Будучи в США я получил истинное удовольствие от реакции работников одной американской компании по поводу реплики руководителя российской предпринимательской фирмы о том, что он регулярно работает по 12–14 часов в сутки. Лица присутствующих как бы вытянулись, и сочувственно прозвучал вопрос: "И ваши подчиненные тоже?" Увы, комментария не последовало.
В настоящее время имеется масса вариантов "Тайм Менеджеров" в виде разнообразных органайзеров. Однако они не всегда помогают успешному решению проблемы рационального использования рабочего времени руководителей. В этой связи предложим несколько практических рекомендаций.
— Необходимо выработать привычку каждый раз перед уходом с работы проверять, как был выполнен намеченный на этот день личный рабочий план. Если какие-то дела оказались невыполненными, то их следует внести в "список долгов" или перенести в рабочий план будущего дня. Важно иметь годовой, полугодовой, квартальный, месячный, но обязательно составлять каждодневный план. Пренебрежение к нему, сведение его к записям на своем календаре — ахиллесова пята многих менеджеров как опытных, так и молодых.
— Как бы менеджер хорошо ни знал бы свою работу, полезно перед началом каждого рабочего дня выделять 15–20 минут на осмысление ранее составленного дневного плана. Подобная утренняя аналитика позволяет в итоге экономить до двух часов рабочего времени. Особенно у руководителей, у которых преобладают административные функции.
— Обычно менеджеры привыкают к выполнению многих рутинных дел, но редко анализируют их, чтобы выяснить причины их появления. Вырабатывая своего рода иммунитет против таких дел, надо больше внимания уделять работе с персоналом, осмыслению маркетинговой информации, выработке стратегии и тактики управленческой деятельности.
— Всегда заботиться о селекционировании своих и чужих идей, создании личного банка "интеллектуальных инноваций". Целесообразно фиксировать подобные приобретения.
— Чтобы минимизировать возможные потери информации, полезно воспользоваться электронными дневниками руководителя (ЭДР) как стационарного, так и портативного производства. Интересный авторский вариант программно-целевого подхода в управлении предложил главный врач московской клинической больницы Г.Н. Макеев в книге "Прогнозно-аналитическая информационная система творчества руководителя" (М., 1992).
Время постоянно идет вперед. Вот почему менеджерам необходимо систематически заниматься инвентаризацией "неоправданных поглотителей" рабочего времени. В ряде случаев — и своего жизненного времени в целом. Тем более, согласно подсчетам специалистов, у каждого из нас, без учета болезней, непредвиденных обстоятельств, личной неорганизованности набегает 200 000 часов.
Не правда ли, не так уж много у нас времени для самопознания и самореализации!
Составьте картограмму по следующим показателям: "поглотители" времени, причины потери времени, меры устранения причин.
Данное практическое задание полезно выполнять с определенной периодичностью, затем сопоставлять полученные данные, оценивая свои усилия по более рациональному использованию своего рабочего, а может быть, и всего своего жизненного времени.
Введение в самоменеджмент. В нашем Отечестве в начале 20-х гг. XX века была создана оригинальная концепция научной организации труда (НОТ), которая, благодаря усилиям ее авторов — А.К. Гастева, И.М. Керженцева, О.А. Ерманского, Ф.Р. Дунаевского, И.М. Бурдянского превратилась в массовое движение по рационализации организации труда и эффективному использованию рабочего времени.
Продолжительное время у нас отсутствует определенный интерес к данной проблеме. Вместе с тем с удорожанием технического оборудования и его технологического использования, профессиональной подготовки работников всех категорий значительно возрос спрос на научную организацию труда. Немецкий исследователь Л. Зайверт создал свою интерпретацию научной организации труда, которая сегодня привлекает к себе внимание многих менеджеров. По сути, это технология управленческой деятельности во временном аспекте. Ее цель — научить менеджеров (деловых людей) добиваться эффективной экономичности в использовании рабочего времени. Эта технология состоит из четырех позиций, последовательное соблюдение которых гарантирует успех. Ее можно назвать шифром "эффект четырех П".