Слушатель имеет право на честность, если вы не можете ответить на его вопросы.
Слушатель имеет право (которым, надо признать, мало кто пользуется) «проголосовать ногами» и уйти с плохо подготовленной презентации.
О ВРЕМЕНИ
Слушатель имеет право знать заранее, сколько времени будет продолжаться презентация.
Слушатель имеет право на пунктуальность: презентация должна вовремя начаться и закончиться, чтобы не нарушать его плотный график.
Слушатель имеет право на небольшие перерывы во время презентации, и не только в силу биологических потребностей.
О СОДЕРЖАНИИ
Слушатель имеет право знать тему и план презентации.
Слушатель имеет право знать, какие решения стоят на повестке дня, на чем основана ваша позиция и какие факты ее подтверждают.
Слушатель имеет право узнать важную информацию вначале. Неожиданные концовки оставьте художественной литературе.
О СЛАЙДАХ
Слушатель имеет право требовать качественного изображения на слайдах, чтобы, не прибегая к использованию театрального бинокля, иметь возможность прочитать любое слово на любом слайде.
Слушатель имеет право получить объяснение сложных диаграмм и графиков.
О ГИБКОСТИ
Слушатель имеет право остановить презентацию для обсуждения, чтобы помочь группе достигнуть общего понимания.
Слушатель имеет право в любой момент задавать вопросы и своевременно получать ответы на них, вместо того, чтобы довольствоваться фразой «об этом будет рассказано далее».
О ПОВЕДЕНИИ ДОКЛАДЧИКА
Слушатель имеет право на возможность слышать вас из самого дальнего конца зала.
Слушатель имеет право на то, чтобы его не отвлекали от сути презентации бурной жестикуляцией.
Слушатель имеет право видеть ваше лицо, а не затылок. Не обращайте лицо к экрану в надежде, что ваша основная идея ударится об экран и рикошетом отскочит в аудиторию.
Слушатель имеет право на ваше чувство юмора, если оно помогает доказать какой-то тезис, снять напряжение или достичь взаимопонимания.
О КОНЦОВКАХ
Слушатель имеет право получить четкое представление об итогах презентации: о достигнутых договоренностях и о том, что будет происходить дальше.
Слушатель имеет право рассчитывать на значимость и результативность презентации, адекватные потраченному времени.
Что нужно знать о ситуации
Наиболее четкое и глубокое определение бизнес-презентации — в отличие от лекции, тренинга или торжественной речи, — предложил мой друг, сэр Энтони Джей: «Презентация — это упражнение в убеждении»[1]. Ведь вы хотите:
Убедить городской совет разместить свалку отходов у них на заднем дворе.
Убедить основателя компании закрыть два завода.
Убедить руководителей бизнес-единиц сократить расходы на 40 %.
И до сегодняшнего дня вы постоянно работали именно над этим: изучали, обобщали и анализировали, чтобы дать вашей аудитории обоснованные рекомендации.
А сейчас, пожалуйста, сделайте одолжение и уберите все это в сторону — тома данных, электронные таблицы, диаграммы и записи интервью. Возьмите чашку своего любимого напитка, чистый лист бумаги и в течение 15 минут обдумайте и опишите ситуацию, с которой вам придется столкнуться. Спросите себя, в чем особенности этой презентации, что отличает ее от той, которую вы проводили на прошлой неделе, или той, что вам предстоит на следующей. Я обещаю, это упражнение поможет вам достичь ожидаемых от презентации результатов. Возможно, вы придете к выводу, что вам вообще не надо с ней выступать. И это прекрасно, если вы найдете лучший способ убеждения.
А вот и вопросы, на которые вам надо ответить:
Зачем вы делаете эту презентацию?
Кого вы хотите убедить?
Сколько времени у вас будет на выступление?
Какое техническое средство лучше всего использовать?
Давайте обсудим каждый вопрос более подробно.
Зачем вы делаете эту презентацию?
Конечно, существует масса более приятных способов потратить свое время, чем подготовка презентации. Если бы я попросил вас назвать пять ваших любимых занятий, попало бы в их число проведение презентаций? Сомневаюсь.
А теперь — откровение. Большинству людей нравится сидеть на презентациях еще меньше, чем вам — выступать. И это не шутка. Приглашенные пойдут на все, чтобы не присутствовать на вашей презентации: обман, оправдания, ложные звонки на пейджер. Они даже могут попросить своего секретаря зайти в аудиторию через 10 минут после начала презентации с пустым листом бумаги, а сами сделают вид, что решают, оставаться им или нет.