Для создания баз требовалось направить в Алма-Ату 120 человек, из расчета 15 человек на базу (начальник, инженер, 5 техников, 2 шофера спецмашин, 4 шофера грузовиков, метеоролог и аэролог). Люди должны были прибыть в Москву на проверку и инструктаж к 10 октября. Решено было перебросить на промежуточные базы шоферов на автомашинах своим ходом, остальных – по воздуху.
Штатное расписание собиравшейся в «спецкомандировку» на войну авиационной «делегации» неоднократно уточнялось и корректировалось. Так, первоначально штаты истребительной эскадрильи (ИАЭ) определили в 31 экипаж с наземным персоналом 77 чел. Штат бомбардировочной эскадрильи (БАЗ) посчитали так: летный состав – 22 экипажа, 66 человек, и наземный персонал – 155 чел. Однако затем число экипажей «бомберов» определяли, как у истребителей – 31. Количество летчиков – перегонщиков истребителей И-16 и И-15 определили в 66 чел., для перегонки СБ посчитали нужным иметь 176 чел., а для ТБ-3 – 54 чел. Для обучения китайцев требовалось 84 специалиста, в том числе по 20 летчиков и техников на каждый из трех типов самолетов (СБ – 6, И-16 – 9, И-15 – 5). Состав штабной группы – 7 чел. Общая численность личного состава ограничивалась 713 чел.
Бомбардировщики ДБ-3 использовались при перелетах в Китай в качестве транспортных самолетов
Но когда 8 октября эти расчеты доложили замначальника Генштаба Мерецкову, тот распорядился уменьшить количество людей примерно до 500 человек. С этой целью весь летный состав поделили на две группы – волонтеров и перегонщиков. Первые предполагались для непосредственного участия в боевых действиях, сюда вошли летчики и наземный персонал эскадрилий СБ и И-16 (155+78 чел.). Всех остальных записали в перегонщики, в том числе: экипажи И-16 – 37 чел., ТБ-3 – 54 чел., ДБ-3 – 28 чел. (7 машин), И-15 – 33 чел. В перегоночной группе также числился личный состав авиабаз – 178 чел.
Первоначально датированный 17 октября 1937 г. список штабной группы из 7 человек корректировался вплоть до 29 мая 1938 г. и увеличился до 11 офицеров, в число которых вошли комбриг А.И. Залевский, комкор П.И. Пумпур, ст. политрук В.И. Алексеев, м-р Г.М. Прокофьев, к-н М.Ф. Куприянов, военинженер 3 ранга Н.П. Селезнев, воентехники 1 ранга З.А. Глазырин, Ф.Ф. По- тишко и Я.П. Баранов, 2 ранга – С.А. Антипов, 3 ранга – А.В. Платонов.
И лишь 15 ноября, спустя два месяца после начала формирования и почти месяц после начала перегонки (!) появился документ за подписью начальника УВВС Я.И. Алксниса с окончательно сформированными штатами для «спецкомандировки». Начальнику Отдела командного и начальствующего состава (КиНС) ВВС РККА бригадному комиссару Гайдукевичу предписывалось: «По «Z» окончательно иметь личный состав:
Экипажей СБ – 31 экипаж, каждый в составе четырех человек… Сверх того, иметь на эту эскадрилью СБ: инженер по эксплуатации – 1, старший техник по вооружению – 1, электротехник – 1, техник по приборам – 1, военком (хотя бы в числе штурманов) – 1, пульмастер – 1, укладчик парашютов – 1. Все это волонтеры.
Инструкторы по СБ: сверх того еще 3 чел. летчиков, 1 штурман, 1 инженер-механик, 1 электротехник, 2 старших авиатехника.
По И-16 всего иметь 31 экипаж, каждый в составе 1 летчика, 1 техника или механика и моториста сверхсрочной службы, самостоятельно работающего на самолете. Далее, в эскадрилье иметь: инженер-механик – 1, старший техник отряда – 3, электротехник- 1, техник по приборам – 1, техник по вооружению – 1, пульмастеров – 4-6, укладчик парашютов – 1. Все это волонтеры.
Инструкторы по И-16: летчиков – 5, техников – 3, электромеханик – 1, техник по вооружению – 1.
По И-15 иметь только инструкторами- волонтерами прибывших с Дальнего Востока, что известно т. Гайдукевичу, и дать им столько же техников-механиков по одному на каждого инструктора-волонтера плюс на все И-15 – одного инженера-механика, одного техника по приборам, одного техника по вооружению и 2-3 пульмастеров.
По ТБ-3 (6 шт.). На самолет по 1 летчику, 1 штурману, 2-м техникам, 2-3 стрелка- радиста-моториста. На каждый самолет все только в качестве инструкторов и, сверх того, 1 инженер-механик и 1 техник по вооружению на все ТБ-3…
Из этого расчета укомплектовать персонально(9*)… Все остальные военные являются перегонщиками и обеспечивают переброску на базах и по окончании переброски – возвращаются, если не последуют дополнительные указания… 15.11.37. Алкснис».
Всего ко 2 декабря – к моменту вступления в боевые действия – в «спецкомандировке» в Китае находились 525 человек, из них волонтеры и инструкторы – 274, перегонщики и личный состав баз – 251. К этому времени из Китая уже вернулись: по выполнении задания – 19 чел., по болезни – 3, аварийные экипажи – 18. Погибли 4 летчика-истребителя.