Заполненные и закодированные рейтер-карты хранили в картонных ящиках с поперечными внутренними перегородками, облегчающие поиск и выборку. Причем такие карты имелись во всех трёх наших центрах и некоторых цехах. На «красной» рейтер-карте размещался кодовый ключ, который использовался как для заполнения и кодирования рейтер-карт, так и при поиске необходимой информации на начальных этапах работы.
Поиск осуществляется вручную, визуально по рейтерам, слегка выступающим над общим массивом картотеки. Для облегчения работы с рейтер-картотекой и ускорения поиска однотипной информации кодировали наиболее частые и важные признаки рейтерами ярких цветов (красный, оранжевый, зелёный, фиолетовый и др.), а редко встречающиеся признаки объединяли в группы и кодировали рейтером одного цвета.
Главное преимущество рейтер карт – возможность многоаспектного поиска и в десять раз большая производительность таких трудоемких операций, как сортировка, группировка и подбор информации.
Рейтер карты не обязательно размещать в общем массиве картотеки на строго определенных местах, а основным их достоинством является приспособленность для многократных изменений любого признака. При изменении какого-либо признака, закодированного в рейтер-картотеке, производят необходимые исправления в текстовой части карты, а имеющиеся на карте рейтеры заменяют другими соответствующих цветов. Вносить же исправления в кодирующую часть карт-решеток, карт с краевой перфорацией и щелевых перфокарт невозможно. При изменении даже одного признака такую перфокарту приходится заменять новой.
Рейтер-карты вдохнули в начинающую загибаться систему учёта и планирования новые силы, а обучение поиску нужной информации на картах занимало ровно один день. Внедрение карт позволило закончить квест с учётом человеко-часов. Теперь они не только разбиты по категории и цвету, но и получили коэффициент. Одно дело учитывать работу дикаря, который таскает навоз в корзине, а другое механика, на обучение которого ушла уйма сил и времени. Почему человек-часы должны быть одинаковые? Для обучения первого требуется полчаса работы контролёра, а второго три месяц труда многих людей. Коэффициент «проявил» истинную себестоимость сложных изделий и подтвердил азбучную истину, что правит бал информация и базы данных. Чем больше вложишь в образование, обучение и контроль, тем выше отдача в виде добавленной стоимости труда.
Помимо доски почёта, появилась детализированная (по цехам и общая) доска позора. Расчёты социального статуса, зарплаты, финансов и коэффициентов многократно упростились. К амулетам добавил наградную книгу и наградные вымпелы.
Для работников УЦ и ОЦ в порядке эксперимента ввели бланки учёта времени с показателями и кодификаторами для подсчёта и анализа временных затрат на основные виды деятельности, включающие в себя обязательную качественную оценку этих затрат по ряду произвольных критериев. На основе проведённого анализа выстраивают хронокарты Гастева. Планируем расширить контроль времени на «творческие» цеха. Всегда надо подавать подчинённым личный пример, иначе инновации будут плохо работать. В начале недели секретари составляют очень жёсткий график работы и встреч, согласованный с общим графиком для лагеря. Издержки производства: приходится вести поминутный, личный, хронометраж. Третий секретарь бегает за мной с «электронными часами» весом под двадцать кило. Время от времени он включает оповещения и предупреждения событий указанных в плане дня, контролирует продолжительность встреч и пишет в блокнотик каждый мой шаг.
Было организовано производство канцелярских мелочей, облегчающих работу «бюрократам»: маркеры, точилки, конверты, ламинаторы, степлеры и антистеплеры, скрепки, дыроколы, папки и лотки, зажимы, кнопки с цилиндрическим упором, файлы из целлюлоида, клеевые и корректирующие карандаши. Появились самокопирующиеся бланки для рейтер-карт и бланков учёта.
Мягкая революция не ограничилась рейтер картами, ластиками и эргономичными креслами с регулируемыми спинками. Электроника и электротехника меняла быт гораздо сильней. «Проапргейдили» телеграфные аппараты, увеличив в четыре раза пропускную способность линии. То есть теперь можно отправлять по проводу два потока сообщений в обоих направлениях!