И обязательно, обязательно перечитайте историю переписки, в которую вы добавляете нового участника: нет ли там чего-то, что никому больше не надо видеть. Если в самом начале переписки вы писали: «Да у этого Антона вечно все ломается!» – то Антона в такую переписку лучше не добавлять.
Если в копии несколько адресов, то обязательно пишите имя того, к кому обращаетесь. Иначе участникам будет непонятно, от кого из них вы ждете ответа.
Скрытая копия адресата
Не используйте скрытую копию, когда отправляете письма. Спросите себя: что и от кого вы хотите скрыть? Ставя получателя в скрытую копию, вы предлагаете ему стать «тайным свидетелем», а также вводите получателя в заблуждение – ведь он не знает, что содержание этого письма известно еще кому-то.
Председатель совета директоров Google Эрик Шмидт в книге «Как работает Google» советует: «Единственный случай, когда мы рекомендуем использовать функцию скрытой копии в письмах, – это если вы убираете кого-то из темы обсуждения. Когда вы нажимаете «Ответить всем», отправляя письмо длинному списку адресатов, переместите тех, кто больше не имеет отношения к данной теме, в поле “Скрытая копия” и сообщите об этом в тексте письма. Они с облегчением вздохнут, когда не увидят очередное, не имеющее к ним отношения сообщение, которое захламляет их папку “Входящие”».
Еще один повод использовать скрытую копию – это массовая рассылка.
to: основной получатель письма;
cc: копия письма (carbon copy) – дополнительные получатели письма, которые видят адреса друг друга;
bcc: (blind carbon copy) – скрытые получатели письма, чьи адреса не видны другим получателям.
Массовые рассылки
Если вы делаете рассылки вашим клиентам, пользуйтесь специализированными сервисами. Важно, чтобы у получателя была возможность отписаться от рассылки. Если он будет получать от вас нежелательную почту без возможности от нее отписаться, то будет отправлять все ваши письма в спам, и очень скоро ваш электронный адрес попадет в список неблагонадежных. И тогда письма вообще перестанут доходить до адресатов.
Если же приходится делать рассылку с почты, то всех адресатов обязательно ставьте только в скрытую копию, чтобы никто из получателей не видел остальных адресов и не мог ими воспользоваться. Нечистоплотные спамеры[2] именно так воруют чужие адреса для своих рекламных рассылок. Кстати, так делают не только спамеры, но и пиарщики, которые таким образом получают готовую базу нужных людей.
РЕГУЛЯРНО ПРОСМАТРИВАЙТЕ ПАПКУ СО СПАМОМ.
ИНОГДА ТУДА ПО ОШИБКЕ ПОПАДАЮТ ВАЖНЫЕ ПИСЬМА. ВАШ ПОЧТОВЫЙ ЯЩИК САМ ОТСОРТИРОВЫВАЕТ ПИСЬМА В СПАМ. ВЫ МОЖЕТЕ ЕМУ ПОМОЧЬ ПРАВИЛЬНО РАСПОЗНАВАТЬ ВАЖНЫЕ ПИСЬМА.
1. ЕСЛИ ПИСЬМО ПОПАЛО В ПАПКУ С НЕЖЕЛАТЕЛЬНОЙ ПОЧТОЙ, ТО СНИМИТЕ С НЕГО МЕТКУ «СПАМ».
2. ДОБАВЬТЕ ОТПРАВИТЕЛЯ В АДРЕСНУЮ КНИГУ. ПИСЬМА С АДРЕСОВ, КОТОРЫЕ ВКЛЮЧЕНЫ В АДРЕСНУЮ КНИГУ, КАК ПРАВИЛО, НЕ ПОПАДАЮТ В СПАМ.
НЕ УДАЛЯЙТЕ СПАМ, НЕ ПРОВЕРИВ ТЕМЫ ПИСЕМ, ЧТОБЫ НЕ УДАЛИТЬ СЛУЧАЙНО ЧТО-ТО ВАЖНОЕ.
Помните: если вы поставили адреса не в скрытую копию, то любой получатель может начать отвечать сразу всем, чем еще больше разгневает адресатов. А если вы поставите адреса в скрытую копию, то никто из получателей не может ответить всем адресатам.
Frwd: Пересылка писем
Постарайтесь вообще не использовать функцию пересылки писем. Она предполагает, что вы передаете информацию человеку, которому она не предназначалась. А это не более этично, чем пересказывать за спиной чужие секреты. Если все-таки собираетесь переслать кому-то информацию из письма, которое предназначалось вам, то придерживайтесь следующих правил:
• обязательно перечитайте всю историю переписки, которая содержится в этом письме. Письмо может содержать информацию, которую получатель не должен увидеть. В таком случае не пересылайте старое письмо, а скопируйте ту информацию, которая нужна, и отправьте только ее.
• Если вы пересылаете кому-то письмо, то спросите разрешения или хотя бы предупредите человека, который участвовал в переписке («Пересылаю нашу цепочку Роману, он даст свои комментарии»). Так человек будет знать, кто еще теперь владеет этой информацией.
• Если вы пересылаете письмо, то обязательно напишите адресату, с какой целью вы это делаете, сформулируйте задачу («Посмотри, мы обсуждаем эту тему с Петром, хочу, чтобы ты был в курсе, делать пока ничего не надо» или «Посмотри, у заказчика возникла проблема с отображением фотографий, нужно исправить баг в приложении сегодня»). Пишите сразу, что именно нужно сделать, чтобы собеседнику не пришлось гадать, восстанавливать ход событий и долго рыться в истории переписки.
2
Спамеры (от англ.