Учитывая все сказанное, просмотрите список слов, которых лучше всего избегать в деловом письме:
according to our records
acknowledge receipt of
as to, with reference to
with regard to
with respect to
at hand, on hand
attached please find
attached hereto
enclosed herewith
enclosed please find
beg to inform, beg to tell
for your information
hereby, heretofore, herewith
I have your letter
I wish to thank/ may I ask
in due time
in due course of time
in receipt of
in the near future
in view of
our Mrs Johnson
permit me to say
pursuant to
thank you again
thank you in advance
thereon
Все эти примеры взяты из архивов американской деловой переписки, и сами американцы советуют друг другу эти "словья" не употреблять. А вот еще список слов и выражений(левый столбик), которых следует избегать, а вместо них пользоваться теми, что в правом столбике.
| Вместо | Пишите |
| advise/inform | say/tell/let us know |
| along these lines | like |
| on the order of | as/according to |
| at an early date/at your | soon/today/next week/ |
| earliest convenience | a specific date |
| at this time/at the present | now/at present |
| time/at this writing | |
| check to cover | check for |
| due to the fact that | because |
| for the purpose of | for |
| forward | send |
| free of charge | free |
| in accordance with | according to |
| in advance of/prior to | before |
| in compliance with | as you requested |
| in the amount of | for |
| in the event that | if/in case |
| kindly | please |
| of recent date | recent |
| parly | person/a specific name |
| subsequent to | after/since |
| the writer/the undersigned | I/me |
| up to this writing | untill now |
A теперь прочитайте две версии одного письма и посмотрите, чем второй вариант выгодно отличается от первого.
Dear Mr Fergusson,
With reference to your order for Nashito camcoder we are in receipt of your check and are returning same.
I beg to inform you that, as a manufacturer, our company sells camcoders to dealers only. In compliance with our wholesale agreement we deem it best to refrain from direct business with private consumers.
For your information there are many retailers in your vicinity who carry Nashito camcoders. Attached pleased find a list of said dealers.
Hoping you understand.
Yours truly...
Первая ошибка этого варианта в том, что употребляются слова said, same, которых вообще нужно избегать, а вместо deem лучше писать Believe. А причастные обороты Looking forward to your early reply, Hoping to hear from you soon, Thanking you for your interest НЕЛЬЗЯ использовать при концовке письма. Пишите законченные предложения: We look forward to your early reply, I hope to hear from you soon, Thank you for your interest. Теперь почитаем откорректированный вариант.
Dear Mr Fergusson,
We have received your order for Nashito camcoder but unfortunately must return your check.
As a manufacturer we sell only to dealers with whom we have very explicit wholesale agreements.
Nevertheless we sincerely appreciate your interest in Nashito products. We are therefore enclosing a list of retailers in your community who carry a full line of our camcoders. Any of them will be happy to serve you.
Sincerely yours...
Второй пример и понятней и, в тоже время, вежливей. Написав We are sorry или I appreciate, вы создаете благоприятную деловую атмосферу письма. Никогда не обвиняйте своего клиента выражениями типа: your error / your failure. Если написать Because you have refused to pay your long overdue bill, your credit rating is in jeopardy, то это будет выглядеть слишком агрессивно. Вот более дипломатичный подход: Because the $435 balance on your account is now over sixty days past due, your credit rating is in jeopardy.
Для позитивной перспективы сотрудничества сохраняйте естественный тон письма. Даже если вы затрагиваете неприятные темы, будьте тактичны и вежливы. В каждом письме адресат должен видеть ваши добрые намерения так, чтобы даже бандиту с большой дороги было приятно вести с вами дела. Шутка.
Любое светское письмо станет теплее, если вы напишите обычное please или thank you... Вместо We have received your order можно написать Thank you for your recent order. Или вместо безличного Checking our records we have verified the error in your September bill вы лучше напишите Please accept our sincere apologies for the error in your September bill.