Технология обработки рассчитана на учетный персонал, не имеющий опыта работы с вычислительной техникой. Важным преимуществом новой информационной технологии является ее ориентация на существующие формы ведения бухгалтерского учета, журнально-ордерную систему, что не требует коренного изменения в учете.
Новая информационная технология обработки учетных задач охватывает все уровни преобразования информации, начиная с этапа создания первичного учетного документа и заканчивая составлением бухгалтерской отчетности и ее анализом. Учитывая постоянное внесение изменений в формы бухгалтерской документации, программные продукты составляются с таким расчетом, чтобы бухгалтер по своему желанию смог сформировать различные новые формы документов, сводок, таблиц. Все это требует от бухгалтера знание ПК, умение пользоваться специальными и функциональными пакетами прикладных программ.Глава 3. Документирование хозяйственных операций и учетные регистры
3.1. Понятие бухгалтерского документа. Документооборот
Основой организации системы бухгалтерского учета в организациях и на предприятиях, в том числе и в учреждениях непроизводственной сферы, является документация. Документ подтверждает совершение хозяйственной операции и служит основанием для записей в учетные регистры.
Бухгалтерским документом называется письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции или процесса, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. Другими словами, документ – это какой-либо носитель информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации. Носители информации могут иметь форму перфолент, перфокарт, магнитные носители (ленты, дискеты, диски), бумажные носители.
Необходимо отличать такие понятия, как документация и документооборот.
Документация – совокупность официально признанных документов, составленных по определенной форме и содержащих предусмотренную информацию. Документация может быть бухгалтерской, технической, проектной, конструкторской, товарной и др.
Документооборот – это процесс прохождения этих документов по различным каналам их продвижение, порядок их оформления, обработки согласно установленным правилам и нормам.
Любой документ состоит из определенной совокупности элементов – реквизитов.
Реквизитами документа называются обязательно необходимые данные и сведения, которые должен содержать документ, чтобы обладать юридической силой, служить основанием совершения операции.
Существует определенный перечень реквизитов, являющихся обязательными для всех документов. К таким реквизитам относятся:
1) наименование документа (формы);
2) код формы;
3) дата составления операции;
4) наименование организации, от имени которой составлен документ;
5) содержание хозяйственной операции;
6) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
7) наименование должностей и личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
8) личные подписи указанных лиц.
Допускается вводить дополнительные реквизиты в зависимости от характера хозяйственной операции и системы обработки данных.
Совокупность реквизитов документа определяет его форму. Для того чтобы отвечать своему назначению документ должен быть составлен в соответствии с формой данной категории документов. Всю совокупность документов бухгалтерского учета можно классифицировать следующим образом:
1) документы организационно-распорядительного характера включают в себя вопросы управления организацией и его хозяйственной деятельностью. Документы по организации учета и отчетности заполняют работники бухгалтерии; по финансово-расчетным операциям – работники финансового отдела и бухгалтерии; по снабжению и сбыту – работники коммерческих служб;
2) в зависимости от места составления документы подразделяются на внешние, поступившие в организацию извне, и внутренние, составленные и оформленные непосредственно работниками предприятия;
3) по уровню снабжения документы подразделяются на простые, содержащие одну операцию, и свободные (накопительные), содержание которых охватывает несколько операций.
3.2. Порядок составления и обработки документов
Требования к порядку оформления бухгалтерских документов для всех обязательны.