Да-да, я уже слышу следующие вопросы. А если аудитория не склонна соглашаться? А если ваши рекомендации — это не то, что они хотели услышать? А если они настроены враждебно? А если вы стоите перед людьми, которые привыкли к выстраиванию аргументов по схеме «факты — выводы — рекомендации»? Один из возможных ответов — не оставляйте все выводы на потом, а озвучивайте их поэтапно, в конце каждого раздела, примерно так:
ЦЕЛЬ: Определить, должен ли J J. Ltd. попытаться использовать возможности, предлагаемые рынком США
ВВОДНЫЕ ТЕМЫ:
1. Сила экономики
2. Потенциальная прибыльность
3. Возможности выхода на рынок
ТЕМА 1: Сила экономики
Доказательства:
1. Наибольшая доля мирового ВНП
2. Наибольший объем внешней торговли
3. Ожидаемое увеличение иностранных инвестиций
ВЫВОД 1: США — ведущая мировая экономика
ТЕМА 2: Потенциальная прибыльность
Доказательства:
4. Жесткий контроль над издержками
5. Устойчивая конкурентная позиция
6. Прочее
ВЫВОД 2: Доход на инвестиции в США очень привлекателен
ТЕМА 3: Возможности выхода на рынок
Доказательства:
7. Рынки фрагментированы
8. Высокая эластичность спроса
ВЫВОД 3: Барьеры для входа можно преодолеть
Резюме ВЫВОДОВ:
1. США — ведущая мировая экономика
2. Доход на инвестиции в США очень привлекателен
3. Барьеры для входа можно преодолеть
РЕКОМЕНДАЦИЯ: Выходить на рынок!
В некоторых ситуациях подобная схема может быть оправдана; тем не менее, я полагаю, что в 90 % случаев вам нужно начинать с рекомендаций или, по крайней мере, с выводов. Если вы по-прежнему не уверены в таком подходе и предвидите негативную реакцию слушателей, можете оставить свои выводы и рекомендации на самый конец, но в большинстве случаев это не лучший способ. Даже когда вы знаете, что слушатели будут сопротивляться, я бы рекомендовал во вступительном слове сказать что-то вроде:
«Доброе утро! Мы готовы представить рекомендации, которые вам, скорее всего, придутся не по душе. Мы хотим, чтобы вы знали: наша команда потратила много времени на решение проблемы. Мы изучили все возможности и потратили не один час на обсуждение аргументов за и против. Мы бы не предлагали вам этого решения, если бы не были в нем абсолютно уверены. Мы рекомендуем вам попытаться воспользоваться возможностями для роста на рынке США. Оставшееся время мы посвятим объяснению, почему мы выдвигаем именно такие рекомендации».
Другими словами, дайте слушателям понять, что предвидели их реакцию и понимаете их чувства. Поставьте себя на их место и решите, как бы вы себя чувствовали, услышав это вступительное слово.
Выводы и рекомендации с самого начала? В середине? В конце? Ответ зависит от того, как вы оценили ситуацию и насколько восприимчива аудитория. Как только вы сделали выбор, вы готовы к тому, чтобы написать вступление и заключение для вашей презентации.
Напишите вступление
Вспомните свой последний полет на самолете. Что вы делаете в первые минуты полета, когда стюардессы объясняют меры безопасности на борту? Я в это время закрываю глаза, отвлекаюсь от происходящего и засыпаю.
Так и со многими презентациями: когда я слышу вступление, меня клонит в сон.
А теперь представьте, что случилось бы, если бы стюардесса объявила:
Дамы и господа, если вы посмотрите в правый иллюминатор, то увидите, что четвертый двигатель загорелся!
Вы немедленно сосредоточитесь на словах стюардессы. И весьма вероятно, вы проигнорируете любого пассажира, который попытается помешать вам получить ответы на интересующие вас вопросы.
Для этого и нужны вступления: они должны разжечь интерес, энтузиазм и желание узнать, что будет дальше.
Я оставляю на ваше усмотрение то, как вы будете разжигать этот интерес. Что же касается вводных слов, я предлагаю использовать формулу ЦВО:
Цель. Зачем вы делаете эту презентацию? Зачем мы здесь? Что определит успех этой презентации?
Важность. Почему так важно достичь этой цели сегодня? Как презентация поможет решить проблемы, с которыми мы столкнулись? Почему это так срочно?