Учтите, в этом нет ничего личного. Это просто означает, что в их системе ценностей присутствие на презентации — любой презентации, — находится на ступень ниже, чем выступление с презентацией. Я, например, ценю презентации намного ниже, чем следующие занятия: 1) держаться за руки с Джуди, 2) играть в теннис, 3) кататься на велосипеде, 4) ходить в букинистические магазины или 5) посещать массажиста.
Поэтому, пожалуйста, выдвиньте людям веский аргумент для присутствия на этой презентации. Дайте им почувствовать, что их присутствие необходимо для успеха вашего проекта, что вы ничего не сможете сделать без их согласия. Если они не одобрят дальнейшие действия, вы не сможете двигаться дальше. Вам нужны их проницательность, их положение в организации, их опыт, — иначе вы погибли.
Поэтому вам надо сформулировать свою цель, а лучший способ это сделать — написать одним предложением, каких действий или выводов вы хотите добиться от слушателей в результате вашей презентации. Здесь есть некоторые нюансы:
1. Цель должна быть выражена одним предложением. Если у вас не получается выразить мысль в одном предложении, значит, ваша цель неясна и в презентации может возникнуть путаница с несколькими целями.
2. Цель должна быть реалистичной. К примеру, просить слушателей немедленно одобрить решение о выделении миллионов долларов на разработку новой продукции нереалистично. Для убеждения тех, кто принимает решения, одной презентации будет недостаточно.
Однажды мне довелось работать с парой предпринимателей, которым надо было подготовить презентацию для руководителей инвестиционного банка. Я попросил каждого из них сформулировать цель презентации. Первый написал: «Я хочу произвести впечатление на аудиторию». «Нет ничего проще, — ответил я. — Отправь им билеты на самое зажигательное шоу в городе. Это их точно впечатлит». Второй был более конкретен: «Я хочу, чтобы слушатели вложили деньги в разработку нового продукта». Это уже было лучше. Предложив ему однодолларовую банкноту, я спросил, достиг ли он своей цели. «Конечно, нет! Мне нужно полтора миллиона долларов», — ответил он. Конечно-конечно! Потри лампу Аладдина! Более реалистичным было бы убедить инвестировать 250 тысяч долларов для тестирования идеи на рынке, а затем провести вторую презентацию для одобрения дополнительных расходов.
3. Цель презентации должна вызвать действие. Нужно ответить на вопрос: «Что должны СДЕЛАТЬ слушатели?»
Рассказать, насколько вы продвинулись в своей работе к настоящему моменту, — неудачная цель. Будете ли вы удовлетворены, если в конце презентации услышите от присутствующих: «Спасибо! Сейчас мы знаем, на какой стадии работы вы находитесь»? Вы, очевидно, хотите, чтобы слушатели сделали что-то с помощью представленной вами информации или в связи с ней, или одобрили переход к следующей стадии вашей работы.
Если вы считаете, что цель — проинформировать аудиторию о чем-то или заставить ее что-то понять — этого тоже недостаточно; любая презентация преследует такие цели. Суть в том, что слушатели должны сделать с вашей информацией. Будьте конкретны. К примеру:
Вы хотите, чтобы городской совет подписал постановление, разрешающее размещение свалки отходов в данном месте.
Вы хотите, чтобы основатель компании одобрил стратегию, направленную на закрытие двух заводов.
Вы хотите, чтобы руководители бизнес-единиц начали программу сокращения издержек.
Четко сформулированная цель имеет огромную ценность.
Она поможет определить, нужно ли вам делать презентацию. Вы можете потратить свое время на что-то еще, а нам-то уж точно не хочется сидеть на презентации. Поэтому обдумайте свою цель как следует. Если ее можно достичь, просто позвонив по телефону или написав короткую служебную записку, не делайте презентацию. Перед тем, как начинать подготовку презентации, убедитесь, что это лучший способ достижения вашей цели — то есть вам действительно нужно рассказать о своих идеях всем слушателям одновременно, и при этом вы сможете ответить на все их вопросы и дадите им возможность обменяться мнениями и придти к согласию относительно дальнейших действий. Короче говоря, четко сформулированная цель поможет вам выработать коммуникационную стратегию.