«В верхней части матрицы обозначены шесть конкурентов. Сбоку приведены четыре критерия».
2. Объясните, что и как вы выделяли.
«Обратите внимание на три цвета. Желтый обозначает…»
«Сплошная линия означает… в то время как пунктирная линия представляет…»
3. Объясните идею диаграммы.
«Обратите внимание на тенденцию, которая выражена диагональной линией из нижнего левого угла в верхний правый».
«Обратите внимание: у вашего конкурента график ровный, а график вашей компании демонстрирует колебания».
4. Отметьте, к каким выводам можно прийти на основе данного слайда.
«Таким образом, нам необходимо мотивировать торговых агентов, чтобы они обдумали способы повышения прибыльности».
«Следовательно, рынок высоких технологий является достаточно привлекательным».
5. Сделайте логический переход к следующему слайду.
«Мы увидели, что у рынка высоких технологий есть множество благоприятных аспектов. Теперь посмотрим, чего нам следует опасаться».
Учитывая все те детали, о которых нужно помнить во время выступления, вы, возможно, были бы рады, если бы сменой слайдов занимался кто-то другой. Увы, я настаиваю, чтобы вы делали это самостоятельно. Никто другой не знает, когда именно следует сменить слайд, чтобы логический переход от слайда к слайду был плавным. Кроме того, иногда может потребоваться модифицировать первоначальный план смены слайдов, чтобы подчеркнуть какую-то идею или сократить ее изложение. В этих ситуациях вам пришлось бы думать о том, как подать сигнал человеку, меняющему слайды, что отвлекало бы от плавного хода презентации.
Когда у вас нет выбора — например, на крупной отраслевой конференции, где аудио- и видеооборудованием управляют техники, — я рекомендую соответствующим образом обработать текст презентации и дать технику его экземпляр. (В предыдущей главе я приводил пример размеченного нужным образом текста.) Кстати, это потребует дополнительной репетиции.
Мультимедийные и оверхед-проекторы стоит время от времени выключать. Я не предлагаю выключать проектор после каждого слайда — это будет отвлекать, — однако рекомендую делать это во время длинных переходов от слайда к слайду, подведения итогов, смены докладчиков или при ответе на вопросы, которые не имеют отношения к изображению на экране. Это еще один способ поддерживать столь важный для деловых презентаций зрительный контакт с аудиторией. (Учтите, что не следует выключать проектор в большом помещении, где погашен свет. Для затемненной комнаты нужно подготовить непрерывную серию слайдов, включая те, которые будут демонстрироваться во время длинных логических переходов. Например, можно повторять слайд с планом презентации, где будет выделен тот пункт, о котором в данный момент говорится.)
Я понимаю, что даю вам очень много материала для размышлений. Не утверждаю, что это просто, но обещаю: после некоторой практики и репетиций вы станете следовать этим рекомендациям настолько естественно, что вам не придется думать о них во время презентации, и вы сможете сконцентрировать внимание на содержании доклада.
Учитесь отвечать на вопросы
Для большинства докладчиков главным источником беспокойства является страх перед вопросами — хуже того, страх не суметь ответить на вопрос. Этот страх проявляется в нескольких видах защитной тактики.
ОТЛОЖИТЬ НА ПОТОМ. Мы говорим: «Дамы и господа, пожалуйста, оставьте вопросы до конца презентации».
Мы знаем, что никогда не дойдем до конца, поэтому о вопросах можно забыть.
КОНТРОЛИРОВАТЬ. Когда кто-то задает вопрос, мы говорим: «Я вернусь к этому позже» или «Я скажу об этом через несколько минут». Этими фразами мы фактически сообщаем следующее: «Пожалуйста, прекратите перебивать меня; я отвечу на ваш вопрос, как только буду уверен, что у меня есть ответ».
В сущности, мы говорим слушателям: наши слова важнее их желания понять, о чем идет речь. (Джуди знает президента одной компании, который вышел из комнаты, когда его вопрос отложили подобным образом. Он сказал докладчику, что подождет в своем кабинете звонка с сообщением о наступлении этого «позже».)
ИЗБЕГАТЬ. Мы отворачиваемся от аудитории и читаем то, что написано на экране. (Этот прием особенно часто используется тогда, когда докладчик мало репетировал.)
Без зрительного контакта нам не надо признавать наличие каких-либо вопросов.