Примечание для тех, кто присутствует на репетиции
Когда я прошу вас присутствовать на репетиции, я настоятельно призываю помнить, что презентация состоится завтра и сейчас не время для того, чтобы подрывать мою уверенность в себе; мне не хватает эмоциональной поддержки. Я прошу вас:
• Быть чуткими. Дайте мне возможность «разогреться» перед тем, как наносить замечаниями удары по моей уверенности; скажите, что я делаю хорошо, прежде чем говорить, что я делаю плохо; используйте формулировки с местоимением «я» — «Я не понял, в чем смысл этой диаграммы» или «Я бы запутался, если бы сидел в аудитории», вместо «Вы ведь не будете использовать эту диаграмму?» Да уж!
• Быть конструктивными. Не обозначайте проблему, не предлагая решения. Помогите мне выработать решения обозначенных вами проблем.
• Быть объективными. Мне жаль, что вам не нравится цвет фона моих слайдов. Однако он не повлияет ни на смысл моего сообщения, ни на аудиторию, поэтому пусть таким и останется. Пожалуйста, пусть ваши комментарии всегда будут по делу и понятно сформулированы.
• Быть реалистичными. Предлагать изменения — все равно что есть чипсы: одного обычно кажется мало. Всегда есть возможность улучшить презентацию, но выступление уже завтра, и я хочу хорошо выспаться накануне, поэтому, пожалуйста, помогите мне сконцентрироваться только на тех изменениях, которые мы можем осуществить.
Спасибо. Теперь пора отправиться на место презентации и посмотреть, что необходимо сделать для подготовки и установки оборудования.
Подготовка помещения и установка оборудования
По собственному горькому опыту могу сказать одно: когда дело доходит до подготовки помещения, мой вам совет — приезжайте на место по крайней мере за 40 минут до начала презентации и возьмите все в свои руки. Нужно помнить: если какая-то неприятность может случиться, она обязательно случится, и вы потеряете уверенность в себе, над которой так долго работали. Чем сложнее оборудование, тем больше вероятность сбоя в работе. Вот лишь некоторые примеры проблемных ситуаций и моих методов их решения.
ПРОБЛЕМА. Панель выключателей так сложна, что ей может управлять только ученый-ракетчик… да и найти ее не так-то просто. Что с системой кондиционирования? Что с оконными шторами?
КАК ПОСТУПАЮ Я. Я запоминаю, где находится панель выключателей, и, проверив соответствие выключателей светильникам, решаю, какие светильники выключить, какие оставить включенными, а у каких уменьшить яркость. Я обязательно выключаю свет над экраном.
Я спрашиваю, что необходимо сделать, или кому надо позвонить, чтобы повысить или понизить температуру, если возникает необходимость создать в комнате комфортный температурный режим.
Я пробую, как работают оконные жалюзи, проверяя, какие из них можно опустить, так чтобы солнечный свет не стер изображение с экрана и не отвлек внимание участников от того, что происходит в комнате.
ПРОБЛЕМА. Я заметил, что зачастую столы расставлены неудачно.
КАК ПОСТУПАЮ Я. Я превращаю U-образную конфигурацию расстановки столов в V-образную, освобождая пространство в передней части комнаты.
Я расставляю столы «елочкой» вдоль центрального прохода.
Я стараюсь сделать центральный проход достаточно широким, чтобы зрители не загораживали друг другу экран.
Я отодвигаю в сторону лишние стулья.
ПРОБЛЕМА. Микрофон обычно устанавливают на трибуне, что ограничивает свободу передвижений, а вам необходимо подходить к экрану, чтобы указывать на важные элементы диаграмм.
КАК ПОСТУПАЮ Я. Чтобы не стать пленником трибуны, я прошу прикрепить мне маленький микрофон к лацкану или выдать мне беспроводной микрофон. Я редко использую трибуну; она всегда слишком высока и создает физический и психологический барьер между мной и аудиторией. Даже когда использую трибуну для того, чтобы положить на нее мои заметки, я всегда начинаю презентацию в стороне от трибуны так, чтобы публика видела меня в полный рост, а не только мою лысину. (Важная мера предосторожности при использовании беспроводных микрофонов: убедитесь, что выключили его, когда не обращаетесь к публике… А ТАКЖЕ когда идете в туалет.)
ПРОБЛЕМА. Я заметил: оверхед-проектор неизменно устанавливают на столе конференц-зала так, что сидящие за ним вынуждены проделывать акробатические фигуры, чтобы увидеть изображение на экране. Кроме того, в фокусе внимания оказывается проектор, а не докладчик.