Если организация имеет право согласно п. 1 ст. 239 Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ) на льготы по уплате единого социального налога (индивидуальные предприниматели, адвокаты, нотариусы, занимающиеся частной практикой, являющиеся инвалидами I, II или III группы, в части доходов от их предпринимательской деятельности и иной профессиональной деятельности в размере, не превышающем 100 000 руб. в течение налогового периода; организации любых организационно-правовых форм – с сумм выплат и прочих вознаграждений, не превышающих в налоговом периоде 100 000 руб. на каждое физическое лицо, являющееся инвалидом I, II или III группы; с сумм выплат и прочих вознаграждений, не превышающих 100 000 руб. в течение налогового периода на каждое физическое лицо; общественные организации инвалидов, среди членов которых инвалиды и их законные представители составляют не менее 80%, их региональные и местные отделения; организации, уставный капитал которых полностью состоит из вкладов общественных организаций инвалидов и где среднесписочная численность инвалидов составляет не менее 50%, а доля заработной платы инвалидов в фонде оплаты труда составляет не менее 25%; учреждения, созданные для достижения образовательных, культурных, лечебно-оздоровительных, физкультурно-спортивных, научных, информационных и иных социальных целей, для оказания правовой и иной помощи инвалидам, детям-инвалидам и их родителям, единственными собственниками имущества которых являются указанные общественные организации инвалидов; при этом льготы не распространяются на налогоплательщиков, занимающихся производством и (или) реализацией подакцизных товаров, минерального сырья, прочих полезных ископаемых, иных товаров по перечню, утвержденному Правительством РФ по представлению общероссийских общественных организаций инвалидов), то ей нужно дополнительно представить в отделение ФСС РФ заверенные копии документов, подтверждающих обоснованность и правильность расходов по обязательному социальному страхованию. Копии документов заверяют подписью руководителя и печатью организации.
Если нарушаются правила назначения и выплаты пособий по обязательному социальному страхованию, в том числе и выплата пособий по неправильно оформленным листкам нетрудоспособности, выданным с нарушением установленного порядка, расходы к зачету в этом случае не принимаются согласно Положению о Фонде социального страхования Российской Федерации, утвержденному постановлением Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. № 101. Эти расходы придется оплатить непосредственно страхователю-работодателю.
Организации, не являющиеся плательщиками единого социального налога (применяющие специальные налоговые режимы), в соответствии с Федеральным законом от 31 декабря 2002 г. № 190-ФЗ «Об обеспечении пособиями по обязательному социальному страхованию граждан, работающих в организациях и у индивидуальных предпринимателей, применяющих специальные налоговые режимы, и некоторых других категорий граждан» предоставляют в территориальный орган Фонда социального страхования промежуточную Расчетную ведомость по средствам Фонда социального страхования РФ (форма № 4-ФСС РФ) на соответствующую дату. В этой промежуточной ведомости в таблице 5 раздела II они указывают свои расходы на цели обязательного социального страхования, которые расшифровываются в таблице 6 этого же раздела. Наряду с промежуточной ведомостью указанные организации предоставляют для камеральной проверки оформленные листки нетрудоспособности с их заверенными копиями, карточки расчетов листков нетрудоспособности, а также заверенные копии платежных поручений, подтверждающих уплату единого налога за соответствующий период, так как доля именно единого налога направляется после распределения на бюджетном уровне в Фонд социального страхования РФ. По результатам камеральной проверки специалист Фонда составляет докладную записку с подтверждением либо уточнением суммы пособий, на которую следует выделить средства. После этого руководитель организации предоставляет в адрес территориального отделения ФСС РФ письмо с указанием предназначенной к возмещению суммы расходов на цели социального страхования и банковских реквизитов, куда ему эти средства и будут перечислены.