Вместе с отгрузкой материалов поставщик представляет покупателю сопроводительные документы – товарно-транспортные накладные.
Исполнитель по снабжению по поступившим документам производит проверку соответствия объема, ассортимента, цен, качества материалов договорным условиям и сдает материальные запасы на склад. Материальные запасы приходуются в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных).
При сдаче на склад материальных запасов, приемка оформляется однострочными или многострочными приходными ордерами. Первый из них составляют только на один вид материалов, во втором – записывают все принятые материалы независимо от их количества.
В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия (с представителем поставщика или представителем незаинтересованной организации) с и оформляет Актом приемки материалов (ф.0315004), который служит основанием для предъявления претензий поставщику.
В состав комиссии приглашается представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации. Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют накладную, которую составляет грузоотправитель. Накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождений количества грузов с данными накладной. В случае наличия такого расхождения приемку материалов оформляют Актом о приемке материалов.
Подотчетные лица, приобретающие материалы в организациях торговли, у других организаций, подтверждают документами стоимость приобретения материалов товарными и кассовыми чеками; приходными кассовыми ордерами.
Материально-ответственные лица ведут учет материальных запасов в Книге (Карточке) учета материальных ценностей по наименованиям, сортам и количеству.
Списание материалов и продуктов питания производится на основании следующих документов:
Требования– накладной ф. № М-11 (ф. 0315006);
Меню– требования на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);
Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);
Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230).
Требование– накладная ф. № М-11 применяется для учета движения материальных ценностей внутри учреждения ПФР – между структурными подразделениями или материально-ответственными лицами.
Накладную ф. № М-11 в двух экземплярах составляет материально-ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности.
Первый экземпляр служит основанием сдающему материально-ответственному лицу для списания ценностей, второй – принимающему материально-ответственному лицу для их оприходования.
Накладную ф. № М-11 подписывают материально-ответственные лица, сдающие и получающие материальные ценности, и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.
С 2005 года категории малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП) в бюджетном учете нет.
По новому Плану счетов «бывшие» МБП должны учитываться либо в составе основных средств, либо в составе материальных запасов.
На счете 10505000 «Мягкий инвентарь» учитываются следующие виды мягкого инвентаря:
– белье (рубашки, сорочки, халаты и т. п.);
– постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники, наволочки, покрывала, мешки спальные и т. п.);
– одежда и обмундирование, включая спецодежду (костюмы, пальто, плащи, полушубки, платья, кофты, юбки, куртки, брюки и т. п.);
– обувь, включая специальную (ботинки, сапоги, сандалии, валенки и т. п.);
– спортивная одежда и обувь (костюмы, ботинки и т. п.);
– прочий мягкий инвентарь.
В составе прочих материальных запасов, счет 10506000, дополнительно включены:
– посуда;
– книжная, иная печатная продукция, в том числе печатная сувенирная продукция, предназначенная для продажи, кроме библиотечного фонда;
– иные материальные запасы.
При формировании фактической стоимости запасов на основании одного договора с поставщиком поступление отражается насчет 010500000, в случае наличия нескольких договоров – на счет 010604340.
Фактическая стоимость материальных запасов, полученных учреждением по договору дарения (исключено слово «безвозмездно»), а также остающихся от выбытия основных средств и другого имущества, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету, а также из сумм, уплачиваемых учреждением за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования.