Вы уже распознаете образцы деловых документов, которые помогают достичь поставленных целей, и, поверьте мне, сами можете научиться писать так же. Возможно, необходимость что-либо писать вызывает у вас раздражение. Многие люди испытывают те же чувства. Однако существуют проверенные методы для уменьшения дискомфорта и затрачиваемых усилий. Именно о них вы узнаете из этой книги, а также ознакомитесь со многими примерами из разряда «до» и «после», которые демонстрируют эффективность данных методов на практике (для этого использованы реальные документы с измененными данными).
Умение хорошо писать – не врожденный дар, а навык, который вы можете развивать, подобно многим другим. Любой человек, обладающих средними спортивными способностями, может научиться забрасывать баскетбольный мяч в корзину или неплохо играть в гольф. Любой, кто обладает обычным уровнем интеллекта и координации движений, может научиться сносно играть на музыкальном инструменте. И если вы вообще дочитали до этого места, то сможете научиться писать хорошо – а возможно, и очень хорошо, – лишь усвоив несколько принципов.
Воспринимайте себя как профессионального автора
Если вы занимаетесь бизнесом и вам приходится для достижения результата что-то писать – электронные письма, коммерческие предложения, отчеты, доклады и т. п., то вы профессиональный автор. В широком смысле ваши коллеги – писатели, журналисты и составители рекламных текстов. Вот почему то, что вы пишете, должно быть доведено до максимально возможного совершенства.
Приведу пример, который, возможно, вам уже знаком. Существуют различные версии этой истории, в которых действие происходит в разных городах и с различными деталями.
В парке сидит слепой человек, на его шее висит табличка, на которой неровными буквами выведено: «Я СЛЕПОЙ», перед ним стоит жестяная кружка. Мимо проходит составитель рекламных текстов и, видя, что в кружке у слепого лишь три монеты по двадцать пять центов, спрашивает:
– Простите, можно ли мне изменить надпись на вашей табличке?
– Но это моя надпись. Моя сестра написала ее под мою диктовку.
– Я понимаю. Но, думаю, смогу вам помочь. Позвольте мне сделать другую надпись на обратной стороне таблички, и вы сможете опробовать ее в действии. Слепец неохотно соглашается. Через два часа его кружка доверху наполняется монетами и банкнотами. Когда очередной прохожий опускает туда пожертвование, слепой обращается к нему:
– Пожалуйста, остановитесь на минутку. Скажите, что написано на моей табличке?
– Всего пять слов, – отвечает прохожий. – «Сейчас весна, а я ничего не вижу».
То, как вы подаете информацию, имеет значение.
Внимательно читайте, чтобы улучшить свой стиль
Для того чтобы ясно и убедительно выражать свои мысли, необходимо развить в себе несколько навыков:
• постоянную концентрацию на цели письма и потребностях читающего;
• решительное предпочтение наиболее простых слов, необходимых для точного выражения мыслей;
• чутье к уместному использованию идиом;
• избегание жаргонизмов и бизнес-сленга;
• употребление нужных слов в нужных местах;
• чувство правильного тона.
Вы способны развить эти навыки? Для начала попробуйте отмечать наличие или отсутствие вышеуказанных ориентиров во всем, что читаете. Найдите немного времени, чтобы изучить работу профессионалов. Это не должно быть тяжелой рутинной обязанностью, не стоит заставлять себя делать это под конец долгого и утомительного рабочего дня. Выделите на такое внимательное чтение несколько свободных минут за утренним кофе или днем, в перерыве между делами. Найдите хороший материал, чтение которого доставит вам удовольствие. Это может быть Economist или Wall Street Journal, или даже Sports Illustrated, лишь бы там содержалось достаточное количество хороших текстов.
По мере возможности старайтесь ежедневно зачитывать хотя бы одну статью вслух, словно вы диктор. (Да-да, именно вслух.) Читайте с чувством. Обращайте внимание на пунктуацию, формулировки, структурирование идей и расположение абзацев. Эта привычка поможет вам развить нужные навыки. А когда вы отточите свое мастерство осознанного чтения, вам останется только практика.
Отдавайте себе отчет в том, какова цена вопроса
Двусмысленное письмо или электронное сообщение потребует дополнительной коммуникации для устранения недопонимания, а это приведет к расходованию ресурсов и ухудшению деловой репутации компании. Следствием плохо сформулированной и плохо обоснованной служебной записки может стать принятие неправильных решений. Если отчет неудачно составлен, это может привести к тому, что важная информация окажется на втором плане и читатели упустят из виду ключевые моменты. Коммерческое предложение, написанное в неприветливом тоне, с использованием громоздких фраз, будет отложено в сторону и забыто. Плохо подготовленный инвестиционный проект, предназначенный для важного клиента, лишь отнимет время у вашего руководителя, который будет вынужден в одиннадцать часов вечера его переписывать, чтобы сделать более-менее приемлемым. При этом шансы проекта на успех окажутся невелики, поскольку его готовили на скорую руку. А это чревато зря потраченным временем и снижением прибыли компании. Однако вы можете предотвратить эти проблемы, если будете выражать свои мысли на письме четко и лаконично. И это не какое-то тайное, загадочное и непостижимое искусство – это незаменимый инструмент для ведения бизнеса. Научитесь его использовать для достижения поставленных целей.