Форму нарисованной вами линии вы должны держать в уме на протяжении всей подготовки и презентации вашего материала. Если такими же техническими знаниями, как вы, обладает лишь несколько ваших слушателей (как обычно и бывает), не следует слишком углубляться в детали. Вам нужно приложить существенные усилия и представить техническую информацию с помощью примеров и аналогий, понятных каждому.
В случае когда без специальной терминологии не обойтись, вы можете несколько повысить уровень знаний своей аудитории в ходе вашего выступления, но при этом ограничьте себя короткими и простыми разъяснениями сложных концепций и терминов, предваряя их вводными словами «Под этим я имею в виду…».
• АВТЧ. Несомненно, это самый важный фактор в анализе аудитории. Помните, что один из смертных грехов – отсутствие явной выгоды для слушателей. Спросите себя, чего хочет ваша публика? Как тема вашей презентации соответствует этому? Как вы можете с кристальной ясностью представить вашей аудитории преимущества вашего предложения?
Внешние факторы
Внешние факторы – это условия, которые «вовне», в мире, они не зависят от вас и аудитории, но при этом могут повлиять на ваше обращение и то, как оно будет воспринято. Одни внешние факторы позитивны, другие негативны. Например, если вы стремитесь привлечь капиталы в компанию, быстрое расширение рынка вашей продукции станет позитивным внешним фактором, а появление новых сильных конкурентов – негативным. Вы должны учесть все внешние факторы на этапе подготовки презентации. Иногда приходится менять содержание презентации или ее структуру в ответ на особенно мощные факторы. Убедитесь, что вы включили в свою речь аргументы, снижающие силу негативных факторов.
Условия
На этапе подготовки учитывайте условия, в которых будет проводиться презентация. Эти факторы тоже могут повлиять на ее содержание. Чтобы проанализировать условия, задайте себе следующие классические журналистские вопросы и ответьте на них:
• Кто? Будете ли вы единственным докладчиком? Если нет, сколько человек будет выступать до и после вас? Как вы распределите части выступления между собой?
• Когда? Когда будет проходить презентация? Сколько времени вам выделено? Останется ли время на диалог с аудиторией? Планируете ли вы работать в формате вопросов и ответов?
• Где? Где будет проходить встреча – в офисе вашей компании, на площадке ваших слушателей или на нейтральной территории? Как организовано помещение? В больших помещениях, в том случае если микрофон есть только у выступающего, вас наверняка не будут прерывать во время презентации. В менее просторных залах прерывания неизбежны. Если так, запланируйте время для дискуссий.
• Что? Какие аудиовизуальные средства вы будете использовать? Планируете ли вы проводить демонстрацию, чтобы показать свой продукт в действии? Если да, достаточны ли пространство и обзор для показа? Когда будет демонстрация: до, во время или после презентации?
Вы должны определить все эти факторы и указать их в рамке до начала мозгового штурма. Используйте рамку, приведенную на рис. 3.2, чтобы зафиксировать всю информацию, которую вы сейчас прояснили.Четко, насколько возможно, определите все эти факторы. Не существует такого понятия, как универсальная презентация. Готовьте презентацию для конкретной аудитории, конкретного случая, для конкретных докладчиков, излагающих конкретную историю с конкретной целью. Презентация, построенная не по индивидуальному заказу, будет менее эффективна и с меньшей вероятностью убедит ваших слушателей. Зачем вообще утруждать себя выступлением, если вы не готовы выделить необходимое время на его подготовку?
Значит ли это, что каждую презентацию нужно начинать с нуля? Необязательно. Однажды разработав презентацию, в дальнейшем с каждым разом вы сможете сокращать время подготовки. За мою двадцатилетнюю карьеру в этом бизнесе процесс подготовки презентации на первой встрече с клиентом никогда не занимал более полутора часов, независимо от его сферы деятельности, начиная от биотехнологии и заканчивая простыми продажами. Второй раз, как правило, нам требуется около пятнадцати минут, а затем все меньше. В конце концов, вы сможете выбирать и заимствовать необходимые элементы из одних презентаций для других. Главное – начинать разработку каждой презентации с основных концепций, представленных в рамке. Этот процесс «калибровки» поможет вам удостовериться, что каждая презентация, с которой вы будете выступать, ориентирована на конкретную уникальную ситуацию, в которой вы оказываетесь.