Павел Безручко
Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц
Редактор В. Подобед
Руководитель проекта А. Деркач
Корректор С. Мозалёва
Компьютерная верстка М. Поташкин, К. Свищёв
Художник обложки М. Лобов
© Безручко П., 2013
© ООО «Альпина Паблишер», 2014
Все права защищены. Никакая часть электронной версии этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для частного и публичного использования без письменного разрешения владельца авторских прав.
© Электронная версия книги подготовлена компанией ЛитРес (www.litres.ru)
Выжимка книги
Вероятно, вы уже просмотрели оглавление. Если все то, что там упоминается, вам прекрасно известно, примите мои поздравления: по-видимому, вы в совершенстве владеете языком первых лиц или сами принадлежите к их числу. Моя книга вам не нужна.
Если после просмотра оглавления у вас остались вопросы вроде «Что имел в виду автор?» или «Как сделать то, что предложено в названии конкретной главы?», уделите десять минут прочтению выжимки книги. Возможно, этого окажется достаточно, – и тогда я порадуюсь за вас.
Если же выжимка показалась вам слишком концентрированной и потому непонятной или вас заинтересовали подробности, тогда прочтите всю книгу. Она поможет вам освоить тот язык, которым написана выжимка, – язык, позволяющий беречь свое и чужое время.
Введение
• Первые лица – это те люди, которые находятся на вершине организаций и принимают важные для вас решения.
• Они очень заняты. Поэтому самые распространенные способы общения с ними – короткие текстовые документы и электронные письма.
• В этой книге рассматриваются два основных вида документов для первых лиц: отчеты и предложения.
• Далеко не каждый из нас умеет излагать свои мысли так, как этого ждут первые лица: коротко и ясно, «без воды».
• От этого умения зависит не только решение конкретных рабочих вопросов, но и ваша карьера. Ваши инвестиции сил и времени в развитие этого умения обязательно окупятся.
• В основе книги лежит практический опыт автора в роли консультанта, работающего с первыми лицами, и в роли первого лица – генерального директора компании «ЭКОПСИ Консалтинг».
Часть 1. Каковы особенности первых лиц, обусловленные их ролью?
Первые лица мыслят масштабно
• В фокусе внимания первых лиц, как правило, находятся крупные вопросы: стратегические и персонально значимые цели; удовлетворенность заинтересованных групп; межфункциональная координация; возможности для прорывного развития организации; стратегические риски и другие «большие темы».
• Не следует загружать первых лиц мелкими вопросами, которые можно легко решить без их участия.
• Если мелкий вопрос нельзя решить без вовлечения первого лица, необходимо быть особенно кратким и заранее проработать вопрос до такой степени, чтобы решение можно было принять моментально.
Первые лица нацелены на результат и не хотят ждать
• Для большинства первых лиц результат важнее процесса.
• На языке первых лиц результат описывается в терминах достижения, а не выполнения. Результат – это эффект.
• Первые лица нетерпеливы. Они хотят получить результат незамедлительно.
• Не следует давать невыполнимые обещания лишь потому, что их хочет услышать нетерпеливый адресат. Указывать напряженные, но все же реалистичные сроки трудно, но необходимо.
Первые лица прагматичны
• Первые лица думают не только о стратегии, но и о ее реалистичности и исполнении. Большинству из них приходится мыслить глобально, а действовать локально.
• Они всегда хотят знать цену вопроса и размер отдачи от предложенного решения. Их интересуют также механизмы, сроки и вероятность получения отдачи и источники необходимых ресурсов.
Первые лица критичны
• Первые лица знают, что ситуация никогда не развивается точно по плану и что ошибки неизбежны.
• Они знают, что многие авторы предложений и отчетов не видят ясной картины реальности или намеренно искажают ее.
• Они не склонны доверять чужим суждениям, не основанным на фактах. Они верят цифрам и фактам только после проверки.
• Они «включают скептика» еще и потому, что хотят проверить автора – понять, в какой мере он заслуживает доверия.
• Они по-разному относятся к информации в зависимости от уровня доверия к автору документа.