Можете также использовать функцию меню «Вставка» – «Оглавление». Оглавление появится в том месте документа, куда вы поставите курсор. При этом пунктами оглавления и структуры документа могут стать только те строки, которые вы отметили как заголовки. Для этого используйте стили абзацев.
9. Очищайте текст от форматирования при вставке. Очищайте текст, который вы вставляете, от форматирования – жирный разноцветный шрифт разного размера с подчеркиванием затрудняет восприятие и выглядит небрежно. Чтобы вставить текст без форматирования, нажимайте Ctrl + Shift + V. Чтобы очистить от форматирования имеющийся текст, выделите его и нажмите Ctrl + Пробел.
10. Используйте стили абзацев. Не используйте жирный шрифт и caps lock, чтобы оформить заголовки и подзаголовки внутри текста. Выбирайте для этого стили абзацев. Во-первых, это позволит Google распознать структуру вашего документа, потому что вы создаете семантическую разметку. Во-вторых, если человек захочет перенести текст в любой другой текстовый редактор, то иерархия заголовков и обычного текста сохранится. В-третьих, вы изрядно сэкономите время, используя «горячие клавиши» и заданные стили для документа.
11. Используйте папку «Доступные мне», чтобы искать файлы. Если вы потеряли ссылку на google-документ, который вам открыли, ищите ее в папке «Доступные мне» или сразу сохраняйте в нужную папку на своем google-диске. И помните, что поиск по файлам у Google работает отлично и ищет не только по названию файлов, но и по тексту внутри документов.
12. Организуйте хранение ваших документов. Создавайте папки на google-диске, раскладывайте документы по подпапкам. Так будет легче работать всей команде.
13. Прячьте ссылки за слова. Не вставляйте длинную непонятную ссылку целиком в текст, а делайте отдельные слова гиперактивными ссылками. Вызвать меню можно, кликнув по слову правой кнопкой мыши.
14. Вносите правки в чужой документ при помощи функции «Советовать». Вы вносите правки, а они применяются только после того, как их одобрит владелец документа. Это позволит вам предлагать изменения и не изменять первоначальный текст. Вызов функции – под «Настройками доступа».
Рядом будут появляться комментарии с предложенными правками, которые может принять или отклонить владелец документа.
15. При комментировании обращайтесь к конкретным людям. Выделите фрагмент текста, к которому хотите оставить комментарий, и нажмите Ctrl + Alt +M, появится окно для ввода комментария. Чтобы обратиться к конкретному человеку, поставьте знак @ или + и начните вводить имя. Пользователю придет уведомление о вашем комментарии по почте.
16. Отслеживайте все правки в истории изменений. В меню «Файл» выберите «Историю версий». Там вы сможете увидеть все изменения, которые вносились разными пользователями, и «отмотать» документ до того места, где были внесены ненужные правки.
17. Исправляйте ошибки и опечатки. Не отправляйте безграмотные тексты. Google-документ поможет вам исправить ошибки: в «Инструментах» найдите рубрику «Проверка правописания» и последовательно исправьте все ошибки, на которые укажет Google. После этого перечитайте текст еще раз, чтобы исключить незамеченные опечатки и пунктуационные ошибки. Если Google не знает какого-то слова и постоянно вам его выделяет как неправильное, то добавьте его в пользовательский словарь, кликнув по нему правой кнопкой мыши.
Названия файлов
Если я задаю своим студентам домашнее задание – подготовить презентацию, – это означает, что я получу 30 файлов, которые называются «Презентация. ppt». Очень логично – назвать презентацию презентацией. Но всегда нужно думать о том, удобно ли вашему собеседнику будет работать с этими файлами и понимать, что этот файл пришел именно от вас.
Называйте файлы так, чтобы получатель без труда нашел их на своем компьютере. Файл, названный «Презентация. ppt» или «Договор. doc», будет абсолютно не опознаваем на компьютере среди множества других презентаций и договоров.
ВАМ ОЧЕНЬ ПОМОЖЕТ СВОЙ СОБСТВЕННЫЙ АЛГОРИТМ НАЗВАНИЯ ФАЙЛОВ. ПРИ ПОМОЩИ ЕГО НАЗВАНИЕ ФАЙЛА СООБЩИТ ВАМ ГОРАЗДО БОЛЬШЕ. НАПРИМЕР, МОЖНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ НЕСКОЛЬКО ЭЛЕМЕНТОВ.