Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год– четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
№ 12. «Регистрационный номер документа» состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
№ 13. «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
№ 14. «Место составления или издания документа» указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
№ 15. «Адресат». В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России
Департамент информатизации и научно-технического обеспечения
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ОАО «Северные регионы»
В.А.Лагунину или
АО «Электроцентромонтаж»
Главному бухгалтеру
В.М.Кочетову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например:
Администрации районов
Московской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:
Главному редактору
Издательского дома
«Медиадом»
Н.В.Семиной
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:
Образцову О.П.
ул. Садовая, д.5, кв.12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
№ 16. «Гриф утверждения документа». Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО «Ростекстиль»
Личная подпись_______В.А.Степанов
Дата
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АО «Электронные технологии»
Личная подпись_______Л.В.Кузнецов
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 Протокол N 14
или
УТВЕРЖДЕНО
приказом ВНИИДАД