Второй пример более удачен еще и потому, что нет непосредственных претензий к тому, кто это письмо будет читать. Вежливость - наше оружие.
Ваше письмо должно быть, в первую очередь, ориентировано на клиента и как бы выражать его точку зрения. К примеру, Please accept our apologies for the delay является вежливой формой. Но We hope you not been seriously inconvenienced by the delay дает понять, что вы проявляете заботу и участие в делах вашего клиента.
Конечно, это не значит,что следует избегать местоимений I и We, но уж если вы их употребляете, то учтите следующее.
Пишите I, когда вы говорите от себя лично, a We, когда говорите от лица фирмы. НЕ УПОТРЕБЛЯЙТЕ имени фирмы, как и выражения our company, так же как и терминов, о которых говорилось уже выше - все это звучит несколько напыщенно. Это одно и тоже, если отправитель вместо "я" постоянно называет себя полным именем...
Внимательней и не слишком часто используйте имя адресата в своем письме. Если за этим не следить, то боюсь, что ваше письмо получится слишком снисходительным. Теперь сравните два варианта письма и попробуйте определить, что делает второй вариант более личным.
Вариант первый
Dear Ms Mitchell
Having conducted our standard credit investigation we have concluded that it would be unwise for us to grant you credit at this time.
We believe that the extant of your current obligations makes you a bad credit risk.
As you can understand it is in our best interest to grant charge accounts only to those customers with proven ability to pay.
Please accept our sincere regrets and feel to continue to shop at Allen's on a cash basis.
Sincerely Yours...
Вариант второй
Dear Miss Mitchell,
I am sorry to inform you that your application for an Allen's charge account has been turned down.
Our credit department believes that because of your current obligations additional credit might be difficult for you to handle at this time.
Your credit reputation is too valuable to be placed in jeopardy. We will be delighted of course to reconsider your application in the future should your financial responsibilities be redused.
Untill then we hope you will continue to shop at Allen's where EVERY customer is our prime concern.
Sincerely Yours...
ПОСТРОЕНИЕ ПИСЬМА
Хорошее деловое письмо должно быть хорошо построено. Что я имею в виду? Вам необходимо заранее спланировать все, что вы хотите сказать, отметить самое важное и на этом и закончить, потому как письмо должно быть предельно логичным и законченным.
Планируя письмо, набросайте черновой вариант главных вопросов. Перечислите все детали, которые вам важны. Затем спланируйте все так, чтобы письмо это выглядело логично и доступно.
Проверьте свой черновик: уместно ли все, что вы в нем написали? Ведь адресат должен получить именно необходимую информацию. Для большего, а также для эмоционального понимания фактов, причин и пояснений, необходимо воздействовать на клиента и некоторой дополнительной информацией. Грубо выражаясь, говорите все, что поможет вам получить для вас желательный ответ.
Но старайтесь не быть многословными. Вы должны чувствовать, когда закончить письмо. Если оно, на ваш взгляд, и получается уж очень кратким, не поддавайтесь искушению заполнить белое место вашего листа или дополнить предложения. Ошибкой также является и повторение одной и той же мысли, пусть она и кажется вам суперважной.
И если вы уже поблагодарили вашего адресата, то испортите логический строй письма, если в конце напишите: Thank you again. Хотя могут быть и исключения. Вот, к примеру, как вполне вежливо, тактично и, я бы даже сказал, обнадеживающе меня послали подальше в одной диснеевской компании, куда я, четверокурсник инъяза, в свое время (вот был нахал!) пытался влезть.
Dear Mr. Goldencov,
Thank you for sending us your resume regarding our employment opportunities here at the European Creative Center.
Unfortunately, your candidature does not correspond to any of our available positions. We will, however, keep your name on file for future reference.
Thank you again for your interest in our company, and best of luck to you in your job search.
Kindest regards,
Pamela Young
Office Coordinator
Подпись вполне разборчива
Здесь, как видим, thank you повторяется два раза и гармония как-то не страдает. Просто Памела Янг, в присущей ей вежливой манере, лишь подчеркивает то, что ей действительно было приятно, что на какой-то там французский филиал Дисней Компани обратил внимание аж советский (дело было в 1990 году) студент.
Приложение к письму и некой дополнительной самостоятельной информации может лишь ослабить главную мысль. Вот представьте, что вы получили письмо с давно просроченным сообщением, которое заканчивается: