Одна страница текста (формат – А4, шрифт – 12, интервал – 1,5) соответствует 2 минутам выступления, если говорить со скоростью 120–150 слов в минуту.
Если на ваше выступление отведено 10 минут, подготовленный текст не должен превышать пять-шесть страниц. Если вы подготовите 15 страниц, то либо не уложитесь в регламент, либо придется говорить так быстро, что вас будет сложно понять. Затягивая свое выступление, вы нарушаете планы слушателей (и других выступающих).
Если вам отведено 20 минут, завершите выступление через 19.
Как построить вступительную и заключительную части
Благодаря «эффекту края» вероятность запоминания первых и последних фраз вашей презентации значительно выше, чем остальных частей. Поэтому к подготовке вступления и заключения следует подходить наиболее тщательно.
ЧАСТАЯ ОШИБКА! Обычно выступающие тщательно готовят основную часть, а вступлением и заключением пренебрегают, полагая, что здесь и так все ясно.
Помните, как начинаются русские народные сказки? «Жили-были…» Этой фразой рассказчик вводил слушателей в мир своего повествования. Что-то подобное нужно сделать вам в первой части выступления.
Во вступлении рекомендуется:
1. Поприветствовать аудиторию.
2. Представить себя и компанию.
3. Связать тему выступления с выгодами для слушателей.
4. Объяснить структуру выступления.
5. Объявить регламент.
Форма приветствия зависит от особенностей аудитории. Сначала должна идти формальная часть приветствия, соответствующая принципам бизнес-этикета, а за ней, смотря по обстоятельствам, можно добавлять нечто менее формальное.
В конце приложения 1 дана структура представления на круглом столе. Ее вполне можно добавить в вашу вступительную часть.
Бизнес-консультант Малколм Кушнер сравнивает проведение презентации с полетом самолета. Как в полете наиболее опасны и трудны взлет и посадка, так в презентации самые важные и опасные – вступление и заключение. Первые фразы произносите уверенно и не спеша. Как и начало кассового фильма, вступление должно захватить внимание и создать ожидание.
Стратегия начала фильма в течение первых 20–30 минут – это движение сюжета к вспышке интереса. Все в фильме движется к этой цели. Профессионалы называют ее «инсайтинг инцидент» (в дословном переводе – инициирующий случай или побуждающее происшествие). Он как бы устанавливает точное направление развития интереса к фильму на весь оставшийся срок до конца. Он также возбуждает интерес зрителей, их желание разобраться и узнать, что будет дальше, как оно повернется и чем завершится?
Александр Митта. Кино между адом и раем
Главная задача вступления – создать у слушателей вспышку интереса. Поэтому не забывайте в начале выступления упомянуть о выгоде, которую прямо или косвенно получат слушатели. Аудитория прежде всего должна узнать вескую причину – зачем тратить свое время. Слушатели имеют право знать продолжительность и регламент вашего выступления.
Во вступлении вам надо ответить на немые вопросы слушателей.
Сколько времени это займет?
Зачем нужна эта тема?
Почему именно вас стоит выслушать по этой теме?
Когда перерыв?
Возможная цена плохого начала выступления – потеря внимания слушателей и их интереса. Как следствие, вы теряете свою репутацию и доверие слушателей.
Не суетитесь в начале
Не рекомендуется готовить заметки, двигать столы, пробовать слайды, приводить себя в порядок перед началом выступления на глазах у слушателей. Все это должно быть сделано, пока зал пуст. Лучше всего появиться в момент начала выступления. Первые фразы нужно произносить уверенно и не спеша, желательно без использования шпаргалок.
Связка с другими выступлениями
Если ваше выступление идет в цепочке других, возможно, стоит зацепиться за то, что уже запало в душу аудитории. Например, можно процитировать яркие фрагменты из речи предыдущих ораторов. Этот прием часто называют «здесь и сейчас». Он облегчает начало вашего выступления и создает ощущение импровизации на ходу.
Слушателям должно быть понятно, когда ваша вступительная часть закончена. Обозначьте этот момент фразой: «А сейчас я перейду к основной части» или любой другой, близкой по смыслу. Так вы структурируете восприятие слушателей и делаете свою речь более понятной.