На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления последующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают каждый экземпляр документа.
Пример бланка служебного письма (продольное расположение реквизитов)
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь следующие размеры полей (мм): левое – не менее 20, правое – не менее 10, верхнее – не менее 20, нижнее – не менее 20.
В ряде организаций инструкциями и правилами, регламентирующими оформление документов, были установлены размеры полей больше, чем требовал стандарт. Приведем примеры писем на бланках организации (рис. 2–4).
Рис. 2
Рис. 3
Рис. 4
Оформление письма с помощью персонального компьютера
Подготовка документов в настоящее время чаще всего ведется на компьютере, который повсеместно оттеснил пишущую машину и стал основным средством печатания и редактирования документов. Использование компьютера позволяет выявлять и изучать большой объем информации при подготовке текста документа, сократив при этом время по сбору необходимых данных, исключать многократную перепечатку в процессе подготовки документа и поднять культуру внешнего оформления документа.
В памяти компьютера должны быть формы документов, которые разрабатываются в соответствии с нормативными документами. Если создаются документы, на которых нет утвержденных форм, то работники сами могут разработать свои трафаретные или типовые тексты-шаблоны.
Шаблон может быть чистым листом, содержащим некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т. п.). Набор шаблонов позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, унификацию, а значит, и облегчить восприятие документов. Но их надо сначала создать и заложить в компьютер.
При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документов.
В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются как на чистом листе бумаги (для внутренней документации), так и на базе спроектированных бланков организации.
Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное оформление (форматирование). Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов. Например:
Направляем справку (место для заголовка)
Приложение: на________л. в______экз.
Директор Т. Д. Петров
Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности надо вводить конкретную информацию данного документа. Такие поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, которые почти полностью формализованы с точки зрения порядка состава данных, но индивидуальны по содержанию.
Текстовые редакторы имеют значительно больше возможностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Использование подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных пробелов между строками текста, выделение жирным шрифтом, курсивом, жирным курсивом, обычным и двойным подчеркиванием, изменения размера и типа позволяют улучшить восприятие содержания. Однако применение в одном документе большого количества шрифтов различных гарнитур не рекомендуется, так как это затрудняет восприятие содержания. Не следует использовать более 2–3 шрифтов одновременно.
Для этого чтобы документы, передаваемые с компьютера на компьютер, везде выглядели одинаково, на всех компьютерах организации должны быть установлены одинаковые русские шрифты. Лучше всего при подготовке документов использовать только входящие в комплекс русской версии Windows 95, 98, Nt4, 2000, Me, XP шрифты Times New Roman, Courier New. Эти шрифты в различных сочетаниях с использованием жирного начертания, курсива, различного размера шрифта и подчеркивания могут обеспечить разнообразное оформление документов. При необходимости на компьютеры организации можно установи т. д.полнительно один-два русских шрифта.
Программа MS Word осуществляет проверку орфографии в фоновом режиме одновременно с созданием документа и подчеркивает красной волнистой линией незнакомые слова, возможно, содержащие ошибку, а в контекстном меню предлагает варианты замены неправильно набранного слова. Тем не менее рекомендуется по завершении создания документа запустить проверку грамматики с одновременной проверкой орфографии. Грамматические проверки позволяют выявить неправильно расставленные знаки препинания, несогласованность слов и другие ошибки.