• порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок предоставления документов конечному потребителю информации (например, бухгалтерии);
• график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.
После составления графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.
В общем виде график документооборота имеет следующий вид (табл. 1).
Таблица 1. График документооборота
График документооборота позволяет улучшить контроль бухгалтерии за всей работой организации, т. е. повышает эффективность всей учетной работы организации. Бухгалтерия не только принимает и обрабатывает различные документы, но и подготавливает их для хранения. Для быстрого поиска необходимого документа формируется номенклатура дел.
Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку – дело. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. Список дел оформляется следующим образом (табл. 2).
Таблица 2. Список дел бухгалтерии
Номер дела состоит из двух частей – присвоенного подразделению номера (например, 002 – бухгалтерия) и номера по порядку в бухгалтерии.
Графа «Количество дел» заполняется в конце года.
В «Примечаниях» указывается, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документа: перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий (с указанием срока хранения) либо перечня управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций. Технология обработки получаемой информации базируется на анализе первичных учетных документов и выявлении стандартных операций, подлежащих отражению на счетах бухгалтерского учета.
Внутри организаций производится полная инвентаризация имущества, а внутри бухгалтерии производится выверка по счетам учета и выверка взаиморасчетов с контрагентами. При этом на каждого контрагента заводится персональная карточка (вне системы компьютерного учета).
В том случае, если невозможно провести какие-либо из перечисленных мероприятий, главный бухгалтер принимает решение о возможных рисках, связанных с налоговыми правонарушениями, определяет наиболее важные моменты и проверяет только их.
Все эти данные должны быть в обязательном порядке отражены в акте сдачи-приемки работ главным бухгалтером. Этот документ утверждается руководителем организации и может послужить защитой нового главного бухгалтера перед руководством организации за налоговые санкции, обнаруженные ошибки, совершенные его предшественником.
При постановке бухгалтерского учета необходимо составить рабочий план счетов, который должен быть утвержден руководителем организации и соответствовать требованиям нормативных документов Минфина России.
Применяемая технология обработки первичной учетной информации должна позволять не только своевременно формировать отчетность, но и предоставлять возможность оперативного снятия информации и формировать данные для управленческого учета.
Именно система применяемых регистров позволяет наиболее оперативно переходить от данных бухгалтерского учета к управленческому учету.
Технология обработки учетных данных и система применяемых регистров зависят от форм и методов бухгалтерского учета, которые формирует главный бухгалтер. Исходя из объема получаемой информации, степени подготовленности бухгалтеров и ряда других факторов главный бухгалтер выбирает одну из следующих форм бухгалтерского учета:
• мемориально-ордерная форма (с использованием мемориальных ордеров и регистров аналитического учета);
• журнально-ордерная форма (с использованием журналов-ордеров вспомогательных ведомостей, накопительных таблиц аналитического учета, Главной книги);
• упрощенная форма учета для малых предприятий;
• компьютеризированное ведение учета или применение одного из вышеперечисленных способов с использованием компьютерной обработки.
2.3. Нормативная база бухгалтерского учета
2.3.1. Перечень типовых учетных документов
Документом называется письменное подтверждение выполнения той или иной хозяйственной операции и права на ее совершение. Оформление производственных, финансовых и хозяйственных операций документами называется документированием.