Милые подруги, поскольку мне приходилось многократно быть внутри этого интереснейшего процесса, хочу поделиться с вами своим опытом.
Хорошо тем, кто умеет импровизировать. Остальным я бы посоветовала к переговорам подготовиться и заранее написать, хотя бы для самой себя, вопросы. Хорошо разработанный вопросник сложных переговоров должен иметь вид подробного оглавления книги. Самые опытные и предусмотрительные готовят некоторый конспект каждого вопроса, подлежащего обсуждению. Такой конспект может включать в себя перечень ключевых слов, предложений или абзацев — для уверенности, что основная мысль не будет упущена. В связи с этим переговоры лучше начинать с общих вопросов, а более конкретные задать в конце, когда человек разговорится. Ну и конечно, если вы не зануда, то всегда сможете уйти вместе с собеседником по веточке мысли и не будете считать это преступлением.
В подготовку к проведению переговоров входит довольно важный момент — сбор сведений о том человеке, с кем вы собираетесь встретиться. Я не имею в виду сведения, добываемые специальными фирмами — такую информацию вам будет собрать затруднительно, да и ненужно. Однако знать хоть что-то о вашем будущем собеседнике желательно, это поможет установлению доброжелательного контакта и повысит качество переговоров. Даже если от них и не зависит миллионная сделка, если, скажем, это человек, о ком вы будете писать статью или партнер-поставщик вашей фирмы — сведения о нем помогут вам лучше ориентироваться в разговоре и профессиональной деятельности собеседника.
Перед встречей с послом Великобритании я узнала у знакомых журналистов, что он увлекается регби и всячески поддерживает этот вид спорта в нашей стране. Эта информация стала волшебным ключиком, отомкнувшим уста дипломата, и мы по-дружески обсудили все животрепещущие вопросы.
Перед встречей с директором издательского концерна (мы должны были обсуждать совместные проекты) я не поленилась купить и прочитать написанную им книгу. На переговорах я «сломала лед» тем, что процитировала пару избранных мест из нее. Кроме того, книга дала мне представление, что этот человек любит и чего не любит, о его вкусах. Такая информация позволила мне обходить «острые углы» в разговоре.
Перед встречей с известным композитором я прочитала все публикации о нем и выяснила, что он раздражается, когда задают вопросы, на которые он уже отвечал. Я подготовила совершенно другие вопросы, и наша встреча прошла так замечательно, что он даже не поехал на запланированные встречи и не хотел меня отпускать.
Перед встречей с талантливой женщиной, модным в нашей стране кутюрье и создателем своеобычной торговой марки я, естественно, не только выяснила все о присущих ей тенденциях и излюбленных материалах, чтобы поддержать разговор. Я еще узнала, что встречаться лучше с ней и ее мужем — полноправным партнером и помощником. На самой встрече я удивила их тем, что перечислила все награды и регалии, присужденные модельеру в последние годы. С тех пор я регулярно получаю приглашения от них на все демонстрации мод.
Как же добывать эти сведения? По-разному. Когда в библиотеке, просматривая общедоступные источники, когда в интернете (собственно, интернет и есть огромная библиотека). Можно мимоходом опросить о привычках и слабостях, об «особинках» будущего собеседника как его друзей, так и недругов, а также родственников, знакомых, сослуживцев или бывших сослуживцев. Если не делать этого «в лоб», то многие люди охотно идут на разговор о знакомых, с удовольствием судачат и «перемывают косточки». Правда, лично мой опыт говорит, что быстрее и легче всего пользоваться всемирной Сетью. Учтите, готовиться к разговору нужно еще и потому, что все мы, дорогие бизнес-леди, люди занятые и с такими же людьми имеем дело. А согласитесь, ничто так не раздражает занятого человека, как разговор с неподготовленным собеседником. Кстати, целесообразно и этого самого собеседника познакомить с собой и сообщить немного о себе.
Чтобы закончить с темой подготовки, хочу сказать вот что. Своей осведомленностью о собеседнике не нужно хвастать, не нужно стараться ею произвести впечатление — это распространенная ошибка недалеких и недальновидных людей, демонстрирующая лишь их некомпетентность. Реальная польза от предварительной подготовки заключается в том, что вы будете лучше ориентироваться в высказываниях собеседника, правильнее их понимать, задавать более компетентные вопросы. Последнее как раз и будет свидетельством для него, что вы разбираетесь в предмете беседы.