В противном случае место получит тот, кто, не отвечая указанным требованиям, на деле сумеет убедить в обратном будущего работодателя. Более того, тот, кто сумеет это сделать, имеет шанс получить нужное ему место и в том случае, если среди его конкурентов будут люди, реально обладающие достоинствами, необходимыми для этой работы, но по каким-либо причинам работодателю менее приглянувшиеся.
Итак, вывод первый: уже до того, как пойти на собеседование, вы должны знать, каким хочет видеть работодатель кандидата на предполагаемую вакансию и каким образом вы будете стараться уверить его в том, что соответствуете этому образу.
Особенно важно учитывать эти соображения при заполнении анкет. Ибо, если ваши анкетные данные окажутся недостаточно впечатляющими, то до устного собеседования дело может и не дойти.
Но анкета – это только бумага. И без бумаги в наше время иногда можно и обойтись. А вот без личного знакомства никогда. Поэтому главное и, наверное, самое трудное для устраивающегося на работу – пройти индивидуальное отборочное собеседование. Но, об этом, как о самом трудном, мы поговорим в конце главы.
Итак, вы выбрали наиболее приемлемый для вас способ и нашли работу. Если это объявление с телефоном, то вам придется позвонить, чтобы получить ответы на интересующие вас вопросы. Но не думайте, что это так просто, ведь искусство ведения телефонных переговоров – важнейший профессиональный навык любого делового человека.
Первый телефонный разговор является первым знакомством с фирмой, а фирмы с вами, и на его основании формируется устойчивое эмоциональное впечатление о вас. Высокомерный, раздражительный тон, грубые выражения, неправильное произношение, мнимое отсутствие интереса к работе, выраженное в вашем разговоре с представителем фирмы, навсегда отдалит вас от перспективы занять место в этой организации.
И наоборот, умение повлиять на собеседника в желаемом направлении, оставить наилучшее впечатление о себе, возбудить желание работать именно с вами позволит максимально приблизиться к желаемой цели.
Во время телефонного разговора поступают первые сведения и формируется первое и зачастую самое верное впечатление о вас, принимается важнейшее решение – подходите вы или нет, пригласить ли вас на собеседование.
Будьте готовы к тому, что в ходе телефонного разговора работодатель проанализирует, что и как вы говорите, а именно: соблюдаете ли этикет телефонных переговоров, какие выражения и речевые обороты вы употребляете и каким тоном ведете беседу.
Типичные ошибки в телефонном общении, которых вам совершать ни в коем случае нельзя:
– неподготовленность к разговору;
– недружелюбие, сухость в общении;
– немногословие, граничащее с невежливостью;
– стремление побыстрее закончить разговор, «бросить трубку».
Естественно отсюда исходят и другие ошибки, которые вам также ни к чему:
– невольное высокомерие и снисходительность в выражениях и интонациях;
– долгие паузы для поиска документов, отвлечение внимания на других людей и другие дела;
– плохое владение своими чувствами и эмоциями;
– неуверенное поведение, заискивающий, тихий и робкий тон разговора, обидчивость на критические замечания, готовность подчиниться воле и желаниям собеседника, неумение отстоять свои интересы.
Можно также назвать ошибки, возникающие из-за плохой подготовленности к разговору:
– неконкретные вопросы и уклончивые ответы;
– дезинформация и сокрытие правды о себе;
– излишнее внимание ко второстепенному в ущерб главному;
– «топтание на месте» и «переливание из пустого в порожнее»;
– безрезультатность разговора, когда не формулируется итоговое решение, к которому должны были прийти собеседники.
Давайте подведем итоги сказанному и сформулируем правила делового этикета телефонных переговоров, которыми вы должны руководствоваться, чтобы произвести благоприятное впечатление и добиться того, чтобы вас пригласили на собеседование.
Если вы набрались храбрости и решили позвонить, мы за вас рады. Но, пожалуйста, ознакомьтесь с нашими немногочисленными рекомендациями, которые помогут вам извлечь максимум полезной и интересной для вас информации из довольно короткого телефонного разговора с представителем работодателя.
