрированных документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", а также правильность ведения всех видов учета и порядка оформления актов на уничтожение.
7.5. Проверки наличия документов проводятся также при смена руководителя подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" или сотрудников этих подразделений, ответственных за учет и хранение документов.
7.6. Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия.
8. Порядок хранения и обращения с документами с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
8.1. Документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в нерабочее время должны храниться в помещениях подразделений по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
Хранение документов в нерабочее время в других помещениях допускается по решению руководителя предприятия при наличии условий, обеспечивающих их сохранность.
8.2. Выдача документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" сотрудникам предприятия, а также сотрудникам других предприятий и учреждений производится только по разрешению должностных лиц в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой под роспись в карточке учета выдачи документа или дела.
8.3. Передача документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" между сотрудниками предприятия может осуществляться только под расписку и в пределах круга лиц, допущенных к данному документу в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой.
8.4. При работе с документами с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" сотрудникам предприятия следует помнить о своих обязательствах по неразглашению охраняемых сведений и выполнению на предприятии правил обращения с грифованной информацией, и принимать необходимые разумные меры, исключающие утрату документов или утечку коммерческой тайны.
КОММЕНТАРИИ
Данная инструкция утверждается руководителем предприятия.
Например, в акционерных обществах открытого типа она утверждается Генеральным директором.
Утверждаю
ГЕНЕРАЛЬНЫМ ДИРЕКТОРОМ акционерного общества открытого типа
Прием от "__" __________ 19__ г.
Учитывая большой опыт по ведению секретного делопроизводства, а также наличие специально оборудованных помещений и средств, целесообразно поручить ведение делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" сотрудникам режимных органов.
В случае, если на предприятии отсутствуют режимно-секретные органы, ведение делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возлагается на канцелярию или специально созданное подразделение, либо на специально назначенных лиц.
Структуры, штаты и численность подразделений по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" определяются руководителем предприятия в зависимости от объема документооборота.
В случае размещения подразделений по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в помещениях режимно-секретных органов или канцеляриях должно быть обеспечено отдельное хранение документов с этим грифом от других документов.
Образец штампа:
Например:
- инвентарный учет чертежей;
- инвентарный учет текстовых сброшюрованных документов м т.п.
Образец штампа:
С одной стороны, при составлении этого списка нецелесообразно допускать необоснованного его расширения, но, с другой, он не должен затруднять решения производственных вопросов.
так как это может привлечь внимание посторонних лиц и привести к утечке (хищению) охраняемой информации.
Например:
Документ, зарегистрированный по входящему учету, отправляется во внешнюю организацию за своим входящим номером. Документ, стоящий на инвентарном учете, в случае, если он отправляется без сопроводительного письма, отправляется за своим инвентарным номером. Исходящим номером документа, зарегистрированного по учету подготовленных документов, будет этот номер.
Необходимо помнить, что бесконтрольно> размножение является одним из наиболее вероятных каналов утечки охраняемой информации!
Например:
Сделана выписка из документа за N37 от 01.07.92., пункты 3, 7-9.
Рекомендуется проводить ежеквартальные и ежегодные проверки наличия документов с Грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ
ПОРЯДОК ОТНЕСЕНИЯ СВЕДЕНИЙ К КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЕ ПРЕДПРИЯТИЯ, ГРИФОВАНИЯ РАБОТ, ДОКУМЕНТОВ И ИЗДЕЛИЙ И ИСКЛЮЧЕНИЯ ИХ ИЗ ЭТОЙ КАТЕГОРИИ
Первым вопросом, который необходимо решить при организации охраны коммерческой тайны предприятия, является определение круга сведений, составляющих коммерческую тайну, а также возможное распределение их по категориям важности в зависимости от их ценности дня предприятия, характера и размера ущерба, который может быть нанесен предприятию при разглашении этих сведений.
К решению этой проблемы следует подходить особенно тщательно. Если какие-либо данные, прямые или косвенные, будут упущены из внимания, то все принимаемые меры могут оказаться неэффективными. С другой стороны, излишние меры по ограничению доступа к информации осложнят работу и приведут к неоправданным экономическим издержкам. Правильная организация выделения и защиты коммерческой тайны должна не только не мешать работе предприятия, но даже способствовать его прибыльной деятельности.
Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия
Сведения, составляющие коммерческую тайну каждого конкретного предприятия, отражаются в "Перечне сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия" (далее "Перечень"). Перечень утверждается руководителем предприятия. При его разработке необходимо учитывать требования Постановления Правительства РФ от 5.12.91 г. Мг 35 "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну", а также перечень информации, открытой для ознакомления акционеров в соответствии с Федеральным законом РФ "Об акционерных обществах " N 208-ФЗ от 26.12.95 г.
Практика показывает, что данный вопрос лучше решать коллегиально. Для разработки Перечня приказом руководителя предприятия создается комиссия из наиболее квалифицированных и компетентных специалистов основных подразделений и представителей службы безопасности (или режимно-секретного органа).
Подготовка перечня сведений, составляющих коммеческую тайну
Для подготовки перечня сведений, относящихся к коммерческой тайне предприятия, целесообразно привлечь наиболее компетентных специалистов, знакомых как с деятельностью предприятия в целом, так и с работой его отдельных подразделений.
Создается группа в составе не более 4-5 человек, в которую желательно включить:
- специалиста, владеющего финансовыми вопросами, конъюнктурой рынка и данными в
отношении конкурирующих фирм;