Если проект документа готовился по поручению вышестоящей организации, то его оформление производится на стандартных листах бумаги, направляемых в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.
Принятие решения – решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.
Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка или передача исполнителям.
Постановление – это акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил.
Постановлением называется также заключительная часть протокола заседания коллегиального органа.
Для оформления постановления используются следующие реквизиты: наименование коллегиального органа – автора документа; наименование вида документа, дата, номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись.
Датой постановления является дата заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.
Образец оформления постановления приведен в приложении 12, 13.
Решение – это акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами управления организаций и предприятий для разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решениями именуются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия.
Текст постановления или решения состоит из констатирующей и распорядительной частей, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», а в решениях – «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами.
В констатирующей части указывается цель издания постановления. Она может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты. Распорядительная часть, как правило, состоит из пунктов, содержащих нормативные положения или поручения. Пункты, содержащие конкретные поручения, включают наименования организаций, которым дается поручение, содержание поручения и (при необходимости) срок его выполнения.
Образец оформления решения приведен в приложении 16, 17.
Приказ– это акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом управления.
В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц.
По назначению и правилам оформления различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.
Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации организации, утверждения и изменения структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при регулировании вопросов финансирования, материально-технического, научно-технического и других обеспечений, организации выполнения задач, стоящих перед органом управления организацией.
Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений, оформление командировок и другие вопросы управления персоналом.
Приказы оформляются на бланке приказа и имеют следующие реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, наименование вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.
Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.
Заголовок к тексту является обязательным реквизитом приказа. Он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа и отвечать на вопрос «О чем?».