Существует ряд негласных правил, которые широко распространены в сфере взаимодействия структур ИАО с заказчиком. Среди этих правил особый класс составляют требования к представлению результатов аналитических исследований.
Например, в среде аналитиков широко известно «правило пяти страниц», гласящее, что при представлении выводов на высший уровень управленческой иерархии некоторой организации объем аналитической справки должен составлять не более пяти страниц, что примерно соответствует 16 килобайтам текста. Далее, по мере спуска по иерархии управления происходит постепенное наращивание объема справки. Почему так? — Почему — понятно: загруженность текущими проблемами, плотный график руководителя и так далее… А вот правда ли, что именно этот стиль работы свойственен данному конкретному руководителю — нужно разбираться индивидуально.
Вне всякого сомнения, краткое резюме, реферат — это идеальная форма представления информации для проведения экспресс-анализа… но что именно должно быть включено в этот реферат? Пока ограничимся кратким, не комментированным перечислением требований (многие вопросы отпали бы, если бы все использовали государственные стандарты, применяемые к оформлению проектно-технической документации — но этого, увы, нет):
— наименование организации — исполнителя;
— строгое и емкое название документа, соответствующее стилю организации;
— дата исполнения документа, фамилия ответственного лица (если предусмотрено стилем организации исполнителя);
— оглавление, отражающее логику изложения (возможно использование приемов иерархического упорядочения с применением отступов, при значительном объеме документа — свыше 100 страниц — может быть использован прием «двойного оглавления» — краткое помещается в начале, а развернутое — в конце);
— краткое введение в проблему — формулировка проблемной ситуации — не более 2–3 абзацев или 2/3 страницы;
— предлагаемые пути решения на уровне концепции и базовых показателей, отражающих объемы затрат, эффективность и так далее;
— краткое заключение — требования к объему те же, что и к введению.
В результате несложных выкладок получаем примерно следующий расклад:
— наименование, не входящее в объем справки — плюс 1 стр. к объему;
— оглавление или содержание, обычно не рассматриваемое как страница документа, но все же просматриваемая — плюс 1 стр.;
— введение в проблему (отсюда начинается счет страниц) — 1 стр.;
— содержательная часть документа — 3–3,5 стр. (в зависимости от компоновки заключения);
— заключение — 1–0,5 стр.
Часто оглавление делают сжатым и помещают на одной странице с введением. Получилось без малого семь страниц — ими нужно распорядиться с умом. И именно это не всегда удается…
Одному человеку таблица или график несет максимум информации, а другому — увы, нет. Некоторые нормально воспримут фразу «значение параметра растет по закону показательной функции», а другому — эта фраза горче хины. И так далее… Но это полбеды — беда в том, что степень конкретизации данных индивидуальна для каждого из 16 типов аналитиков. Более того, одни воспринимают статику, другие — динамику, одним обоснование должно быть предоставлено в терминах состояний, а вывод должен быть представлен как динамика показателей, другим же потребуется указание тенденции, а вывод как состояние-результат ее развития.
Соответственно возникает специфический класс задач, которые весьма важны для повышения эффективности информационно-аналитической работы
— задачи моделирования целей потребителя результатов информационно-аналитической работы. Следует подчеркнуть, что этот класс задач практически не разработан и достаточно слабо освещен в рамках существующих концепций ИАР, хотя хорошо известен факт, что смена руководителя информационно-аналитической службы практически всегда приводит к изменению стиля и способа осуществления ею информационно — аналитической работы, а иногда сказывается на такой эффективности весьма негативным образом. Социальные Технологии позволяют описать те классы информации, которые конкретный человек считает «самыми важными», и которые нужны ему для осуществления принятия эффективных решений. Прогнозирование требований, которые руководитель будет предъявлять к сотрудникам и к способам проведения ИАР вообще, прогнозирование стиля его отчетов и выбора аргументации, позволит выбрать из возможных кандидатов оптимальную кандидатуру для решения тех задач, которые ставятся перед информационно-аналитической службой.