Когда я ухожу с головой в работу над книгой, Вселенский Разум следит за тем, чтобы меня не слишком беспокоили; если же звонит телефон, я просто не поднимаю трубку, чтобы не сбиться с мысли. Но даже в том случае, если я отвечаю на звонок, человек на другом конце провода (если он обладает достаточной восприимчивостью) тут же ощущает мое состояние и старается закончить разговор побыстрее. В противном случае я говорю собеседнику, чтобы он изъяснялся покороче или перезвонил в более подходящее время.
То же самое происходит, когда я полностью фокусируюсь на выполнении задания. В такие моменты я тоже не трачу время попусту. Даже нежданные посетители или телефонные звонки не могут стать препятствием для эффективной работы. По тону моего голоса они сразу же понимают, что меня лучше не беспокоить по пустякам. Более того, когда я фокусируюсь, то часто получаю такие телефонные звонки, которые могут помочь мне в работе.
Без шуток. Так происходит постоянно.
4. Определите приоритеты
Как различные люди определяют свои приоритеты и распределяют их в нужном порядке?
Никки Рикко, президент Universal Pictures Distribution, очевидно дала наилучшее определение этому процессу. Она заявила: «Каждый день я задаю себе вопрос: „Что является самым важным для моего дела и для людей, перед которыми мне приходится отчитываться?“ И все тут же становится на свои места».
С помощью такого приема вы можете убедиться, что заботитесь о своем бизнесе, а не просто жмете на педали.
5. Станьте детективом
Проведите специальное расследование, чтобы определить, как вы растрачиваете свое время по пустякам.
Выполняя рутинную работу, старайтесь, чтобы одна половина вашего разума думала о ее выполнении, тогда как другая следила за тем, как бежит время.
Осознайте, на что испаряется ваше время. При этом вам, очевидно, удастся открыть, что основное время пропадает из-за того, что вы распыляетесь во время работы, не в состоянии определить нужное направление.
Вы переместили свою работу с левого конца стола на правый конец стола. Вы постоянно заняты, но не эффективны.
6. Пусть ваш сон выполнит работу за вас
Прежде чем отправиться в постель, прокрутите в уме весь список заданий на завтра: подумайте о том, что вам следует сделать в первую очередь. Во время сна ваше подсознание будет работать над тем, каким образом исполнить все задуманное.
При этом не следует делать над собой какие-либо усилия, которые могут нарушить ваш сон. Это должно быть естественное и автоматическое программирование.
Ваш мозг, получив директивы насчет ближайшей цели, начнет работать и знакомиться с заданием. К утру вы ощутите, что готовы приступить к выполнению заданий.
Благодаря этому процессу вы осознаете, что уже готовы «взять быка за рога». Когда ваши соперники встают с постелей и только начинают прокручивать список заданий, вы опережаете их на добрые десять часов.
7. Упростите задачу
Когда вы получаете факс и ваш ответ на него может составить всего несколько слов, просто напишите свой ответ от руки и отправьте назад, а не печатайте новый факс.
Однажды я ознакомилась со статьей, в которой доказывалось, что компьютерный набор писем и факсов занимает гораздо больше времени, чем письменный ответ. В первом случае требуется свернуть окно, в котором вы работаете, открыть новый файл, присвоить ему имя и впечатать туда адресные данные получателя факса. Гораздо проще черкнуть на листе бумаги несколько слов: «Без проблем. Я сделаю все согласно вашим инструкциям», или что-то вроде этого.
В следующий раз вместо печатного текста пошлите записку – это гораздо быстрее сделать, а общение получается более близким и простым.
Многие другие задания тоже могут быть выполнены гораздо более эффективно, если будут упрощены.
8. Берегите время других
Прежде чем поднять трубку телефона и набрать номер, запишите все, о чем вы хотите узнать до конца разговора. Если вы можете ограничиться двумя минутами, не стоит говорить по телефону двадцать минут.
Иными словами, если вы не позволяете окружающим отнимать ваше время, цените их время, говорите ли вы с ними по телефону или при личной встрече.
9. Купите немного времени
Не жалейте денег на самые эффективные средства, помогающие вам побыстрее справиться с работой. Вы платите не за новую обстановку в офисе – вы покупаете немного дополнительного времени.
Но при этом не забывайте, что сами должны управлять новой техникой, и не дайте возможности технике управлять вами.
10. Не создавайте слишком больших планов на день
Господин Лин, владелец тайваньского журнала «Успех», любит повторять: «Никогда не старайтесь втиснуть двенадцать часов в восьми-десятичасовой рабочий день. Лучше отведите в планах для работы шесть часов, тогда вы превосходно сможете выполнить ее за восемь. Таким образом, у вас будет оставаться в запасе время для неожиданных помех. А также не забывайте, что, поскольку мы живем в физическом мире, выполнение дела всегда забирает больше времени, чем мы планируем».
11. Игра в дополнительное время
Лично я считаю, что работа является интереснейшей игрой, и я ничего не имею против того, чтобы поиграть немного дольше. Чем больше я играю, тем больше выигрываю.
12. Исчезающие бумаги
Лоуренс Т. Вонг – президент гонконгского «Жокей-клуба» (самый крупный налогоплательщик Гонконга) и экс-президент тайваньского филиала автомобильной компании «Форд» (самой крупной совместной компании Тайваня).
Когда я была в его офисе, то обратила внимание, что нигде на столах не лежит ни одного листка бумаги. Я спросила хозяина, как он добился этого, и тот ответил: «Человек никогда не должен брать в руки одну и ту же бумагу два раза. Взявшись за бумагу, он должен сделать с ней одно из трех: отдать ее другому человеку, подколоть ее в файл или выбросить в корзину для мусора».
Для тех бумаг, которые буквально кричат «оставь меня, сохрани меня» и не желают попадать в мусорную корзину, Лэрри придумал свой метод:
1. Отведите для бумаг три ящика, обозначив их буквами «А», «Б» и «В».
А – достаточно важный
Б – менее важный
В – наименее важный
2. Каждые 7—10 дней выбрасывайте все бумаги из ящика «В».
3. Затем переименуйте ящик «Б» в «В», а ящик «А» в «Б». Вскоре все бумаги будут приведены в порядок – без излишних усилий с вашей стороны. Когда я спросила, как он пришел к такому методу, Лэрри рассказал мне следующую историю:
Однажды он работал под началом человека, хранящего на своем рабочем столе горы бумаг. Из озорства Лэрри спрятал одну из кип бумаг в шкаф, чтобы понаблюдать за реакцией начальника. Но тот так и не хватился «пропавших» бумаг. Через месяц Лэрри принес эту кипу назад и спрятал в том же шкафу другую кипу. И снова реакция оказалась прежней – вернее, не было никакой реакции.
Лэрри пришел к выводу, что его шеф использовал свой письменный стол как архив для бумаг.
Многие из нас до сих пор используют свои письменные столы как хранилища бумаг, забывая, что для этого есть шкафы для файлов. Таким образом мы создаем хаос в наших умах. Мы посылаем своему мозгу подсознательное сообщение, что у нас больше работы, чем на самом деле. Наш мозг приходит в возбужденное состояние, и, когда мы каждый день видим перед собой горы бумаг, его начинают захлестывать мысли об огромном количестве накопившейся работы. В результате ему не удается сфокусироваться на стоящем перед ним непосредственном задании. Что ж, начните с того, что очистите стол!