Похмурий німецький філософ Фрідріх Ніцше в притаманному йому стилі висловлював думку, що людина — це перша тварина, яка на власних помилках навчилася дотримуватись обіцянок, і що земля наскрізь просочена кров’ю тих, хто їх не дотримувався. У судах безліч позивачів, які заявляють про те чи інше порушення договірних обіцянок; у моргах повно тіл людей, які, на думку їхніх кредиторів у певних ділових колах, де не використовують письмові договори, відверто порушували свої обіцянки. Сила написаного слова поширюється на кожен аспект договірних відносин і виходить далеко за межі пріоритетності письмових заяв як доказ. Зокрема, Нелсон використав письмовий протокол засідання партнерів, щоб його хитрість видавалась Невіллу більш переконливою.
Отже, чому складається враження, ніби перемовники легко і швидко забувають той принцип, що написані тези мають більший вплив, ніж висловлені усно?
В основному причиною цього є забудькуватість у поєднанні з недбалістю, коли вони піддаються фальшивому відчуттю безпеки. Іноді це наслідок обставин, у яких вони опиняються.
Наприклад, підготовка бурової вишки в Північному морі для викачування нафти передбачає велику кількість дій, зокрема й керування численними підрядниками, які виконують важливі функції.
Коли наближається час переводити вишку в режим експлуатації, робочі графіки стають більш напруженими і всі шалено зайняті. Дехто переробляє вже виконану ним роботу, яку інші підрядники зіпсували з певної причини. Виникають непередбачувані проблеми, які вимагають незапланованих змін, помости можуть бути «зачинені», поки виконувана із запізненням робота завершиться, унеможливлюючи початок чергового процесу, і так далі.
Процедура внесення змін підрядником покликана врегулювати документування, але невмолимість кінцевих термінів, тиск, притаманний цій роботі, та численні ситуації, які вимагають уваги керівництва вишки, іноді перетворюють документообіг на другорядне завдання, і деякі нагальні зміни приймають без належного документування.
За документообіг відповідає персонал на березі, і бухгалтери на березі оплачують рахунки підрядників відповідно до договору про внесення змін. Якщо підрядник не подбав, щоб уся додаткова робота, яку він виконуватиме, була зазначена в підписаному договорі, її не оплатять. Але якщо підрядник, зважаючи на затримки під час отримання підпису керівника, не завершить вчасно додатковий процес, це може суттєво ускладнити роботу іншим підрядникам і, таким чином, відкласти введення в експлуатацію вишки з накладенням відповідних штрафів на тих, кого вважають відповідальним за це.
Бухгалтери в головному офісі, який розташований на березі, рідко бувають на вишках, вони не знають нічого про робочі моменти, і, якщо чесно, взагалі вважають контрактників нещирими «шахраями»; тому відсутність підписаних паперів, на їхню думку, означає, що підрядники намагаються завищити суму в рахунку, а вони з цим миритись не будуть!
У цивільному будівництві документообіг — це наболіла тема. Я знаю одного цивільного інженера, що покинув роботу як субпідрядник і став фахівцем з документообігу; його наймають інженери на будівництвах, яких непокоїть, що їхні кошти витікають через численні дірки, які важко визначити й проконтролювати. Він розпочав кар’єру несподівано й випадково, коли його фірма під час мертвого сезону попросила переглянути заявки на внесення змін від кількох субпідрядників на будівництві дорожнього тунелю завдовжки 800 ярдів[5] на півдні Англії.
Йому добре заплатили за те, що він усунув значний відсоток заявок на цьому будівництві, відтак цей чоловік отримав замовлення від інших будівництв, коли про нього почали переповідати колегам. Трохи згодом він продав свою компанію, що спеціалізувалась на цивільному будівництві, і зосередився винятково на забезпеченні відповідності документообігу на будівництві, починаючи від моменту, коли його клієнти отримують доступ до будівництва, і до передання кінцевому клієнтові. Він особисто знає більшість лазівок підрядників і може відрізнити їх від справжніх заявок.
Зараз він керує прибутковою компанією з десятьма працівниками, яка існує завдяки тому, що підрядники не заповнюють належним чином необхідну документацію і не звіряють заявки з даними про погодні умови, прогули та нещасні випадки, які можуть суттєво вплинути на просування роботи інших працівників. Заявки про роботу, сховану під грудами землі або бетону, перестали бути опорою для шахраїв.