1. Подготовьтесь к разговору. Мысленно, а лучше письменно сформулируйте цели разговора – главную и промежуточные – на отдельных этапах разговора.
2. Выберите время звонка, если таковое точно не указано в источнике:
– лучше в первой половине дня, но не в начале рабочего дня;
– не следует звонить накануне выходных, а лучше в понедельник утром.
3. Подготовьте необходимые документы, цифры и факты, которые могут потребоваться для доказательства вашей пригодности и скорейшего убеждения собеседника.
4. Продумайте:
– возможные требования и вопросы работодателя и подберите наилучшие ответы на них;
– возможное развитие обсуждения в лучшую или худшую для вас сторону, ваше поведение в том и другом случае.
5. Не нервничайте. Когда предстоит важный разговор, люди часто волнуются, думают о предстоящем разговоре и ошибаются в наборе номера, постановке ударения в словах... Вы же сами понимаете, что волнение не сослужит вам хорошей службы.
А теперь давайте попробуем смоделировать ситуацию. Представьте себе, что вы уже набрали нужный вам телефонный номер и на том конце провода ответили: «Фирма ДДД, менеджер по кадрам Трифонова. Здравствуйте!»
Что вы скажете дальше? Как поведете разговор? Тут главное – не ошибиться, поэтому мы предлагаем вам ознакомиться с нашей версией тактики переговоров.
1. Поздоровайтесь и представьтесь.
Не начинайте разговор с вопросов: «Куда я попал?», «Это кто?», «Какой это номер?». Даже если снявший трубку не называет себя или фирму, сначала следует поздороваться с ним, подождать ответного приветствия и лишь затем спрашивать, туда ли попали. Обязательно назовите свою фамилию, имя и отчество в начале разговора – ведь вы же звоните впервые, и вас там никто не знает, отношение к вам будет лучше, и вы получите более полную информацию.
2. Узнайте собеседника.
В самом начале предстоящего разговора можете задать следующий вопрос собеседнику: «Как я могу к вам обращаться?». Очень важно запомнить, а лучше записать имя собеседника, чтобы не ошибаться в дальнейшей беседе с ним. В разговоре почаще называйте его по имени.
3. Узнайте обстановку.
Согласно этикету, требуется спросить того, кому звоните, удобно ли ему сейчас разговаривать с вами на данную тему или лучше перезвонить в другое время. Полезно, однако, проявить определенную настойчивость, чтобы привлечь внимание собеседника именно к предмету вашего разговора. После согласия собеседника на разговор следует не тянуть и сразу уверенно и энергично начинать обсуждение. Робость, застенчивость и лишние извинения умаляют ваш авторитет и вредят делу.
4. Скажите комплимент.
Быстрее и легче всего расположить к себе собеседника, сказав ему что-нибудь приятное. Комплиментом или благодарностью следует закончить разговор, чтобы оставить о себе наилучшее впечатление: «Рад был с вами познакомиться, всего доброго» или «Благодарю за исчерпывающую информацию», «Надеюсь на дальнейшее сотрудничество», «Рад буду увидеть вас», «С наступающим праздником». Говорите естественно и уверенно, избегая заискивающей слащавости и самодовольной агрессивности.
6. Найдите точные слова.
Умейте точно выражать свои мысли, говорите кратко, красиво и убедительно. Сразу после приветствия, представления сообщите цель своего звонка, причем в такой формулировке, которая может больше всего заинтересовать собеседника, правильно назовите фирму, соблюдайте деловое правило «Считай слова!» – не говорите ни одного лишнего слова, будьте точны и лаконичны. Откажитесь от расплывчатых фраз, трудно понимаемых выражений или же неуместных замечаний. Постоянно совершенствуйте свою речь, так как именно речь наиболее точно характеризует человека.
7. Владейте интонацией.
Установлено, что именно интонация голоса передает более 30 % информации. Одни и те же слова, сказанные с разной интонацией, имеют разный смысл и по-разному воспринимаются слушателями. Тон вашего голоса должен быть спокойным, уверенным, дружелюбным и заинтересованным. Другими словами, сочетать в себе спокойную доброжелательность и деловитую строгость одновременно.