Еще пример: рассмотрим отправку какого-либо документа по корпоративной электронной сети. Факт отправки документа сотрудником можно описать событием «Документ отправлен по e-mail». Однако сотрудник, которому отправлен данный документ, может его получить не сразу или вообще не получить (сбой сети, случайное удаление и т. п.). Значит, инициировать процесс второго сотрудника будет событие «Получен документ по e-mail». Очевидно, что это два разных события. В данном случае можно:
• использовать две разные формулировки событий, как было показано выше;
• рассматривать передачу документа по электронной сети в качестве самостоятельного, но автоматически выполняемого процесса, имеющего своего владельца и т. п.[12]
Мы рассмотрели первую значительную группу событий, которые идентифицируются при проведении анализа движения ресурсов (как материальных, так и информационных). Вторая группа – это события, связанные с достижением некоторого времени по абсолютной или относительной хронологической шкале. Например, событие «Наступило 8 Марта» указывает на календарную дату, то есть привязано к календарной дате (абсолютная шкала[13]). Событие «Прошло два рабочих дня после поступления заказа» указывает на наступление некоторого времени по относительной шкале, измеряемой в днях (начало шкалы приходится на момент поступления заказа). В зависимости от процесса масштаб временно́й шкалы различен: месяцы, дни, часы и даже минуты.
Итак, для четкого определения границ процесса необходимо:
• определить, какие ресурсы движутся внутрь и вовне процесса (входы и выходы);
• определить инициирующие и завершающие события;
• согласовать требования к входам/выходам и формулировки инициирующих/завершающих событий с владельцами соответствующих процессов-поставщиков и процессов-потребителей.
1.2.3. Спецификации на входы и выходы процесса
Требования к ресурсам, пересекающим границы процессов, могут быть зафиксированы в различных документах, например в спецификациях на входы и выходы процесса. Эти спецификации могут быть выполнены в виде отдельных документов или входить в состав регламентирующих документов по процессам.
Спецификации могут детально описывать требования, которым должны удовлетворять:
• документация;
• сырье, вспомогательные и упаковочные материалы;
• полуфабрикаты;
• готовые изделия;
• производственные и офисные помещения, инфраструктура;
• персонал;
• оборудование;
• программное обеспечение;
• прочее.
В спецификации необходимо фиксировать все требования, предъявляемые к объекту конкретным процессом (табл. 1.2.1–1.2.3).
Пример. В компании разрабатываются спецификации на входы и выходы процессов. Срок действия первой версии спецификации составляет два месяца. В течение этого времени содержание документа проверяется на практике. Пользователи спецификации представляют свои замечания и предложения. Владелец процесса организует совещания по обсуждению спецификации. По итогам обсуждения в спецификацию вносятся изменения и утверждается вторая версия документа. Срок действия второй и последующих версий спецификации составляет один год.
Если по ходу работы возникают документально обоснованные изменения какого-либо параметра, то их вносят в спецификацию. Ее утверждают на новый срок с внесенными изменениями. Если изменений не зафиксировано, то по окончании срока действия спецификация утверждается без изменений на новый срок.
Содержание спецификаций зависит от типа входа или выхода процесса. Ниже приводится несколько примеров структуры спецификаций[14].
Таблица 1.2.1. Структура спецификации для готового продукта
Таблица 1.2.2. Структура спецификации на производственные помещения
Таблица 1.2.3. Структура спецификации на человеческие ресурсы (персонал)
13
Строго говоря, это тоже относительная шкала, так как не указан конкретный год. Но в рамках года можно рассматривать эту шкалу как абсолютную.
14
* Это только примеры. В случае практического применения разрабатывается структура спецификаций, необходимая для процессов конкретной компании.
** ТУ – технические условия.
*** Можно дать ссылки на методики верификации и валидации продукта либо привести сами методики.