Выполнение всех операций с наличными деньгами возложено на кассира. Кассир при поступлении на работу должен ознакомиться с правилами ведения кассовых операций и заключить с администрацией договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность принятых им ценностей. Все кассовые операции должны оформляться унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Росстатом.
При осуществлении организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг в обязательном порядке должна применяться контрольно-кассовая техника (ККТ), включенная в государственный реестр.
На каждый экземпляр ККТ заводится «Журнал кассира-операциониста» (форма № КМ-4), который применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя организации и главного бухгалтера, а также заверен печатью.
На основании произведенных в журнале записей определяется сумма выручки за день или смену. Выручка равна разнице между показаниями счетчиков на конец и начало рабочего дня (смены), уменьшенной на суммы возвращенных покупателями чеков. При возврате чеков оформляется акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3).
Согласно положению «О правилах организации наличного денежного обращения» учреждения банков не реже одного раза в два года проверяют соблюдение порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью.
7. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, утвержденными Государственным комитетом по статистике. К названным документам относятся: 1) приходный кассовый ордер (ПКО) – ф. № КО-1; 2) расходный кассовый ордер (РКО) – ф. № КО-2; 3) журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (Журнал) – ф. № КО-3; 4) кассовая книга – ф. № КО-4; 5) книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств – ф. № КО-5; 6) акт инвентаризации наличных денежных средств – ф. № ИНВ-15;
7) инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности – ф. № ИНВ-16;
8) заявка на получение наличной иностранной валюты и др.
В кассу организации наличные деньги поступают с расчетного счета в банке в результате платежей за товарно-материальные ценности и услуги, при возврате ранее выданных сумм и пр. Для получения денег со своего расчетного счета в банке организации выдается чековая книжка. Чтобы снять наличные деньги с расчетного счета, бухгалтер заполняет денежный чек, подписывает его вместе с руководителем и передает кассиру. В чеке указывается назначение получаемой суммы. Отрывная часть чека остается в банке, а корешок чека (с указанием суммы) служит оправдательным документом для записи данной операции в учетных регистрах организации. Чтобы положить деньги на счет, необходимо заполнить объявление на взнос наличными.
Факт получения денежных средств оформляется приходным кассовым ордером (ф. № КО-1). Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или уполномоченным им лицом, заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. № КО-3). Далее приходный кассовый ордер передается кассиру, который получает наличные деньги, подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует операцию в кассовой книге.
Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам (ф. № КО-2) или по другим документам (платежным ведомостям, счетам, заявлениям на выдачу денег и пр.), заменяющим расходный кассовый ордер. Документы на выдачу должны быть выписаны руководителем организации и главным бухгалтером (или лицами, ими уполномоченными). Прием и выдача денег по кассовым ордерам производятся только в день их составления. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом (или надписью) «Получено» или «Оплачено».
Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге (ф. № КО-4). Каждая организация ведет только одну кассовую книгу. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана печатью организации, а страницы в ней – пронумерованы.