Эти высшие подьяческие чины назначались обыкновенно из Москвы; старых подьячих уездных брали в московские приказы, и в свой город из Москвы они если возвращались, то всегда со званием подьячего со справою или подьячего с приписью, а то и дьяка, если подьячему очень повезло по службе.
Количество подьячих в провинциальных избах было не велико; в больших городах оно редко достигало 23–30 человек, а в мелких городах все казенное письмо лежало иногда на одном-двух подьячих. При стремлении правительства забирать старых подьячих в Москву на местах ощущался иногда недостаток пишущей братии, и воеводы слали тогда в Москву жалобы, что вот-де письменного дела в городе много, разные памяти да отписки, да наказы, а писать некому, молодые же подьячие «писать не умеют», т. е. не знают всех тонкостей приказного делопроизводства, не умеют, сказали бы теперь, составить бумагу по форме.
Сделаться подьячим было довольно-таки трудно в том смысле, что одного собственного желания было для этого мало, требовалось еще согласие воеводы в уезде, а в Москве согласие судьи; для уезда требовался еще «выбор» и «заручная запись» со стороны «градских и уездных людей». Обыкновенно кандидат в уездные подьячие подавал челобитную в Москву в Разряд, сюда же присылали свою заручную челобитную и горожане, с просьбой утвердить этого человека подьячим. Для горожан и уездных людей чрезвычайно важно, чтобы подьячие съезжей избы, или губной, или земской, или при таможне, были из своих, местных жителей. Ведь эти учреждения охватывали всю жизнь тогдашнего обывателя; здесь был весь суд и расправа, здесь собирали подати, все под руководством чужого, приезжего из Москвы человека, особенно в XVII веке. Очень важно было, чтобы делец и законник при воеводе, писавший все грамоты, ведший все сношение с Москвой, был из своих и мирволил, так сказать, своим, а не воеводе. Свой человек удобен и еще в одном отношении: у своего совести не станет «брать таких налог и взятков», какие не постеснится взимать с обывателей чужой.
Вопрос о выборе подьячих был настолько важен, что часто возникали случаи борьбы между двумя и более партиями, из которых каждая хотела провести своего кандидата. Обыкновенно горячая борьба по этому поводу возникала у горожан с уездными людьми.
В Москве утверждали в должности обыкновенно того кандидата, за которого было больше рукоприкладств, а в спорах воевод с градскими людьми относительно кандидатов в подьячие почти всегда в Москве одерживал верх кандидат от населения. Вновь определенных подьячих воевода приводил к присяге и брал с них крестоцеловальную запись. В этой записи новый подьячий обещался перед крестом и Евангелием «государю своему царю… и его царского величества сыну… служити и добра хотети, и дела всякие делати и судити вправду, по дружбе никому ни в чем не норовити, а по недружбе ни в чем не мстити, и государские казны всякие беречи, и ничем государским не корыстоваться, и пожитку себе государскою казною не учинити, и ни с кем государскою казною не ссужатися, и посулов и поминков ни у кого ни от чего не имать, и дел государевых тайных всяких никому не проносити и не сказывати, и во всем государю своему и детям его служити и добра хотети вправду по сему крестному целованию…».
В приказе новый подьячий поступал под начало старого и должен был навыкать делу, приглядываясь и присматриваясь и изредка только перебеляя ту или иную бумагу, которую даст ему для этого старый; попутно он подливает чернила, учится их делать, чинит перья, бегает в ряды за бумагой и воском, исполняет самые различные поручения, которые ему дадут старшие. До Уложения в приказах не велось никакой записи или реестра поступающих дел. Уложение предписало это делать, и тогда стали заносить все поступающие дела в особые книги; делали это тоже младшие подьячие. Дела в приказах докладывались судьям целиком, дело подьячих было составить к каждому докладу, под руководством старых опытных дельцов, особую «расписку» к делу, излагающую суть его, с прибавкой к ней подходящих статей законов и указов. Решение судей писалось на самом деле или на записке при нем. Скрепляли и помечали дела дьяки обыкновенно небрежным размашистым почерком по склейке на обороте листов столбца.