Структуризация превращает информацию в знания. Знания порождают планы. На основе планов вы строите свою речь.
Как структурировать выступление
Рекомендуем структурировать выступление согласно блок-схеме, приведенной ниже (рис. 1.3).
В приложении 1 дана развернутая структура коммерческой презентации, рассчитанной на 10–30 минут. Приведенная структура была отработана в ходе многочисленных тренингов для бизнес-структур.
В приложении 2 показана возможная структура и даны рекомендации по проведению короткой презентации (Elevator Speеch), которая может оказаться весьма полезной на выставках, круглых столах, а также при проведении коммерческих переговоров.
Рис. 1.3. Структура выступления
Как видно из блок-схемы, выступление делится на три части: вступление, основная часть и заключение. Такое деление знакомо нам со школьной скамьи, когда нас учили писать сочинения.
Совокупность структур
Таким образом, ваше выступление состоит из нескольких структурных уровней.
Первый – общая композиция. Включает вступление, основную часть и заключение.
Второй – это три модуля, составляющие основную часть.
Третий – содержание каждого из трех модулей.
Структура презентации напоминает матрешку: внутри каждого основного элемента (вступление, основная часть, заключение) есть свои подструктуры.
Визуализация файловой структуры помогает выстраивать речь непосредственно в ходе выступления. Ниже приведен отрывок, который иллюстрирует один из вариантов работы механизма визуализации.
Все рекламные мелодии, которые вы слышали, звучат в вашей голове. У вас внутри есть магнитофон. Именно из-за него вы без конца прокручиваете всякую чушь, которую вовсе не хотите слышать… Вот что сказал Лесли Лакрон тому человеку: «Я хочу, чтобы ты отправился в комнату управления, которая находится в твоем сознании. Открывай дверь и входи. Отыщи выключатель, на котором написано “боль”. Нажми на него и выруби». Потом этот человек пошел и вырвал зуб. Как только он вышел, я спросил у Лесли: «А какие там еще есть кнопки и рычаги?»
Из конспекта семинаров Ричарда Бендлера
Держа структуру в уме, вы сможете мысленно обращаться к нужному ее компоненту. Хорошая структура придаст вам уверенности. Важно правильно структурировать выступление, поделив его на понятные и логичные для слушателей части. Чтобы они понимали, как эти части связаны, нужно использовать специальные фразы-переходы. Более подробно мы поговорим об этом в главе 2.
Хорошо подготовленная структура презентации, подобно пружине, разворачивает вашу речь во времени, помогая извлекать из глубин сознания нужные фразы.
Структурируйте свое выступление вокруг цифры 3 или близкой к ней.
Структурируя презентацию, вы упорядочиваете свои мысли. А упорядочивая свои мысли, вы делаете понятными их для слушателей.
У вас в голове находится мусорный ящик; вы туда накидали что попало. Но в нем много ценных вещей, которые можно использовать. Нет необходимости накапливать больше: все уже есть. Чего не хватает, так это понимания. Его место пустует.
Г. И. Гурджиев. Беседы с учениками
В английском языке есть выражение: Garbage in – Garbage out. Применительно к презентации это означает: «Мусор в голове порождает мусор в речи».
Баланс времени между элементами структуры
Чтобы спланировать продолжительность отдельных частей выступления, необходимо определить баланс времени между ними. Как правило, вступление и заключение в сумме занимают не больше трети всего времени выступления. Но именно они создают до 80 % общего впечатления от выступления. Это связано с особенностями работы памяти человека. Опытные ораторы уделяют им особое внимание.
Длительность основной части – 2/3 общего времени выступления. Оставшиеся 30 % делятся между вступлением, заключением и ответами на вопросы.
Если время для ответов на вопросы выделяется специально (например, презентации инвестиционных проектов), то их длительность может быть сопоставима с длительностью основной части.
Предположим, что вам отвели на презентацию 30 минут. Две трети этого времени (20 минут) считайте длительностью основной части. Оставшиеся 10 минут делятся между вступлением, заключением и ответами на вопросы.