Коли домовленості укладають усно
Маленька тренінгова компанія працювала з великим відділом кадрів протягом кількох років і приймала замовлення, часто термінові, у різних куточках країни. Постійний обсяг робіт було описано в письмових договорах, але періодичні замовлення збільшувались, коли кількість працівників, які повинні були пройти підготовку з певних предметів, була вищою, ніж очікувалось, і в таких випадках документи іноді надходили після того, як термінові тренінги було завершено (часто в супроводі чека з оплатою).
Одного тижня в цю тренінгову компанію зателефонувала їхня працівниця і розповіла, що вона приїхала проводити тренінг, але жоден з працівників клієнта не з’явився і в готелі не було записів про замовлення номерів для занять. Вочевидь, цей курс було замовлено по телефону з центрального офісу керівником відділу кадрів місяць тому. Список учасників надійшов тиждень тому.
Коли вони зателефонували в офіс директора відділу кадрів, людина, яка відповіла на дзвінок, сказала, що в неї немає записів про цей курс. З’ясувавши подробиці, вона розповіла, що компанію викупили, все навчання було призупинено і що нового керівника відділу кадрів було призначено, але цього ранку він був відсутній. Вона повідомила, що її компанія заперечує наявність у неї будь-якої інформації про курс, який «начебто мав бути проведений», і не братиме на себе відповідальність за скасування курсу, не передбаченого в договорі.
Як наслідок, компанія мала проблему, адже вся інформація про цей курс, окрім списку відвідувачів, була усною. Колишній штат, з яким вони працювали, було звільнено, а зв’язатись з будь-ким з нових власників не вдавалось. Внесення оплати за відмінений курс з урахуванням витрат на дорогу і проживання без письмового договору найімовірніше мало б наслідком лише ще один пункт в списку коштів, що не відшкодовували. Спроби вимагати компенсації в суді не вважалися дуже перспективними. Їм це не подобалось, але довелося змиритися.
Докази наявності зобов’язальних обмежень, або розпоряджень ради директорів, або застосовного закону чи підзаконного акту, або певної інструкції про принципи ведення бізнесу завжди більш переконливі, ніж усні заяви про їх існування.
Отже, коли ви стверджуєте, що щось мало статись, але не сталось, імовірніше, вони стиснуть плечима, ніж щось робитимуть, якщо у вас є тільки усні домовленості.
Тому для ефективних перемовників принцип простий:
Написане на папері міцне, як камінь,
А сказане усно легке, як повітря.
Коментарі до тесту для самоконтролю № 61. Ви розпочали бізнес, який успішно розвивається, і вам потрібна допомога в управлінні дедалі активнішим попитом на вашу продукцію. Поспілкувавшись зі своїм хорошим другом і другом сім’ї, ви дізнаєтесь, що він хоче змінити роботу, і вирішуєте, що він добре підходить на посаду менеджера у вашій компанії. Ви розповідаєте про те, чого ви очікуєте, і якими будуть його функції, і визначаєте початковий оклад. Усі питання узгоджено, і він готовий взятися за виконання обов’язків. Ваші дії?
а) Підсумовуєте все, про що ви домовились, у листі про призначення, підготовленому адвокатом. Так. Якщо ви розумно підходите до ризиків, закладених у співпраці з друзями (або з кимось іншим) без чітко прописаного викладу взаємних зобов’язань, ви підготуєте письмовий документ. Ви повинні підсумувати те, про що ви домовилися, у вигляді офіційного листа про призначення у двох екземплярах, надіслати йому цей лист і попросити його підписати обидва екземпляри й повернути один із них вам або ж покласти цей лист на його робочому місці для підпису вранці першого дня, коли він з’явиться на роботі.
б) Залишаєте все так, як ви домовилися під час усної розмови з огляду на ваші близькі багаторічні відносини. Отакої! Найкращі друзі сваряться, і закохані також (запитайте у Френкі або Джонні![6]) І взаємні звинувачення, не кажучи вже про емоційну шкоду, можуть бути виснажливими й, можливо, затратними. Якщо обмежитись усними домовленостями, вони можуть виявитися не вартими паперу, на якому вони не записані.