Если работники не возвращают подотчетные суммы своевременно, на бухгалтерских счетах делают следующие записи:
Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,
К 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в дальнейшем:
Д 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – если можно удержать из заработной платы,
Д 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – если нельзя удержать из заработной платы,
К 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
3.3. Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками
3.3.1. Как возникают взаимоотношения с поставщиками и подрядчиками?
На основании заключенных договоров расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляют:
♦ за полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, пара, воды и т. п., а также за доставку или переработку материальных ценностей, расчетные документы по которым акцептованы и подлежат оплате через банк;
♦ за товарно-материальные ценности, работы и услуги, расчетные документы по которым от поставщиков или подрядчиков не поступили (так называемые неотфактурованные поставки);
♦ за излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемке;
♦ за полученные услуги по перевозкам, в том числе расчеты по недоборам и переборам тарифа (фрахта), а также за все виды услуг связи и др.
3.3.2. На каких счетах бухгалтерского учета ведется синтетический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками?
Все операции, связанные с расчетами за приобретенные материальные ценности, принятые работы или потребленные услуги, отражаются на активно-пассивном балансовом счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» независимо от времени оплаты.
По кредиту отражают стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей, работ, услуг в корреспонденции со счетами учета этих ценностей (либо счетом 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей») или счетами учета соответствующих затрат. За услуги по доставке материальных ценностей (товаров), а также по переработке материалов на стороне записи по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» производятся в корреспонденции со счетами учета производственных запасов, товаров, затрат на производство и т. п.
По дебету отражают суммы исполнения обязательств (оплату счетов), включая авансы и предварительную оплату, в корреспонденции со счетами учета денежных средств и др. При этом суммы выданных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно. Суммы задолженности поставщикам и подрядчикам, обеспеченные выданными организацией векселями, не списываются со счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а учитываются обособленно в аналитическом учете.
3.3.3. Как правильно организовать аналитический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками?
Аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется по каждому предъявленному счету, а по расчетам в порядке плановых платежей – по каждому поставщику и подрядчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения необходимых данных по:
♦ поставщикам по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;
♦ поставщикам по не оплаченным в срок расчетным документам; поставщикам по неотфактурованным поставкам;
♦ авансам выданным;
♦ поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил;
♦ поставщикам по просроченным оплатой векселям;
♦ поставщикам по полученному коммерческому кредиту и др.
Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется обособленно на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
3.4. Учет расчетов с покупателями и заказчиками
3.4.1. На каких счетах бухгалтерского учета ведется синтетический учет расчетов с покупателями и заказчиками?
Для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками предназначен активно-пассивный счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».